【ご意見・アイデア募集】ドキュメント管理の悩み

何かの資料（WordやEXCELなどの電子データ）を作る時に会議でのレビューやメールで回覧により関係者の意見を聞いて修正するということがあります。

単純に資料に対する指摘事項を受けてそれを修正するだけならあまり問題にはならないのですが、例えば資料中に修正のコメントや質問など加えたり、その指摘の修正版を送り返したりをメールでやり取りをしていると、その当事者同士だけならまだしも他の関係者から見たときにどれが最新のデータなのかが分からなくなることがあります。（当事者でもきちんと整理しておかないと混乱してしまいます。）

また、こういったやり取りを繰り返していくと、誤って古いバージョンのものを修正してしまう危険性があります。（いわゆる先祖返りというものです。）

こういった問題を避けるために、「ファイルサーバや情報共有サービスに最新版を登録して管理しましょう」とルールを設定しても、忙しさなどを理由に安易にメールでのやりとりに流されてしまうことも多く、何かよい策がないかと探しています。（「そもそもルール守られないのがダメだろ」という指摘はごもっともですが。）

自分のイメージとしては、GitHubに対象の資料が登録されて、それに対して関係者がissue機能で指摘事項を記入して、担当が修正を反映するみたいな感じがよいかなと思ったりしましたが、開発者でない一般の担当者に「GitHubを使ってドキュメントを管理しろ」といったところで、「ファイルサーバや情報共有サービスに最新版を登録して管理しましょう」でさえ敷居を感じてしまうような人には難しいですよね。

こうやって文章にしながら改めて考えてみれば、「資料を（共有サーバなどに）登録する」という行為自体を担当者に負荷なくさせられないと、どんな便利なツールだったとしてもダメなのでしょう。

もしかしたら、GoogleドライブやBOXのようなオンラインストレージ上で、それぞれの文書ファイルにコメントがつけられたり、履歴管理ができたりすればいいのかもしれません。

結局は人の問題と言われるとそれまでなのかもしれませんが、自分的には「人のスキルややる気に頼る運用」を想定して業務フローを考えてしまうと、結局運用が破綻してしまうと考えています。

みなさまはどう思われますでしょうか？「こういう方法がある」「どう考えても人の問題でしかない」「同じような悩みがある」などご意見・ご感想をいただけると嬉しいです。