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チャットGPTにスプレッドシートで在庫管理を行う方法を聞いて、その通りに作ってみた【ChatGPT】【業務改善】

在庫管理の赤本

話題のChatGPTの実力を試してみた

みさなんChatGPTは使っていますでしょうか？
今回は在庫管理にフォーカスしてExcelやGoogleスプレッドシートで在庫管理を行えるのか。ChatGPTに教えてもらいましょう。

ざっくり聞いてみる

まずはざっくり聞いてみます。

スプレッドシートで在庫管理を行いたい

スプレッドシートを使って在庫管理を行うには、以下の手順に従ってください。

  1. スプレッドシートを作成する 在庫管理のためのスプレッドシートを作成しましょう。スプレッドシートの最初の行には、商品名、在庫数、単価、合計金額などの列を追加することができます。

  2. 商品情報を入力する 商品情報を入力することで、在庫数、単価、合計金額が自動的に計算されるように設定します。在庫数の更新は、販売や発注のたびに行います。

  3. 数式を設定する 在庫数、単価、合計金額の計算式を設定します。在庫数は、発注数から販売数を引いた値として計算されます。単価と合計金額は、商品数と単価をかけて計算されます。

  4. 販売や発注の情報を更新する 販売や発注の情報を入力することで、在庫数が更新されます。販売の場合は、販売数を在庫数から引き、発注の場合は、発注数を在庫数に足します。

  5. 在庫状況を確認する スプレッドシートの在庫数を確認することで、在庫状況を把握できます。在庫数が少なくなってきた場合は、発注を行い、在庫数を補充します。

以上の手順を実行することで、スプレッドシートを使って在庫管理を行うことができます。また、Googleスプレッドシートには在庫管理用のテンプレートが用意されているため、それを利用することもできます。

在庫管理作成方法の概要を教えてくれたみたいです。

条件を指定してみる

次に在庫管理する条件を指定してみます。

以下の条件でスプレッドシートの在庫管理を行いたい
ホームセンター用品の卸売業
管理商品は500点
自社倉庫が3つ

在庫管理を行うために、以下のようなスプレッドシートの設計が考えられます。

  1. 商品マスターデータの作成 商品マスターデータを作成し、各商品の在庫数や倉庫の情報を管理します。以下のような項目を含めるとよいでしょう。

  • 商品名

  • 商品コード

  • 在庫数（倉庫ごと）

  • 仕入れ単価

  • 売価

  • 発注点（何点以下になったら発注するか）

  • 倉庫名

  1. 入出庫管理シートの作成 商品の入出庫を記録するためのシートを作成します。以下のような項目を含めるとよいでしょう。

  • 日付

  • 商品コード

  • 入出庫区分（入庫 or 出庫）

  • 数量

  • 倉庫名

  • 備考

  1. 在庫管理シートの作成 各倉庫の在庫数を管理するためのシートを作成します。商品マスターデータから在庫数を参照し、入出庫管理シートから在庫数を更新します。以下のような項目を含めるとよいでしょう。

  • 商品コード

  • 商品名

  • 在庫数（倉庫ごと）

  • 発注点

  1. 在庫管理のための関数の設定 在庫管理に必要な関数を設定します。以下のような関数を設定すると便利です。

  • 在庫数の自動更新 商品マスターデータから在庫数を参照し、入出庫管理シートから在庫数を更新する関数を設定します。

  • 在庫切れの通知 在庫数が発注点以下になった商品について、メール通知やスプレッドシート内での色分けなどの方法で在庫切れを通知する関数を設定します。

  • 発注の自動化 在庫切れの商品について、発注を自動化する関数を設定します。

以上のようなスプレッドシートの設計を行うことで、ホームセンター用品の卸売業の在庫管理が行えます。

おお、スプレッドシートでやるべきことが見えてきました。
それではそれぞれについてさらに質問していきます。

商品マスタ

商品マスターデータの作成について、テーブル形式でサンプルがほしい

商品マスターデータをテーブル形式で表現すると以下のようになります。

上記の表は、商品コード、商品名、在庫数（各倉庫ごと）、仕入れ単価、売価、発注点、倉庫名の項目を含んでいます。商品マスターデータの管理項目は、必要に応じて追加したり削除したりすることができます。また、テーブル内でデータをソートしたりフィルタリングしたりすることができるので、管理作業がしやすくなります。

