#274 無駄な資料を作らないために

おはようございます！今週もよろしくお願いします。週末は家族で水族館に行ってきました。天気も良かったので、本当にたくさんの人が来ていましたね。梅雨前に家族でお出かけができて本当に良かったなと思いました。ただ帰りにものすごい渋滞が・・・本格的になる前に高速を下りたので最悪な状態にはなりませんでした。途中で夜ご飯も食べられましたし、良かったかなと。さてさて本日は「無駄な資料を作らないために」です。

無駄な資料は作りたくない・・・

会議の資料作成に関して配信があったので共有します。以下、要約です。資料作成の判断は、会社のルールや個人の裁量に左右されることがありますが、いくつかの考え方や軸が存在します。一つ目の軸は「前提が揃っているかどうか」です。これは、資料を作成する際に、参照する人との前提条件がどれだけ一致しているかを考えるものです。参照する人との前提条件がほぼ一致している場合は、資料を作成せずに口頭で説明するだけで十分なこともあります。しかし、前提条件が異なる場合や、説明が複雑な場合は、資料を作成して参照者との認識を一致させる必要があります。二つ目の軸は「時空を越えるかどうか」です。会議やチーム内のミーティングでは、欠席者がいたり、後で確認する必要があるため、時空を越えるための資料が必要です。一方、同じチームメンバー同士の雑談や一時的な話題に関しては、資料を作成する必要性は低いかもしれません。

案外、気にしていなかった気が・・・

確かになと思いました。自分の頭の整理のために結構、資料って何も考えずに作ってしまいがちでしたね。もちろん時間に余力がないときは手を抜いてしまうのですが。。。前提条件よ時空を超えるかどうかは、いい判断基準だなと思いました。最近、思うのは、資料を残す文化のところでは資料って本当にいるのか？って思いますけど、資料をあまり残さない文化のところにくると、なんで資料とかないの？って思いますね。やっぱりちょうどいいところを見つけるのが難しい領域なのかもしれないです。早くAIで議事録おこし・要約が自動になってくれるともっと楽なのかもしれないですね。

まとめ

いかがでしたでしょうか？資料作りって仕事のかなりの部分を占めると思うので、必要性に関しては2軸で整理してみて、いらないものはいらないとしてしまう方がいいかもしれませんね。その時間を別の価値を出すための時間にするのがいいのかなと思いました。仕事ってどうしても足し算で考えがちなので、引き算をする勇気が今は重要なのかなと思ったりしますね。本当に価値が高い部分に注力できたら、きっともっと面白い仕事が出来るようになるはずだと思うんですよね。ぜひ皆さんも一度、考えてみて欲しいなと思います。ではでは、また！