知らないと損！使うべき無料WEBサービス＋α〜会社経営編【小さな会社向け】
こんにちは、株式会社ヴェニール 代表の石隈です。
先日の下記記事が、私のnoteの中で
ずば抜けてアクセスされているため
少なからず需要があると思い、今回はツールではなく
“今はこんなことがネットで出来ますよー”
といった内容でお送りしたいと思います。
今回、多岐に渡った為、
結構長文となってしまいました。業務ジャンルで分けるべきでした、、
ですので、興味あるサービスを選んで
読んでいただければ幸いです！
（無料から使えるものがほとんどですが、有料もあります）
アナログからデジタル化（DX）の恩恵
2004年の創業以来、約20年間の業務の中で
コツコツと（笑）デジタル化を進めていきました。
そんなDXの恩恵は以下の通りです。
・効率化
言わずもがな、高効率で時短に繋がります。
デジタル化することで、
・検索が出来る
・修正・複製が出来る
など、数えきれないメリットが生まれます。
また、紙書類が減り省スペース化にもつながります。
・ミスが減る
フォーマット（規格）が統一化されることで
“どこに、何を入力すべきか？”などがまとまり
ミスが減ります。前途の通り、間違えたとしても
修正することが可能です。
・脱属人化
勘や経験に頼らなくて良くなるため
小さな会社にありがちな、“私でないと！”が減り
誰でも出来る様になります。
デジタル化出来ることは沢山あると思いますが
大事なことは“何を優先してデジタル化するか？”という事。
１つの軸を決める事で、それらを通して
他の事と連携させるなどデータ活用が期待出来ます。
ウチがWEBサービスでデジタル化した業務
少しずつDX化していった業務のご紹介です。
特に激推しのサービスには独断で「★」をつけておきます（笑）
【１、作業全般】
★各種集計、ビジネス文章作成（Googleドキュメント、スプレッドシート）
マイクロソフトのワード、エクセルの代替
＋クラウド共有といった感じです。
Windowsユーザーさんは
PC版のOfficeやMicrosoft365を
お使いの方も多いと思いますが
即共有出来る点と閲覧、編集などの
権限を変えられる点も○
遅ればせながら、最近Notionに
一部以降していく計画も進行中。
★スケジュール共有（Googleカレンダー）
これは皆さんもお使いとは思いますが、
カスタムするとさらに便利です。
スタッフで共有するのはもちろん、
事業部別に予定を色分けしたり、
お客様の誕生日を入れたり、
大安や吉日などの“六曜”の表示を追加したり、、
色々といじってます。
会社の「ゴミ出し日」や「20日払い」など
週や月のルーティーンも一括で登録出来ます。
★各種共有（チャットワーク、Slack）
チャットツールです。
LINEの様にメッセージやデータの
やり取りをしたり、プロジェクトの管理等に使用。
・データ共有（Googleドライブ、DropBox、社内サーバー（NAS））
データ共有や保管に使用（主に社外の組織との共有）
社内サーバーはNAS（ネット上のHDD）を
組んでいますので、数台のWindowsや
Macから様々なデータにアクセス出来ます。
ちなみにNASはSynology社の
DS218j（販売終了）を使用してます。
後継機はDS223jです↓
・契約書（マネーフォワードクラウド契約書）
契約書の管理に使用。ネット上で契約締結出来るため
印紙代が不要となるのもメリット◎
【２、経理業務】
・帳簿会計データ（マネーフォワード クラウド会計）
マネーフォワード シリーズを導入した
キッカケとなったサービスです。
各種会計帳簿はクラウドで管理されています。
銀行やクレジットカード、
各種ECの売上情報などもAPI連携(*1)で
自動で記帳されるので便利です。
実際にはウチの顧問税理士さん
（力丸公認会計士事務所様）に導入を
サポートいただき
運用自体も全てお任せしています。
*1 “API連携”とは簡単に言うと、
ネット上の異なるプログラムが
お互いに話しかけ合い、
情報を交換するための方法を指します。
★納品書、請求書、領収書発行（マネーフォワード クラウド請求書）
こちらを導入する以前は
「エクセル」→「やよいの見積・納品・請求書」と
使ってきましたが、やはりクラウドで
どの端末からでも参照・作成が出来る事と、
請求書の一括メール送信が便利です。
インボイス制度の要件を満たした請求書作りには
もはや必須といえるでしょう。
★入出金確認（BIZSHIP・銀行提供）
現在、
・地方銀行口座 × 2口座
・ネット銀行口座 × 2口座
の4口座を使用しています。
BIZSHIPの提供が始まるまでは
それぞれの管理画面へアクセスして
入出金の確認をしてましたが
今ではBIZSHIP内で、
全ての口座の入出金の確認が出来ます。
また、ログインの権限で閲覧条件を変えられるので
・社長→全て閲覧可
・経理→入出金のみ閲覧可
と、振り分けて使用することも可能です。
うーん、便利！
・振込、振替（法人ネットバンキング）