入出庫管理

入出庫管理シートの作成についてサンプルをテーブル形式で教えて

入出庫管理シートをテーブル形式で表現すると以下のようになります。

上記の表は、日付、商品コード、商品名、倉庫名、入庫数、出庫数、在庫数の項目を含んでいます。在庫数は、入庫数と出庫数の差を計算して自動的に表示されます。このような表を使用することで、在庫の増減をいつでも簡単に追跡することができます。また、テーブル内でデータをソートしたりフィルタリングしたりすることができるので、管理作業がしやすくなります。

在庫管理

在庫管理シートの作成についてサンプルをテーブル形式で教えて

在庫管理シートをテーブル形式で表現すると以下のようになります。

上記の表は、商品コード、商品名、在庫数（各倉庫ごと）、発注点、備考の項目を含んでいます。発注点は、在庫数がこの数量以下になった場合に発注する必要があることを示します。備考欄は、商品に関する追加情報を記述するためのもので、特に必要な場合に使用します。また、テーブル内でデータをソートしたりフィルタリングしたりすることができるので、在庫状況を簡単に確認することができます。

関数

在庫管理のための関数の設定についてそれぞれ関数のサンプルを教えて

在庫管理のために、以下のような関数を設定することができます。

  1. 在庫数計算関数

商品の入出庫情報から、在庫数を計算する関数です。例えば、以下のような関数を使用することができます。

=SUMIF(B:B, 商品コード, E:E) - SUMIF(B:B, 商品コード, F:F)

この関数は、商品コードが一致する入庫数の合計から、商品コードが一致する出庫数の合計を引いた値を返します。この関数を使うことで、商品の在庫数を簡単に計算することができます。

  1. 発注点判定関数

商品の在庫数と発注点を比較し、発注が必要かどうかを判定する関数です。例えば、以下のような関数を使用することができます。

=IF(在庫数 <= 発注点, "発注が必要です", "発注は不要です")

この関数は、在庫数が発注点以下の場合に「発注が必要です」というメッセージを返し、それ以外の場合に「発注は不要です」というメッセージを返します。この関数を使うことで、商品の発注状況を簡単に確認することができます。

  1. 全在庫数計算関数

全ての倉庫の在庫数の合計を計算する関数です。例えば、以下のような関数を使用することができます。

=SUM(C2:E2)

この関数は、C列からE列までの値を合計して返します。この関数を使うことで、全ての倉庫の在庫数を簡単に計算することができます。

注意点としては、上記の関数はあくまでサンプルであり、実際の在庫管理の仕組みや状況に合わせて適切な関数を設定する必要があります。また、関数を使用する場合には、セルの参照範囲や引数などを適切に設定することが重要です。

あれれ、関数が思った答えではありません。
質問の仕方を変えてみます。

再度質問してみる

上記に関して、サンプルではシート別に分かれていたり、足りない項目があると思うので、再度それぞれのサンプルがほしい

申し訳ありません。以下に、商品マスターデータ、入出庫管理シート、在庫管理シートのサンプルを再度テーブル形式で示します。

  1. 商品マスターデータのサンプル

  1. 入出庫管理シートのサンプル

  1. 在庫管理シートのサンプル

上記のサンプルは一例であり、実際の業務に合わせて適切に設計する必要があります。また、在庫管理において重要なのは、入出庫情報や商品マスター情報が正確に更新されることです。そのため、作業の正確性や管理体制についても十分に考慮する必要があります

