見出し画像

Google WorkspaceとMicrosoft365どっちが良いか考えてみた

岩澤　樹/NPO業務Hack

創業期から成長期の企業（だいたい100名以下）において、メールやオフィスソフトを使う場合に何が良いのか過去の経験を踏まえて考察しました。

結論はGoogle Workspace

株式会社、NPO法人問わずこの規模ならGoogle Workspaceが良いと思っています。
Microsoft365よりGoogle Workspaceの方が柔軟な運用をすることができます。


柔軟な基盤を作ることのできるGoogle Workspace

Google Workspaceの方が外部連携できるアプリが多く、新しいアプリへの対応も早い印象です。
一方でMicrosoft365はGoogle Workspaceほどではないです。

例えば、新しく出たアプリはだいたいGoogle Workspaceを使ったSSOが実装されているのに比べて、Microsoft365を使ったSSOは半年から1年以上後に実装されるイメージがあります。


企業の創業期から成長期は「業務や組織基盤を作っていくフェーズ」です。
このフェーズでは、多くの試行錯誤がされ、使うアプリはもちろん、業務フローや組織の方針も随時変わっていきます。

このアプリの性質と、事業フェーズの性質がマッチしやすいのがGoogle Workspaceだと考えました。

また、設定もシンプルでわかりやすいのもGoogle Workspaceの良い部分です。
100名未満の企業で、専任の情シスが確保できないことは多いので、そこでは細かい設定より、わかりやすいものが好かれれる傾向にあると思います。


Microsoft365を使うのは大きくなりたいとき

では、Microsoft365を使う場合はどういう時なのか？
個人的にはこの3つだと思っています。

  • 取引先にMicrosoft Officeを使ったやり取りが多いとき

  • 管理を強化したいとき

  • 移行コストを下げたいとき


取引先にMicrosoft Officeを使ったやり取りが多いとき

最近Microsoft Officeも買い切りではなく、サブスク型が主流になってきています。Microsoft Officeがバンドルされている法人向けのMicrosoft365 Business Premiumや、Business Standardを選定することをお勧めします。


管理を強化したいとき

100名を超えるフェーズや、IPOを考えるフェーズになると、「管理を効率化したい」、「監査要件に応えられるようにしたい」、「もっと細かく制御したい」といった要望が出てきます。

この時、経産省のようにMicrosoft製品を中心に置くことで各要望を実現する難易度が下がります。

経済産業省 デジタルプラットホーム構築 事業報告書より
https://github.com/meti-dx-team/METI-Digital-Tools


移行コストを下げたいとき

経産省のシステム構成図などを見ると、「いずれはここまでやりたいけど…」という気持ちになります。

なので、いきなり先のシステム構成図を目指すというより、ここに移行できるようにシステム構成を考えていくことが重要だと考えています。
Google Workspaceを中心に据えているとMicrosoft365への移行が大変になります。その移行コストを考慮して最初からMicrosoft365を選定することもひとつの選定理由になります。


コスト感について

株式会社だとそこまで大きなコスト差はないと思っています。
やりたいことによってですが、「1,000円～3,000円/ユーザー・月」くらいです。


一方で難しいのは非営利法人。最近Microsoft365製品群のディスカウントが大きくなりました。
そのため、事業規模の拡大を見据えるならMicrosoft365 Business Premium 1択かなと思っています。

セキュリティ対策のEDR機能であるMicrosoft Defender for Endpointの廉価版であるMicrosoft Defender for Businessもバンドルされることがニュースになっていましたが、そういった意味でも全体のシステム構成を考えるとかなり安価にしっかりした基盤を作ることができます。


ただ、Google Workspaceは無償で利用できるので、拡大を見据えない場合や、システムに詳しい管理者がいないならGoogle Workspaceを選択することになります。（Microsoft365もプランによっては無償なものもあったはずです）


まとめ

ここまでの考察を踏まえて判断軸を整理してみました。
※コスト感は非営利のみ特殊なので省いています。

ちなみに、表の補足をするとシステム管理者がいないからGoogle Workspaceを管理できるというより、Microsoft365はシステム管理者なしで運用するのは危険ってくらいのニュアンスです。

ということで、今回は自分の頭の整理含めてどちらのツールが良いか考察してきました。
これからもツールはどんどんアップデートしていくはずですし、新しいグループウェアも出てくると思っています。
なので、あくまで現時点の考察という感じですが、少しでも参考になれば幸いです。


この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？