請求管理アプリの製品選定観点出し

最近、請求書の支払いを効率化したく、いくつかツール（請求管理アプリ）を試してみました。
今後もいくつかツールを試してみようと思うのですが、その時の観点について整理していきます。

今回は全体の観点から整理していきます。次回請求書の支払いに関わるフェーズを元にフローチャートを作成していこうと思います。

請求書支払に関わるフェーズ

※次回ここをフローチャート化していきます。

事業全体を見ながら決裁ができるのか？

稟議や発注時点の決裁と、支払依頼時の決裁の2つが決裁者が関わる主なフェーズになります。
支払依頼時点では、前フェーズで決裁している内容と相違がある場合、再度確認するということが多いです。
そこでは以下のようなことを考えながら決裁するのではないでしょうか。

・必要経費かどうか？
・金額が妥当かどうか？
・納期が問題ないか
・予算や予実を見て支払うべきか？
・リスクがないか？
・自分が決裁して良いのか？

事業全体を見ながら、その発注が品質・コスト・納期的に問題がないか確認できることが機能としてあることが重要です。
現行だと、そこまでイカしたシステムはないので、予実管理表や勘を頼りに決裁しているのが現状だと思います。

また、ここで重要なのは、「自分が決裁して良いのか？」という点を常に持っておくことです。
決裁権が委譲されておらず、無駄に承認依頼がくる、結果めんどくさくてノールックで決裁する…みたいなことは起きていないでしょうか？それで、あとで「えっ、これ何？」みたいなことも…

会計処理まで視野に入っているのか？

私が経理として支払いをしていたときには、以下のことを気にしていました。

・組織として支払って問題のない経費か？
・支払うべき請求書がすべてあるか、重複していないか？
・稟議と請求情報に相違があった場合、それは合意済みか？
・支払の情報が十分か、間違っていないか？
・支払データの作成が出来るか？
・支払口座の残高があるか？
・仕訳が作成できるか？明細も登録できるか？

フェーズごとに当てはめてみるとこんな感じでしょうか。
経理処理では、支払のタイミングでこれらをチェックできるようになっていることが重要です。また、支払データを会計ソフトに登録したり、その後消込を行います。そのため、ここがいかに楽に出来るのか…？が決め手になる気がします。

また、年間契約で毎月定額払いで請求書が届かないケースや、請求書が遅れているケースがあります。このあたりの支払漏れがないか確認するのも経理がやることが多いです。なので回収の催促や、支払リストのチェックが出来るのも機能としては大きいですねー

決裁権の委譲がスムーズに出来るのか

（夢物語、私情をはさみますｗ）

現場としては、いち早く自分が必要なものを入手でき、より手間をかけずに決裁や、支払依頼をかけることが重要です。
形だけの長ったらしい決裁をいちいち待つのは意味わからないし、少額の決裁で意味のなさそうな提案書を作るのもバカらしい。請求書をポチポチ入力するのもなんでやらないといけないの？っていうのが心の声じゃないでしょうか。（私だけかもしれませんｗ）

請求書の入力は回収代行や、優秀なOCRも増えてきているのでその機能があるか確認すれば良いのですが、問題は権限移譲の方だと思います。

ということで、いかに決裁権を委譲してもらうかがキーになります。
経営としても、経理としても決裁権が委譲されているか？は気にするところなので、決裁権の委譲と、決裁時にそれがわかる仕組みが必要になってきます。

たぶんこれだけのことなのですが、委譲された人・委譲した人が異動や退職したときに見直さないといけないこと、権限の粒度など考慮しないといけないことは多々あります。そしてその考慮しないといけないことの多さ、それをシンプルにする経営判断が難しいことに製品化の難しさがあると思います。

ここについては面白そうなので別記事で考察していきたいと思います。

まとめ

請求処理に関わる大きな観点だけ整理してみました。

・事業全体を見ながら決裁ができるのか
・請求書を効率よく回収し、支払の登録ができるのか
・決裁権に従って承認プロセスが効率よく実行されるのか
・決裁権が管理できるのか
・支払データの作成や、仕訳処理など会計処理に接続できるか

もちろんひとつの製品でこれらすべてを実現するのではなく、複数の製品を組み合わせて実現していくことになると思います。

まだまだここの領域は発展途上だと思います。これから良い製品が出てくることに期待しつつ、それらをどのように製品を組み合わせていくと良い形になるのか今後も模索していきたいと思います。