合計在庫

在庫管理シートの合計在庫を入出庫管理シートから計算するスプレッドシートの関数を教えて

在庫管理シートの合計在庫を入出庫管理シートから計算するためには、SUMIFS関数を使用すると便利です。以下は、SUMIFS関数を使って在庫管理シートの合計在庫を計算する例です。

=SUMIFS(入出庫管理シート!$D$2:$D$100, 入出庫管理シート!$B$2:$B$100, 商品マスターデータ!$A$2:$A$100, 入出庫管理シート!$F$2:$F$100, "倉庫A") + SUMIFS(入出庫管理シート!$E$2:$E$100, 入出庫管理シート!$B$2:$B$100, 商品マスターデータ!$A$2:$A$100, 入出庫管理シート!$F$2:$F$100, "倉庫A")

上記の関数は、倉庫Aの商品コードごとの入庫数と出庫数を取得し、商品マスターデータの対応する商品の単位数と掛け合わせて足し合わせたものを表示します。この関数を各商品のセルに適用することで、在庫管理シートの合計在庫を計算することができます。なお、倉庫B、Cについても同様の関数を作成し、合計在庫を求めることができます。

長い式が出来上がりました。
これをコピペしても数字が合いません。
理由は以下でした。

  • 合計在庫ではなく倉庫在庫の式

  • 入庫数ー出庫数とするはずが、入庫数＋出庫数となっていた

ということで合計在庫は倉庫在庫の合計とします。
上記の式は倉庫在庫の計算で使用することにします。

発注点判定

発注点判定関数を教えて

発注点判定関数は、在庫数と安全在庫数から発注点を算出し、現在の在庫数が発注点以下であれば発注が必要であることを示す関数です。以下は、発注点判定関数の例です。

=IF(在庫数<=安全在庫数, "発注が必要です", "")

この関数は、現在の在庫数が安全在庫数以下の場合に、「発注が必要です」という文字列を表示します。それ以外の場合は、何も表示しません。

この関数を在庫管理シートの各商品のセルに適用することで、発注が必要な商品を一覧で表示することができます。なお、安全在庫数の設定方法には、様々な方法がありますが、一般的には製品の需要変動や納品遅延などのリスクを考慮して、一定期間の平均需要量をもとに算出されます。

「安全在庫数」という単語はいままで出てきませんでしたが、いきなりでてきました。
確認します。

今までのサンプルでは安全在庫数がありません

申し訳ありません、確かに先程の回答で安全在庫数が抜けていました。安全在庫数を考慮した発注点判定関数の例を以下に示します。

=IF(在庫数<=発注点, "発注が必要です", "")

この関数は、現在の在庫数が発注点以下の場合に、「発注が必要です」という文字列を表示します。それ以外の場合は、何も表示しません。

発注点は、最低在庫量と安全在庫量を合わせたもので、一定量の在庫を常に確保するための値です。例えば、最低在庫量が10個、安全在庫量が5個であれば、発注点は15個になります。在庫数が発注点以下になった場合、発注することで在庫を確保することができます。安全在庫量は、需要予測の誤差や納品の遅延などに備えて、一定期間の平均需要量をもとに算出されることが一般的です。

一応回答が返ってきましたが、発注点と安全在庫数の考えは違うのでは？
同じような扱いになっているようです。
今回は在庫管理シートに「発注点判定」の項目を増やすことにしました。

完成と感想

ほぼChatGPT通りに作成した結果がこちらです。

商品マスターデータ
入出庫管理シート
在庫管理シート

在庫管理に関する知識・知見を持っていれば、それなりなものはできるなと思いました。
質問の仕方が難しいですね。
補助ツールとしての位置付けで考えればすごく良いサービスでした。
スプレッドシートを利用した在庫管理の方法は以下で記事にしているので、もし宜しければこちらもご覧ください。

エクセルで在庫管理は難しい

しっかりとした在庫管理を行うにはエクセルでは不可能です。
スマホで使える在庫管理アプリであれば、いつでもどこでも在庫管理が可能です。

在庫管理アプリを導入して正しく在庫管理しましょう。

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