各口座のネットバンキングに登録。
入出金は全てネットから行っています。
地方銀行は利用料が3,000円程度
かかるのが非常に残念。
【３、社内事務系】
★給与管理（マネーフォワード給与計算）
これを利用するまで「エクセル」で
給与明細を作っていました。
スタッフが増えるにつれミスも起きるし、
全て計算＆手入力の為、めっちゃ大変でした。
これを使えば、入社時にスタッフの情報を
入力すれば、通勤費や社会保険、各種税なども
自動計算してくれます。
明細もPDF形式でダウンロードできるし、
給与振替用のcsvデータも書き出せます。
税務署へ提出する“所得税徴収高計算書”の
書き出しも可能です。
♦︎以前のフロー
給与計算 → エクセルで明細作り＆印刷
→ 銀行振替手入力 → 所得税の計算 → e-Taxで申告&納税
♦︎現在のフロー（全て自動）
給与計算 → 明細生成（PDFをスタッフにLINE）
→ 銀行振替（csvをUP）→ 所得税の計算
→ e-Taxで申告&納税
20名以上の処理になるので
もうこれ無しでは無理です。。
・勤怠管理（エアシフト）
パートスタッフのシフト管理、表の作成に使用。
LINEの様なメッセージ機能もあるので
希望シフトを各スタッフとやり取り出来ます。
労働時間も独自の期間で集計可能なので
給与の計算の際にもとても便利です。
【４、行政手続き系】
・各種税金の納付（e-Tax、eLTAX）
e-Tax（イータックス）は
所得税、消費税などの申告や
法定調書の提出、届出や申請などの
各種ネットで手続を行えます。
eLTAX（エルタックス）は法人事業税や
都道府県民・市民税、固定資産税などの
各種申告届出や申請などの各種ネットで
手続きを行えます。
どちらも事業を行う上では両方登録はマストかと。
・雇用保険、社会保険、労働保険の手続き（e-GOV）
e-GOV（イーガブ）はアプリケーションをPCに
インストールして使います。
e-GOVは本当に目からウロコでした。
今まで入・退者の手続きにハローワークや
社会保険事務所に書類を持って出向いてましたが
全てネットで完結できます！
（しかし、Mac OSだと全然使えません。
なので“★”をつけませんでした。
改善されることを強く願ってます！！）
また、落とし穴はログインしないと
状況が掴めないのでたまに申請していたけど、
「受理却下」されていたのに気が付かない、、
なんて事も。ご注意ください。
※進捗が分かる様に通知メールの
設定はしているのですが、なぜか届きません。
【５、その他】
・各種計算（Ke!san）
今は雇用保険などの計算はマネーフォワードで
自動計算されるので利用シーンが減りましたが
以前はパッと計算出来るこちらを使ってました。
無料でありがたい！
利息などの計算もできます。
・和暦西暦早見表（和暦西暦早見表）
各種申請の際やスタッフの雇用時の書類作りなど
“あれ？！西暦0000年は平成00年？”みたいなシーンが
あると思うのですが、そんな時にパッと確認。
・パスワード生成（パスワード生成）
そのままです。ランダムなパスワードを
沢山作ってくれます。
・パスワード管理（LastPass）
パスワードの管理に。色々なブラウザの
ID・パスワード欄に対応し、自動で入力してくれます。
英語のみ＆有料サービスという事と、
現在ではiOSのキーチェーンアクセス
（iCloudキーチェーン）や
Googleパスワードマネージャーでも
似た事は出来るのでマストではないかと。
★監視カメラ（カメラ＋iPhoneアプリ）
店舗の監視カメラとして利用。
Wifi環境があれば1台につき7,000円程度で
カメラを導入できます。良い時代です。
こんな感じでいつでもスマホから
店内の様子が見れます。
画角や音声も変えられ、こちらから話しかけたり
アラームを鳴らしたりも出来ます。
もちろん、クラウド上にも
録画データを貯められます。
今後DX化したい業務（良いサービス探し中）
今すぐ取り組みたいのは
下記の3つ。
・各種集計系
（工場の生産量、売上、収支等の自動集計）
・シフト⇔給与明細の自動連携
・有給管理（有給申請、残日数の自動カウント等）
それぞれスプレッドシートで管理してますが
全然アナログだし、
表だらけで煩雑になってます。
まとめ。
ざっくりですが、
会社業務で使えるWEBサービスを
まとめさせていただきました。
皆さまのご参考になれば幸いです。
一覧化してみると
“マネーフォワード シリーズ”が多めですね。
ひとつのアカウントを
共通で使えるのも便利です。
気になるサービスでご質問があれば
お気軽にコメントください。
他にも良いサービスあれば教えてください！
まだまだ他にも、KINTONEで
独自アプリ（外注見積り管理、始末書管理）なんかも
作っているので、それらはまた別の時にでも。
ではまた！
※サムネは7、8年前のオフィス風景です。
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