打たないメール：なるべく手を使わずにメールを効率化しよう

メールを「打たない」という新常識

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忙しい毎日、メールのやり取りにかける時間を少しでも減らしたいと思ったことはありませんか？
「打たないメール」とは、手で一文字一文字打つのではなく、音声入力やテンプレートを活用して、もっと簡単にメールを作成・送信する方法です。

音声入力でメールをもっと簡単に

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まずは音声入力の活用です。
スマートフォンやパソコンには、音声入力機能が標準で搭載されていることが多いです。
例えば、iPhoneのSiriやGoogleアシスタントを使って、「新しいメールを作成して」と話しかけるだけで、手を使わずにメールが作成できます。
また、直接話すことで、手で打つよりも自然な文章が出来上がり、スピードも格段にアップします。

注意点としては、まだAIの精度が完璧なわけではないので、
「○○というメールを送信して」という使い方はおすすめできません。
送信まで一括で指令してしまうと、
誤った内容や誤った宛先を設定されてしまうこともあるので、
今のところは、作成までをお願いするのがベストだと感じます。

確認だけは自分で行ってから送信してくださいね。

テンプレートを活用して手間とミスを削減

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次に、テンプレートの活用です。
よく使うフレーズや定型文をあらかじめテンプレートとして保存しておくことで、毎回同じような内容のメールを手で打つ必要がなくなります。

多くのメールアプリにはテンプレートを作成・保存する機能があるので、これを利用することで、頻繁なやり取りもスムーズになります。

私は、一般的なテンプレートの使い方より、かなり細かな単位でテンプレートを使用しています。
例えば、よく取引をするお客様の会社名と名前を一つのテンプレートにしています。

仕事のやりとりで、同じような言葉のやりとりを頻繁にするということもよくあると思います。

これらの小さなテンプレートを足し合わせてメールの大枠を作成し、
その時に必要な事項だけ書き換えています。

テンプレートを使用することで、宛名や肩書、会社名などを間違えるリスクが大幅に減ります。
手で打つとどうしてもミスが起こりやすい部分も、テンプレートにあらかじめ正確な情報を設定しておくことで、誤った情報を送ってしまう心配がありません。
これにより、プロフェッショナルな印象を保ちつつ、信頼を損なうリスクも減らすことができます。

「打たない」ことのメリット

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「打たないメール」の最大のメリットは、時間の節約です。
手で一文字一文字打つのに比べて、音声入力やテンプレートを使うことで、数分で終わるはずのメール作成が数秒で完了します。
さらに、誤字脱字を減らし、メールの内容をより一貫性のあるものにすることができます。
特にビジネスシーンでは、効率的なメール作成が生産性向上につながります。

打たないメールを始めてみよう

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もし、まだ音声入力やテンプレートを活用していないのであれば、今日からでも始めてみましょう。
少しずつ「打たない」方法を取り入れていくことで、毎日のメールの負担が軽減され、もっと大切な作業に集中できるようになります。

個別のIT導入相談も行っています。
あなたに合った無理のないITの活用事例を知りたい方は、
是非お気軽にご連絡ください。

それではまた。
みゆき