地域イベントを終えたので、企画～当日までまとめ。

先日、約半年企画から運営まで携わった地域のイベントが終わりました。忘れない内に備忘録としてまとめ。

最初に

今回取り組んだイベントは地域の商売人がメインとなり、市内のお店をより多くの方に知ってもらおうという趣旨のイベントです。コロナ禍に企画したものの、感染拡大で一度中止、昨年は開催したものの当日雨でほとんど集客できず、ということで今年がようやく本番という感じで、企画から準備、当日までの半年くらいかかったイベントのまとめになります。「忘れないうちにまとめる。」

メンバー集め

まずはこれが大事。今回は地域の商売人の方がメインで実施するイベントなので、日々忙しく自分の商売をしながら、プラスで本事業に取り組み、考え、動ける人を集めることが大事になってきます（自分は実行委員長ではなく、会議の進行や企画および実務全般を担当）。メンバーはいつものつきあいの中でこれはと思う人を見つけ、適切な手段でアプローチすることが大事。誰から声を掛けるか、どのようにお願いするか。などを考え、今回もある程度最初に見込んだ、自分で動ける元気な商売人メンバーが揃いました（※全員が全員深く知っているわけではなかったが、信頼おける人の紹介や推薦が良い）。「企画より何より最初のメンバー集めが大事。」

イベント企画

まずは何をするか。とりあえず最初から決まっているのは場所（市内の広い公園）と日時（10月）と地域の商売人の方によるブース出店（展）。あとはこのほかに、どうやってここに集客するかを検討。メンバーで集まって、いろいろ意見を出し合うことに。5月に1回目の会議（顔合わせ）をしてから、2回目（6月）で参加者全員でアイデア出し、3回目（7月）でいろいろアイデアが出た中から「地域らしさ」や「商売」とイベントの趣旨と関連付けられるものかつ楽しそうなもので絞っていき、予算も見ながらイベント内容の大枠が決めていきました。「参加者全員で意見を出すだけ出してから絞っていく。」

準備（行政関係）

イベント企画と同時に行政関係の手続きも進めていきます。①保健所・・飲食関係のブースを出すので、そのあたりの衛生関係（臨時出店届）の事前確認と必要な書類をそろえて提出します。イベント1か月前までには必要書類を提出して、出店内容で留意事項があれば、出店者とその調整。②消防・・1か月前までに火を使う（ガス・発電機等）ブース対象に露店の開設届の低提出。事前に注意チェック事項は確認済みですが、消火器の置き場所など当日気を付けた方がよいことをアドバイス頂く。③警察・・こちらも1か月前までには自主警備計画表を提出（なのでこの前に警備会社も決めるなど事前の調整が必要。）自主警備計画表は警備会社さんが用意してくれる場合もある様です。④市役所・・会場のおさえ、必要資料の提出、フォローアップシートの対応、備品の貸し出し依頼。「行政関係は申請に必要な資料の確認と提出期限をおさえる。分からなければ早めに聞いて進める。」

準備（出店（展）参加者関係）

出店（展）の募集に関しては8月頭に声掛けはじめ、8月下旬に締切。今回は案内はチラシ（Canva)、募集はgoogleフォームで進めることに（まとめが楽）。結果的に43店舗の出店（展）希望あり。締め切り後は、各出店（展）内容の確認、行政関係で各店提出必要な書類のお渡し、9月頭の出店（展）者説明会の準備、説明会の実施、出店（展）場所のレイアウト作成、説明会以降の追加のお伝え事項の各自へのメール案内と、イベント手前まで次から次へとすることが。「複数人（関係者）とやりとりする可能性がある場合、できるだけ早くかつできるだけやり取りが少なくなる様、意識して準備。」

準備（イベント関係）

こちらイベントはステージ（地域の子どもたちの団体のダンスや歌など）・トントン相撲（地域の段ボール製造事業者にも相談）・オリジナルボードゲーム（地域ならではマークをあしらったゲーム）・モルック（地域で良く知られている老若男女誰でも取り組める軽スポーツ）・会場を盛り上げるバルーンやちんどん屋さんもお呼びすることに。こちらはメンバーで担当を決めて、各自当日まで準備を進めていきました。今回、これらは担当が主体でどんどん内容をつめて、会議で進捗確認という感じだったので、スムーズに進んだような気がします。「任せられるところは任せる。」

協賛・広報

協賛のお願いチラシは自分で作成（Canva）し、地域企業に案内。頂いた協賛に関しては、当日会場に設置する看板や冊子などに名前を掲載するので、名称に間違いがないか、抜け漏れがないかをしっかりと確認。広報に関しては、事前に市の広報にてPRスペースのお願い、またイベント概要がわかるチラシを作成し、会場近隣に配布。公共交通機関にもポスターを掲示。今回はSNS（X（旧ツイッター）を活用しようと始めたが、かなり優先順位が後回しになってしまい、少ししか情報発信できず、反省事項に。「印刷関係は納期に余裕をもった日付を決めて進める。SNSは発信担当を１人決める。」

当日

イベント当日。前日夕方から少し雨が降ったものの、当日の明け方には雨があがり、朝からしっかり晴れの天気に。「イベントは天気が全てだね。」と言われてしまうと、準備に費やした苦労がなんやったんやともなりかねないので何ともだが、準備を万全にした上で、あとは当日の天候を祈るのみという所はイベント実施に関してもどうしても否めないのは事実。とりあえず今回は晴れて良かった。イベント当日はスタッフ用のお茶をすっかり買い忘れていて、近所のスーパーに走った以外は、もう担当の所以外はすることはなく、会場には大勢の人にお越し頂けたので、イベント全体で見れば、周りの声に聞くところ概ね成功という感じだったかなと。「イベントは準備が９割。あとはなるようになる。晴れたら万歳。」

反省

だいだいイベントは日付が近づく度に予期しないイレギュラーな出来事が起こるので、想定より２週間は前倒しで進めていくくらいでちょうど良い。またちょうどイレギュラーな対応すると大体ミスが起こるので、イレギュラーな対応でもしっかりフォローされるようなオペレーションを組んでおく。そして何より「メンバー全体で何のためのやっているかの意識を共有し、進めていくことが大事。」