業務の自動化、してますか？
IPTechでは事務担当が関わる作業の多くを自動化しています。なので事務担当者が少人数でも多くの案件をさばけています。
自動化ってどういうこと？とピンとこないかもしれませんが、知ればきっと「やだ…うちの事務所でもやりたい！そんな楽ができるなんて！」となるはずです。
出願書類への図面の自動挿入
【インターネット出願ソフト】を利用している事務所は多いと思います。
Wordファイルからhtmlファイルに変換し、インターネット出願ソフトに出願書類を読み込ませる際、まずWordファイルにリンク挿入というやりかたで図面を読み込ませます。編集画面から図面格納フォルダを開いて挿入したい図面を選んでリンクを挿入するのは、図面の数が多かれば多いほど大変な作業です。35図とかあった日には泣きそうになります。うっかり隣の図面ファイルを指定してしまったりしたらやり直しで、急ぎの出願や遅い時間での作業だと「うおおおお( ;∀;)」ってなりますよね。
IPTでは下記の工程を自動化しています。
図面をインターネット出願ソフトを介して特許庁に提出するための形式に変換
図面へのリンクを挿入
Wordファイルをhtmlファイルに変換
これがもう本当に快適で、図面のリンク挿入という果てしない作業から解放され、書誌事項のチェックなどに時間と集中力を使えるようになりました。数式にももちろん対応しているので、化学式を多用する明細書が多い事務所にもおすすめです。
年金納付期限、審査請求期限などのリマインダー業務
どこの事務所でも毎月行っているであろう、年金納付期限や審査請求、優先権期限のおしらせなども、仕込み段階を自動化しています。
案件管理データベースソフトで検索式を設定して案件を抽出
そのデータからスプレッドシートを生成
該当する案件レコードからお知らせ文面をエクスポートし所定のフォルダに格納
という段階までです。事務方がそれらのデータに基づき顧客への連絡を手動で送っています。
自動化のメリットは検索式の立て方をうっかり間違えるなどのヒューマンエラーが防げることだったり、レター作成をそれぞれの案件レコードを人がポチポチと逐一ひらいて、その画面からローカルにダウンロードして編集し…という煩雑な作業が省略できることです。
自動化でここまでの仕込みができていると、集中したい作業に注力できるのでとても助かっています
見積書の生成とSlackへの投稿
IPTは手続き前に必ず見積書を発行し、顧客の了承を得てから手続きをしています。見積書は1日に２～８件ほど発行します。
商標については見積書も自動で生成されるようにプログラムを組んであります。（残念ながら特許はまだです）
Slackのワークフローを立ち上げて必要事項を入力すると、Slackの所定のチャンネルに投稿されるとともに、請求書管理ソフトで見積書が自動生成され、Slackでの依頼投稿へのコメントという形で見積書PDFへのリンクがかえってくる仕組みです。
これも非常に便利です。事務方の手を介することなく、正確な見積書が発行されるので重宝しています。
売上金額のチェックとSlackへの投稿
売上をリアルタイムで所員と共有している特許事務所はレアかもしれませんが、IPTではそれを行なっています。
これも請求書管理ソフトとSlackで連携させ、毎朝、前日までの売上げをSlackの所定のチャンネルに投稿しています。これだけ聞くと「営業成績張り出されるみたいな怖い事務所なのかな」という印象かもしれませんが、各所員の売上までは共有しませんし、数字は噓をつかないデータなのでそれをみているだけです。
売上の数字を所員全員で把握していると、仕事量の予測をたてることができたり、そういえばあの請求がまだだったなと気が付けたりするので、主体的に働く意識が事務担当者にも芽生えるように感じます。
これまで「こういうものだから」と思って時間や人的リソースを割いてやっていた作業が、実は自動化でサクッとできてしまうものだというのは、最初は認めるのが恐ろしいような気もします。仕事を奪われるのでは？という危機感を覚える人もいるかもしれません。
しかし自動化できる作業は自動化してしまったほうが、時間と集中力がしかるべきところに注げるようになるのも事実です。人ならではの価値をこの事務所で提供するのはどうしたらいいのかを考えるきっかけにもなりますので、やれそうなものから是非自動化してみてください。
「うちの事務所には合わない」「この顧客のこういう要望に応えるのに応用できそう」等、それぞれの事務所によっても自動化の評価や活用法は分かれて当然です。そんなお話もまた交流会で聴かせていただけたら嬉しいです。
ちなみにIPTではただいま技術部門・事務部門ともに一緒に働いてくださる方を募集中です！興味のある方はどうぞチェックしてみてくださいね。
posted by Rika