経営管理部の2023年の取り組み
こんにちは。朝日インタラクティブ株式会社 経営管理部の石澤です。
年の瀬です。みなさんは今年１年どんな年でしたか？
今年も朝日インタラクティブには様々な変化がありました。
経営管理部の今年1年間の取組みを簡単に振り返っていきたいと思います。
要約
経営管理部の今年の取り組みを振り返ります。ツギノジダイの加入により様々な変化が生まれ、新しいスキルや知識の習得、組織文化とプロセスの再評価、市場適応力と競争力の強化などの機会がもたらされました。権限の委譲を進める基準の改訂をおこなったり社内ポータルをリニューアルして情報共有に努めました。インボイス制度によって月次決算の時間が増えました。他に会計上の数字を共有し意識付けを行いました。引き続き来年もメンバーと一緒にミッションを遂行していくことで「いい会社」を作るために努力します。また、中小企業リーダーズサミットが２月にあります。
過去の振り返り
初めてこのページを閲覧される方々へ、経営管理部門の役割及び職務内容の説明を兼ねて、過去の記事をご紹介させていただきます（ご注意：内容が長いです）。私を含む6名のメンバー（今年は新たに1名が加わりました）が、日々の細かな改善と工夫を積み重ねながら、バックオフィスの視点から「いい会社」の構築に向けて取り組んでおります。
2023年に取り組んだこと（変化や発見）
ツギノジダイのJOIN
朝日新聞社が運営していた中小企業経営者向けメディア「ツギノジダイ」が、今期より朝日インタラクティブに加わりました。
経営管理部門では、事業の譲受に伴う必要な準備や、新たな取引先への事務対応などを中心に進めてまいりました。カルチャーや思考の相違から生じる複雑な取引への対応や、制度に関する考え方の統合・整理といった作業も行いました。
ツギノジダイが加わったことにより、会社全体に様々な変化が生まれています。新しい風が吹き込むことで、双方に「新しいスキルや知識の習得」「組織文化とプロセスの再評価」「市場適応力と競争力の強化」といった機会がもたらされていると実感しています。
実際、ツギノジダイメンバーの積極的な取り組みは、各部門にも大きな刺激を与えています。未だ統合過程において突発的な問題が生じることもありますが、これらをポジティブな変化ととらえ、これからも全員で協力して取り組んでいければと思っています。
そういえば、来年2月7日から9日にかけて「中小企業リーダーズサミット」というイベントを開催いたします。日本の企業のうち99%が中小企業であり300万社以上あるともいわれます。300万人以上のリーダーがいるということですね。とても刺激的なイベントとなりますのでご関心がある方は以下のページをのぞいてみて頂けるとありがたいです。
文書申立決裁基準の見直し
すこし地味な話ですが、今年一番大きな一歩と個人的にとらえているのが、この文書申立決裁基準の改訂です。これまでは、ガバナンスの観点から全ての稟議に対して意思決定権と最終責任は取締役以上にありました。これを一定条件の稟議については部門長に権限を与えるように改訂しました。いわゆる現場への権限委譲です。
現場で意思決定をすることにより事業を加速させるとともに、投資効果や実施内容について部門長にしっかり責任をもって判断してもらうというのが趣旨です。
実はこの基準改訂は、経営管理部の経理チームにとっては負担が増しています。キャッシュや費用計上の観点から経理チームで稟議の事前チェックを行うことになったからです。この点は申し訳ないと感じています。
稟議は起案者から決裁者を明らかにし、意思決定のプロセスを将来に渡って証明する重要な書類です。稟議の質が上がっていくことでチェック負担も下がりますので、新たに責任を持った部門長から後発の起案者に対して申立スキルの向上が伝搬していくことも狙いです。
社内ポータルサイトリニューアル
長年使ってきた社内のポータルサイトを、経年利用による陳腐化に伴い、Google Siteを使ってリニューアルしました。
旧ポータルサイトでは長年の利用（10年以上？）から、バージョンの違う文書ファイルが乱雑していたり、関連するページや文書のリンクが辿り難くカオスな状況になってしまっていましたが、リニューアルに際して文書とサイトマップを整理し、重要なページはトップページにバナーを配置するなどして少し見やすくなりました。規程類や社内ルールへすぐにアクセスできるようになれば、社内制度やお知らせへの理解向上にもつながり管理部への問い合わせも削減できる！というのを狙っています。
経営管理部メンバーはWebデザイナーでもなければUXデザイナーでもないため、ユーザビリティやアクセスビリティはトライ＆キャッチを繰り返し、手探りで改善をしなくてはなりません。そこで、社内ポータルサイトについてのアンケートも実施しました。結果の一部を抜粋しました。
旧ポータルよりも新ポータルの方が良いと評価してくれた方が多い半面
・そもそも社内ポータルの存在を知らない 19%
・社内ポータルをほとんど利用しない 20%
・情報の網羅性が不足している 24%
という結果になりました。まだまだ社内広報が足りません。掲載情報も不足しているようです。
アンケートの結果を踏まえて、引き続き改善を図っていきたいと思います。
アンケートの自由回答でちょっと面白い結果がありました。
「社内ルールの問い合わせができるChatBotが欲しい」という意見がすごく沢山あったのです。文書を探して読んで調べるよりSlackとかで聞いちゃったほうが早いですもんね。
