【Google Workspace利活用】組織内ポータルサイトのススメ
組織内ポータルサイトで業務効率化：IT活用の第一歩
今回は、中小企業の経営者の方や、組織・グループの運営に携わる方々に向けて、IT活用の具体例をご紹介したいと思います。
特に、DX（デジタルトランスフォーメーション）を目指す前段階として、簡単に始められる方法をお伝えします。
よくあるお悩み：調べもの・探しものの時間
皆さん、こんな経験はありませんか？
「あのデータ、どこに保存したっけ？」
「この重要なファイル、誰が最後に編集したんだろう？」
「あの手続き、どうやるんだっけ？」
これらの問題は、多くの組織で日常的に発生しています。
私が以前所属していたビジネスグループでも、まさにこのような状況が頻繁に起こっていました。
チャットグループで質問が飛び交い、誰かがファイルを共有し、しばらくすると同じ質問が繰り返される...。
これは明らかに非効率的で、誰にとってもメリットのない状況です。
試しにPerplexityに聞いてみたところ、以下のような回答がありました。
調査結果によると、ビジネスパーソンは仕事中にかなりの時間を「調べもの」や「探しもの」に費やしていることがわかります。
具体的には、以下のデータが示されています:
1. 一般的な会社員は1日平均1.6時間を「調べもの」に費やしています[2]。これは1日の業務時間のかなりの割合を占めていると言えます。
2. 別の調査では、1日の中で社内情報（制度、ルールなども含む）を調べている時間は平均1時間5分とされています[1]。
3. さらに、約20%の従業員が1日1時間半以上を社内情報の調査に費やしており、5.3%は4時間30分以上と回答しています[1]。
4. 「探し物」に関しては、年間約150時間を費やしているというデータもあります[3]。
これらのデータから、ビジネスパーソンは業務時間の相当な割合を「調べもの」や「探しもの」に費やしていることがわかります。この時間は、日本全体で1日あたり約1,057億円相当の賃金に換算されるとの試算もあります[2]。
このような状況は多くの従業員にストレスを与えており、調査によると75.4%の人が「仕事上での調べものによって時間を取られることにストレスを感じている」と回答しています[3]。
これらの「名もなき仕事」による時間の損失は、業務効率の低下につながる可能性があり、多くの企業が業務可視化ツールの導入などを通じて改善を図ろうとしています[4]。
Citations:
[1] https://japan.zdnet.com/article/35200119/
[2] https://www.kokuyo-furniture.co.jp/solution/mana-biz/2019/11/16.php
[3] https://officenomikata.jp/news/10445/
[4] https://www.aspicjapan.org/asu/article/4158
[5] https://kaizen-base.com/column/31939/
全部の情報が正しいかを検証していませんが、多くの方の悩みとして調べもの・探しものに時間がかかるという悩みが存在していて、実際に多くの時間を取られている現状がありそうだ、とは言えそうです。
解決策：組織内ポータルサイトの作成
この問題を解決するために、私たちが実践したのは「組織内ポータルサイト」の作成です。
ポータルサイトとは、インターネットやイントラネット上の様々な情報やサービスへのアクセスを一元化した「玄関口」のようなウェブサイトです。
例えば、Yahooやgoogleのトップページもポータルサイトの一種と言えます。
組織内ポータルサイトでは、よく使うデータやウェブサイトへのリンクを集約し、「ここを見ればなんとかなる」という便利な入口を用意します。
これにより、調べものや探しものの時間を大幅に削減できるのです。
Google Workspaceで簡単にポータルサイトを作成
「ポータルサイトを作るなんて難しそう...」と思われるかもしれません。
しかし、ご安心ください。
Google Workspaceに含まれるGoogleサイトを使えば、専門的な知識がなくても簡単にポータルサイトを作ることができます。
感覚的には、PowerPointを扱える程度のスキルがあれば十分です。
ドラッグ＆ドロップで要素を配置し、テキストを入力したり、画像を挿入したりするだけで、見栄えの良いサイトが作成できます。
以下の画像が実際に作成したものです（厳密にいうと、私よりこういったもののデザインに長けた方が作り、私が維持管理していたものです）。
外にお見せするものでないので、モザイクはかけさせていただきました。
ただし、1つ重要な注意点があります。
これはあくまで「組織内」ポータルサイトですので、部外者がアクセスできないように公開の設定を行うことが重要です。
組織内ポータルサイトの効果
ポータルサイトを導入してからは、「あのファイル誰が持っている？」というようなやりとりがチャット上でほとんど見られなくなりました。
必要な情報がすぐに見つかるようになり、組織全体の業務効率が向上したのです。
このような小さな改善から始めることで、組織内のIT活用への理解が深まり、最終的にはDXの実現につながっていくと思います。
まとめ：IT活用は小さな一歩から
組織内ポータルサイトの導入は、IT活用の第一歩として非常に有効です。以下の点が特に重要です：
情報へのアクセスが容易になり、業務効率が向上する
既存のツール（Google Workspace等）を活用できるため、導入コストが低い
組織全体でIT活用のメリットを実感できる
皆さんも、ぜひ自分の組織に合わせたポータルサイトの作成を検討してみてはいかがでしょうか？小さな一歩が、大きな変革への道を開くかもしれません。
IT活用やDXについて、さらに詳しく知りたい方は、ぜひコメント欄でお聞かせください。皆さまの組織に合わせたアドバイスができれば幸いです。
＊本noteは生成AIの支援を受けて作成しました。
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