【マネジメント】KPIって結局何？どうやって決めるの？

こんにちは。いまてんです。
今日も毎月恒例のキャリアコミュニティを実施しておりました🎉


「自分のキャリアや経験を振り返ること」の重要性と「他人のドラマを共有する」面白さを体感するためにはじめて早１年。毎回学びや感動があってやりがいがあります。

さて、そんな中コミュニティの中で「仕事上、KPI策定の重要ミッションを任されて悩んでます。」という声が出てきました。
確かに私もチームのKPIなどを策定する時にいろいろ悩みながらやっていた記憶が思い出されます。

でもKPIがバシッと決まって、それにみんなが共感して、行動した時に出る成果って凄まじくて楽しいんですよね。バシッと決めるためにどんなこと考えて実行したかをメモ程度にまとめてみましたのでどうぞ！

KPI設定って目的が一番大事

まず初めに考えるのは、なんでKPIを設定するのか？ってことです。

それは、以下の２つ。

・努力を継続できるようにする
・組織の場合、みんなの行動を一点に合わせて、小さな成功や失敗の知識を集めてテコの原理のように、大きな成果を生み出す。


なので、みんなで努力をしながら知識を集めて一人ではできないことを実現する。そのために努力の対象を絞り込んで力を最大化する。ってことがKPIを定める最大のポイント。これがなんとなーく理解できれば、あとは具体論なので簡単です！

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あとちょっと話はずれるのですが、KPIを決める目的を考える上で、自分達がそもそもなんのために成果を出すのかという「そもそもの目的」を設定しておくのも超大事。
これが定まってないと打ち出す時にメンバーに「やらされ感」が出てしまうのですよね。後述しますが「目的」＋「目的実現のための具体的方法」のセットで語ることが大切。

KPIとは何か

KPIとはKey Performance Indicatorの頭文字で、日本語だと「重要業績評価指標」と訳されます。漢字が続いていてよくわからないですが、ビジネスの業績を評価するのに重要となる指標というコトですね。

よくKPIとセットで語られるのがKGI(Key Goal Indicator)です。日本語にすると経営目標達成指標っていうらしいです。（なんで終着点的な漢字が入ってないんや）

抽象的に定義をつけるとすれば、事業として対象とするプロセスの中で定量指標の最終的な成果をKGIとして、大きな影響を生む指標をKPIとして設定する。というイメージです。

シンプルに考えれば、売上高をKGIとして設定して、営業面談数をKPIとするみたいなコトです。受験勉強だと模試の点数や勉強時間などがKPIになりますね。※個人的には時間数は質の向上へリーチできないのでKPIにしないほうがいいと思いますけどね。



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ここまでが一般的な話。
ここからは個人的な定義の話。

KPIってシンプルに、「何か目的を達成する上で、自分達の努力を最大化させて成果につなげるためのツール・指標」という風に捉えております。

冒頭お話しした通り、一人で何かをやる時よりも組織で行動する時に力を発揮するのがKPI。みんなで遠からず近からずの距離にフォーカスして力を合わせる意識統一のための武器なのです。

ゆえに、KPIを定めるコトで人の行動が変わる。
これが絶対に外してはいけない最大の要件。

KPIを定めるときのステップ

KPIってちゃんとステップ刻まないと外します。ここで外すというのはテコの原理がかからないというか、成果に繋がらない状況になってしまいます。

ステップはこんなかんじ。
意外とビジネスプロセス全体と各フェーズを区切って考えられる組織少ないんだよなぁ。

①ビジネスプロセスを細分化する
②各プロセスごとに定量的に計測できるものを洗い出す
③比較をする（同業他社、時系列）
④比較をできない時は、想像する
⑤自分達の努力で変えられそうなぎりぎりのラインを設定する

※ちなみにここで一番大事なのは⑤！
KPIの設定の相談の時に一番よく返すのは「それって自分のコントロール外　の要素多すぎじゃない？」というコメント。なんかわからんけど量変わらず率をKPIにして急激な効率性を図ろうとする目標など。

この、絶妙な努力で変えられるギリギリの高いラインを設定できるのがKPI職人なのです。

ちょっと複雑なので以下でもう少し説明しますね。

可変要素と不変要素

目の前の仕事で努力じゃ変わらないことってないですか？いやそりゃ死ぬ気で取り組めば変えられないことなんてないのかもしれないですが、私のような凡人には変えられないことが結構あります。

社長の方針や、マーケット環境、ビジネスモデル上の業務特性などいろんな制約があるんですよ。

それはもう不変と言ってもいいでしょう。
ただ、これって変えられる？本当に無理？無理度どんくらい？って問うのはとっても大事なこと。
その時に考えるのはその数値は裏っ側で何に紐づいているかを仮説立てること。それができれば変わるかどうかが大体見えます。


KPI考える上で、ビジネスプロセス洗い出して、何を変えられて・何を変えられないのかを見定める。変えられるのであればどれだけの時間がかかるのか？を考えること。
これができればほぼKPIが決まったも同然。

ここまでで、KPIの候補って２〜３くらいに絞られたんではないでしょうか。
そこから絞るとき個人なら自分の頑張れるギリギリの高いラインで設定すればOKです。

問題は組織の場合。
いやむしろKPI設定するのは大体組織なので、そこで考えましょう。

組織のKPI

組織のKPIを設定する上で、考えるべきはみんなで施策を行う上で組織の平均スキルと合致するかどうか。
一部の天才が変えられるプロセスをKPI設定しても組織で取り組めないので意味がないのです。

その組織の平均的な能力の人をイメージして、その人が継続的に取り組むことで変えられそうなプロセスをKPIとして設定すること。
そしてそのために必要な支援は何か具体的なイメージが湧くかどうか。

ここまで考えられれば、みんなが行動できるKPIの完成です。

まとめ

今のプロセスを辿ると、KPIって指標（数値）＋課題＋施策の３つがセットになるんです。
ある一定期間でビジネス上変えたい状態を定量的に定めて、そのためにみんなで行うことを決める。これがKPI設定の本質なんだなぁ。

そして、それを伝えるときにKPIだけで言わないこと。

「みんなの目的（会社ビジョンとか、チームのみんなで思っていることとか）を最短距離で実現するために力を入れるべきは〇〇（KPI）！そのために必要な行動は〇〇！」って語ること。
これやらないとノルマおじさんになっちゃうのでね。

番外編：人材業界のいまてんがわかりやすい例

採用だとどうなるか・・・
【KGI】採用人数　　
【ビジネスプロセス】　
　採用要件定義〜広報活動〜母集団形成（応募）〜選考〜採用成功

　※自社でコントロールしやすいのは要件定義〜母集団形成、選考プロセスの初期まで
　※その後は相性やその時の人の状況などどんどん変数が増えていく
↓　
そうすると一番ほどよいKPIは書類選考通過数or書類選考通過率
ここをロックして前の施策を検討すると良さげ
具体的には要件見直しや広報活動強化など

いまてんだったら、取り組み初期なら書類選考通過数のグロスを伸ばすことに注力。ある程度グロスが伸びたら率にKPI変化させるかなぁ。



ということで、途中疲れちゃったのですが私が考えるKPIに関しての情報でしたー！
んじゃまた！