メール整理のコツを掴み、未読０件にする管理術！①#185

今回は、メール整理・管理に焦点を当てて書きます。

私がメールの管理について取り組んだのは、社会人4年目からです。

それまでは内勤で、社内でもメールのやり取りを行う業務はなく、勤怠や報告書作成でPCを触るのみでした。

学生時代も卒業論文で触った程度です。

転職を経験し、社会人4年目からPCに触れて仕事をするようになり、メール整理・管理する力は必要だと思い取り組んできた経験を書きたいと思います。

未読を０件にする目的

私のメール整理・管理の目標としては、毎日未読を０件にすること！です。

目的としては、

①未読をなくすことで、タスク漏れ・リアクション漏れを防ぐ

②クイックにコミュニケーションをとる、タスクに取り組む

③時間・期限を守る

の3つが主となります。

メールは見る必要があるものとそうでないもの、の2つがまずあると思います。

まずこの2つを仕分けるだけでも、メールの確認に費やす時間を大幅に変えることができるはずです。

会社では個人アドレスに受け取るものと、加入しているグループアドレスで受け取るメールの両方があると思います。

加入するグループアドレスが増えれば、応じて受け取るメールも増えていきます。

ですが、実際に確認して何かリアクションする必要がある内容が全て！という人は少ないのではないでしょうか。

なので、受け取っているメールの中で、自分が確認する・対応するメールに優先順位をつけて、リソースを集中できるようにする力が必要だと考え取り組んできました。

ステップ１：不要なメールを整理する

まず最初にやることは、不要なメールを受け取っていないか！？を確認することです。

例えば、
・プロジェクトを移り受け取る必要のなくなったグループアドレスからメールが届いたままになっている
・個人アドレスで必要な時に受け取ることで十分なのに、グループアドレスでメールを受け取っている

プライベートのメールでもぜひやっていただきたいですが、
・必要としていないサイトからのDMを受け取っている
・配信不要なメールを受け取る設定にしている

などの理由が挙げられます。

不要な受信元を整理することで、1日のメール受信件数が100件単位で変わることもありますので、ぜひやってみるのをオススメします。

ステップ２：受け取っているメールを分類分けする

次にやったことは、受け取っているメールの分類分けです。

会社で受け取っているメールであれば、受け取っているメール内容や件名毎に分類することができると思います。
これは、受け取っているグループアドレスの中でも分類分けするのがオススメです。

例えば、
・携わっているプロジェクトのメーリングを分類す
・自分のタスク、リアクションが必要なものを分類する
・お客様(法人)単位で分類する
etc・・・

種類分けをすることのメリットは、
1.確認したいメールを探す時間を短縮することができる
2.同内容のメールをまとめることで、時系列を確認しやすい

というのが挙げられると思います。

分類分けをすることができたら、その分類分け毎にフォルダ(もしくはラベル)を作成し、指定したフォルダにメールを移動させましょう。

ポイントは全てのメールを、作成したフォルダのいずれかに移動させることです。

メールを移動させたら、全てのメールを既読にすることもやってみてほしいです。

理由は、未読のメールのみ次から注視すればいいようにするためです。

ステップ３：件名に規則性を持たせる

受け取っているメールの分類分けだけでなく、自分が送るメールにも分類分けができるようにしました。

そのためにやったのが、件名に規則性を持たせることです。

ステップ２で、受け取っているメールの「件名に特定の文字が記載されている内容を分類する」ことについて書きました。

それと同じように分類するために、自分が新規で作成し送信するメールの件名に、分類分けにマッチした特定の文字を入れることをおすすめします。

そうすることで、メールの内容を見なくても、件名を見るだけでどんな内容を受け取ったのかを確認することができるからです。

特に、外出して移動中の時にPCが開けない状況でも、携帯でメールの受信を確認する時に、件名だけで内容が確認できるようにしていると、対応スピードの優先順位が確認しやすくなります。

まとめ

今回書いたことは、メールを整理するための準備段階の内容になります。

ステップ１・２の内容は、受け取っているメールの内容が多い人ほど時間を要する作業となります。

ですが、ぜひ今後のメール確認・管理に費やす時間を削減する！というのを考えて実践いただきたいです。

次回はメールツールの機能を交えて、書きたいと思います。

枡田泰明