9 割の人が相談しやすさを実感！バーチャルオフィス始めました
こんにちは、Zaim の ishikawy です。
2020 年 3 月にフルリモートになり、もう 1 年半以上が経ちます。
フルリモート生活にもだいぶ慣れてきて、個人の仕事としては快適に過ごしています。しかし、チーム内外との会話が減ったなということは実感としてあり、課題にも感じていました。
1. フルリモートによる相談コスト
2. 他のチームの活動が見えない
3. 関わる人が限られる
4. ちょっとした雑談の欠如
リモート中心で作業されてる方は、似たような課題感をお持ちなのではないでしょうか。
弊社では 3 か月ほど前に導入した新しいツールを活用することで相談や雑談が増えました。画像は導入後、しばらくしてから取ったアンケートの結果です。今日はそのあたり、導入までの話と導入後のメリットなどをご紹介したいと思います。
雑談や会話が少ないという課題
弊社では Google Meet や Zoom、Slack のハドルミーティングなど、その時々で会議ツールを自由に使ってチーム内の相談をしていました。
ただやはり「今いいですか？ → いいですよ」のコスト、さらに言えば、若手社員からの呼びかけハードルが高いのではないか、それによって相談がしづらくなっていないかを心配していました。
また、各チームごとには話をしていても、直接、関わることのない他チームのメンバーとは図らずも疎遠になっており、今何してるかが見えづらい状況になっていました。
特に自分が不便を感じたのは「ちょっとした雑談タイム」の欠如です。
リアル出社していた時は以下のようなちょっとした雑談タイムがあったと思うんですね。
1. 会議室にいくまで、帰ってくるまでの時間
2. お昼に外に食べにいくまでの道中の時間
3. 帰り道の時間
こういったものはオンラインランチや、座談会のような Zoom 会ではなかなか同じような効果は見込めないと思っていました。
バーチャルオフィスサービス oVice との出会い
そんな課題感にもやもやとしていたある日、oVice（オヴィス）というサービスのことを知りました。
oVice は、オフィスを模した地図の上を好きなように動き回れ、すぐ近くにいる人とだけ会話ができるオンラインコミュニケーションのためのツールです。
これで会話が増えるのどうかと半信半疑ながらも、トライアル期間があったので気軽な気持ちで使ってみることに。まず自分の担当領域を中心に各チームで使ってみてもらいました。特に、他のチームが活動しているところがどのように見えるかを試してみたかったので、各チームのリーダーに伝えて、朝会をそこでやってもらうようにしました。
最初はみんな使い方に戸惑いこそあれど、もともと新しいサービスやツール類が好きなメンバーが多かったため、すぐに慣れ親しみ楽しんで使ってくれるように。「誰でも聞いていいよ、入っていいよ」という公開 MTG ができたり、通りすがりの人に質問を投げかけたり、まるでリアルのような体験を得られました。
徐々に「oVice に入ると気軽に相談できる」ということが分かってくると参加するメンバーも増え始め、いつのまにか全社的に活用していて手放せない状態に。社内アンケートの結果も良好で、無事に正式契約へと相成りました。
人の気配を感じられるところが最高
使ってみてすぐ感じたのは、なによりも人がいるという状態が新鮮だということです。あちこちでいろんな人が移動しており、誰かと誰かが席や会議室で MTG していたり、ランチの時間になればフリートークスペースに集まったり、自分とは直接的な関わりがない人の動きがよく見えるのは、リアルなオフィス時代を思い出し新鮮な気持ちになりました。
公開スペースで MTG ができるという概念もおもしろいです。Zaim では UI 改善会という「短時間で UI まわりの負債をサクッと直す」というペアプロのような取り組みをしているのですが、この MTG を公開スペースでやったところ、徐々にギャラリーが集まってくるという現象が起きました。実際に人が多く集まっている状況が傍目からも分りやすいため「あそこで盛り上がってそう」ということが一目瞭然です。こうした現場の一体感のようなものが感じられるのは、ビジュアルがメインのツールならではと感じました。
会議があるときや作業に集中したい場合以外は、なるべく oVice のオープンスペースに居座るようにしています。リアルオフィスと同じように、そこにいるだけで頻繁に話しかけられるわけでもないので、繋ぎっぱなしでも負担には感じません。いつでも話しかけても大丈夫というのが見えるという姿勢が大事かなと思っています。
9 割の人が「相談しやすくなった」
試用期間を終える前に、もともと感じていた課題が解消できそうかどうか、アンケートを取ってメンバーの感触を確かめてみました。
相談のしやすさに関しては、なんと 9 割近くの人がやりやすくなったと回答してくれました。チャットツールだとどうしても非同期でのコミュニケーションが中心なので「ちょっと聞きたいな」と思うようなことは躊躇してしまうケースが多かったのが、そうした不満の解消に繋がりました。
他チームの活動が見えない問題については、約 8 割が増えたと回答。軽い MTG は oVice 上で済ますことも増えたため、職能を超えたメンバー同士の関係性も見えやすくなりました。
まとめ
というような感じに、oVice を導入したことでコミュニケーションが活発になり作業もスムーズに進められるようになったかなと思います。最近まわりの人がなにやってるのかわからない……相談しにくくて戸惑ってる人がいる……という課題があれば、試してみてほしいですね。「oVice は触らないとわからない良さ」みたいなものがあるように感じてます。
Zaim では、こうしたツールを活用しながら職能を超えたメンバー同士で企画から開発までの一気通貫は開発体制を作っています。興味があるかたは、ぜひカジュアルにでもお話しましょう。
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