オフサイトでディスカッションを成功させるコツをTERASSのBizチームに聞いてみた
中長期戦略やMVV策定など、通常業務とは異なるテーマについて集中してディスカッションしたい時に効果的なオフサイト。オフサイト中は通常と異なる時間の流れになるからこそ、ディスカッションをまとめることが難しいという企業も多いのではないでしょうか。Island and office八丈島でオフサイトを実施したTERASSのBizチームにインタビューし、オフサイトにおけるスムーズなディスカッション進行のコツをまとめました。
サマリー
参加団体：株式会社TERASS Bizチーム8名
実施目的：Bizチームの下半期戦略の議論、チームビルディング
実施日程：2泊3日
スケジュール
TERASSがIsland and officeを利用したきっかけ
TERASSは不動産業界取引の総合プラットフォーム構築に挑む企業です。社員数は2022年11月現在35名、全体の7割程度がリモートワークで働いています。
直接会ってコミュニケーションを取る時間は大切にしているとは言え、全社員が集まるのは年2回程度。こういった勤務体制であることを踏まえ、リアルでメンバーが集い、チームビルディングの時間を設けることはもともと重要だと考えていました。
過去の社内合宿は伊豆などの旅館で行っていましたが、今年5月に経営メンバーと投資家の合同合宿でIsland and office 八丈島を利用したのが、今回のBizチームでの利用のきっかけです。前回の体験が非常に良かったことや、VC側で利用費を一部負担していただけたことが、今回の実施の決め手となりました。
参加者のうち1人は、あえてチーム外のメンバーを
今回参加したのは8名。Bizチームのメンバーが中心ですが、あえて採用担当者にも参加してもらいました。第三者的な視点を持ち込み、議論を活性化してもらうことが目的です。また、オフサイトを通じてBizチームの戦略を深く理解してもらい、社内の他のメンバーへもじわじわと話した内容が伝わっていくことも期待しています。
オフサイト実施の際は、主要メンバーと別の視点を持つ人にもあえて参加してもらうようにしています。前回の経営合宿にもプロダクトマネージャーが参加したことでより充実した議論ができたので、今回もそれにならったメンバー選定を行いました。
ロケーションは、MTG環境と非日常環境のバランスを重視
オフサイトを実施する場所に求める条件は、MTG環境とチームのワクワクを促進する非日常環境の2点です。
MTG環境については、ホワイトボードやモニタ、WiFiなどの設備がそろっていることと、複数人が一同に話せるスペースがあることが条件として挙げられます。旅館やホテルなどの一般的な宿泊施設だと必要設備がそろわないこともあるので、その点でIsland and officeは使いやすかったです。
また、参加メンバーがワクワクできる時間を共有することは、チームビルディングにつながります。例えば一緒に体を動かすアクティビティを楽しんだり、非日常な空間で感動を共有できたりするとチームの団結力は高まると思います。八丈島は東京から飛行機で移動する時点で非日常が味わえます。今回八丈島に到着して南国を感じた瞬間、いつもと異なる環境に置かれることで頭のスイッチが切り替わるのだと、改めて感じました。それに加えて豊かな自然とおいしい食事、登山などのアクティビティがそろっている点が魅力的でした。
普段はリモートワーク中心なので、チームで強い一体感を感じられる環境はかなり重視しているところです。特に今回は新しくジョインしたメンバーもいたので、集まって何かを一緒にしようという方針は定めていました。
事前準備で重要なのは、ゴールの共有・アジェンダ設計・素材集め
ディスカッションを充実したものにするには、事前準備が本当に大切です。TERASSの場合、参加するリーダーがすべて準備を行います。
アジェンダは厳密に決めれば良いというわけではなく、ある程度変化の余白を持たせておくことがポイントです。スケジュールがタイトすぎると、議論中に出てきた新しい論点やアイデアについて話すチャンスを失ってしまうので。一方で、ゴールは厳密に決めて全員に共有しています。それによって、「今話さなくてもいいこと」を暗黙的に話さずに済み、みんなでゴールに向かってディスカッションを進めていくことができます。
そして、「素材」を事前に準備しておくことも大切です。想定された議論の道筋に応じて資料や統計データなどをまとめておくと、議論の整理がスムーズに進みます。今回の場合は、約60ページの資料を準備して臨みました。この資料は過去のディスカッションで用いたフォーマットをベースにしており、マネージャー2名で現状のデータなどを追記してアップデートしました。
２チームに分けて議論を活性化、小休憩を挟むことで集中力を高める
前半は参加者を4名ずつ2チームに分け、それぞれが同じテーマについてディスカッションしました。そして後半、各チームがディスカッションした内容をプレゼンし、それぞれの内容を1つにまとめていきました。
このチーム分けについては、各メンバーの持つ強みや特色を考えて割り振りしています。リーダーシップを取れる人、議論を促進できる人などをバランスよく配置しました。チームを分ける目的は議論の活発化と一人あたりの発言量を増やすことなので、それが実現できるようなメンバー編成をには十分考慮しています。
議論は30分単位で区切り、小休憩をはさみながら進めました。もともとTERASSには無駄なミーティングをしないカルチャーが根付いているので、1～2時間といった長尺ではなく、30～40分単位でスケジュールを切るのに慣れているという背景もあります。
各チームの内容をまとめていく際は、もともとTERASSが抱えていた課題と戦略を突き合わせ、課題解決のためにインパクトの大きなものを整理しながら優先順位をつけていきました。それぞれ議論していても、合意を取るプロセスではそれほど大きなズレなくスムーズに進行できました。
食事やアクティビティの時間は、とにかく「楽しむ」
ディスカッション以外の時間については、天候の様子を見つつ柔軟に当日スケジュールを決めました。初日はBBQ、2日めは滝へ、そして3日めは早朝の時間を使って登山へ。いずれも「全力で楽しむ」という気持ちがメンバー全員にあるので、シンプルに楽しかったです。特に山登りは達成感がありました。
アクティビティの他にも、バーに行って飲んだり、ゲームをしたりしました。その時間はもう、仕事の話は一切せずただひたすら楽しんでいました。こういう時間があったからこそ、ディスカッションの時間はオンオフ切り替えて集中できたとも感じています。
今後のオフサイト実施予定
今回は主目的であるディスカッションの実施、チームビルディングにつながるアクティビティといった点で、大変満足できる時間を過ごせました。
現状は半年に1回程度のオフサイトを実施していますが、土台となる部分は構築できたという実感があるので、今後は年1回の頻度で同様の取り組みを続けていければと思います。
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