キーワードを抽出し対応する解答を返す人工無脳的なChatBotを作ってみようかと考えていた時もありますが、ご存じの通り近年のLLM関連や生成系AIの進歩は目覚ましいものがあります。来年には、もしかしたら当社の規程や社内ルールをバッチリ学習したクローズドなGPTが作れちゃうかもしれませんね。
その他ハイライト
１．会議室に大型モニター導入
会議室に65インチのモニターを導入しました。会議で細かい数字を説明する際にとても重宝しています。オンラインミーティングも迫力が増します。
２．リファラル採用制度
リファラル採用制度の本格運用が開始しました。社員からの紹介で採用された場合、諸条件を満たせば紹介してくれた社員に10万円の社員紹介手当が支給されます。活用していただき良い仲間が増えていくと嬉しいですね。
３．ワーケーション支援制度
当社は一昨年から「ワーケーション」をテーマに実証実験などを行ってきましたが、今年は新たにワーケーション支援制度ができました。
複数人の社員でワーケーションする場合（合宿や勉強会、旅行などを想定）に、会社がコワーキングスペース等の費用を一部負担する制度です。
普段と違う場所で業務をすることで新しいアイディアが出てきたり、社員間の親交を深めたりといったことが狙いです。
４．PCセットアップ業務をジョーシスを使って巻き取り
パソコンのセットアップ（キッティング）や、デバイスやSaaSアカウントの管理をするいわゆる「情シス業務」を当社では技術・制作部のエンジニアが行っています。しかし、エンジニアの本来のミッションはシステム開発や保守業務であり、この情シス業務の兼務は負担となっています。
一方でPC等の固定資産管理や社員の入退職については経営管理部が主管となります。この為、パソコン関連の業務を経営管理部に統合することで技術・制作部の負担軽減と経営管理部の業務効率化を図ることができそうです。
ただ、経営管理部はITスキルが高くないため、そのままでは統合を図ることは難しいです。そこで、ジョーシス社のジョーシスというサービスを利用し業務移管をすることを決めました。
今まさに、ジョーシス上でいろいろな設定を進めたり、新しいセットアップマニュアルなども作成をしているところです。来年のどこかではまた実際に使ってみた結果をご報告できるかなと考えています。
５．インボイス制度の対応
インボイス制度スタートしましたね。当社では1年半くらい前から経理チームが中心となって準備を開始しました。必要な届出や取引先への連絡、社内への説明会実施、システムや運用の確認などです。様々な勉強会に自主的に参加しインボイス制度への理解や運用を考えてくれた経理チームに感謝です。
準備万端で臨んだ10月ですが、やはりいろいろな事が起こりました。
一番多かったのは、送られてきた請求書が適格請求書の要件を満たしておらずシステムで区分記載に分類されてしまうというものでした。世の中、結構ドタバタしちゃっていましたね。結局、そこそこの数を個別に確認していく作業が発生しました。また会計システムへの起票時にも、取引先毎に登録番号を照会しDBに反映していく作業や、伝票の税区分チェックを入念に確認する作業が増えました。感覚的には月次決算に掛かる時間が２～３割程度増えた印象です。そして、まだまだ期末まで気は抜けません（登録停止の可能性や新たな取引先の追加も考えられるため）。日本中の経理の皆さん本当にお疲れ様です。
６．数字の共有や意識付け
各部には、業務の役割に応じた専門性をもつ人材がそろっています。この専門性が違う部門の共通言語になるのは、管理会計だと信じて、今年は特定のマネジャー以上を対象にできるだけいろいろな会計数字を共有する取組みを始めました。個別の専門性に加え、会計やマネジメントの知識が加われば強力なスター人材になる気もしています。財務会計や管理会計の数値を共有し、新しいメンバーによる予算委員会の設置も行いました。
単に組織や部門別の損益を開示しプレッシャーをかけるというものではありません。管理会計を「会計情報を土台にしたマネジメントコントロールを推進し組織の目標達成を進めるための行動全般」と定義し、土台の基礎となる情報を提供しみんなでどうしていこうか考える取組みです。
効果は結構ありました。費用の配賦方法や予算検討でも様々な議論が生まれるようになってきました。そりゃそうですよね。月次で報告されるある種ブラックボックスからポンって出てきた営業損益や売上予算だけで自分事化していくのは大変難しいところがあったと思います。
ハレーションがあるかもしれないと戦々恐々としながらも情報提供を進めて良かったです。
これは来年以降も引き続き取り組んでいき、より高度なマネジメントコントロールの推進に役立てばと考えています。
2024年に向けて
今年は、去年や一昨年のように分かりやすい取り組みではなくやや説明的な事が多くなっちゃいましたが、こう書き出してみると今年もいろいろな事に取り組めました。その他にも来年早々に施行予定の制度関連の準備も順調に進行中です。
経営管理部は単なる事務や便利屋ではありません。事業や組織の成長を裏方として支える重要な組織です。引き続き来年も、「いい会社」を作っていくためにメンバーと一緒に、ミッションを遂行していこうと思います。
皆様、良い年末年始をお過ごしください。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？