テレワークに必須のクラウドサービス

私の会社ではコロナ前より全社員テレワークを導入しております。テレワークを導入するにあたり、絶対必要おすすめなクラウドサービスをご紹介します。

選定のポイント

テレワークに対応したクラウドサービスはたくさんあり、今後も新しいサービスがどんどん出てくると思います。一度導入すると、データがそこに溜まっていくため、利用するサービスを引っ越すことがとても面倒になりますので、慎重に選びたいところです。
完璧なクラウドサービスは存在しません。どれも一長一短です。
しかし、自社に完全に合うサービスがないからといって、独自開発されるのはとてももったいないです。変化の早い時代に、様々なクラウドサービスが時代に合わせてどんどん出ている中で、これらのサービスをうまく活用することがとても重要です。
私がおすすめする選定ポイントは、「API」があるか、充実しているかどうかです。APIがあれば、外部システムと連携できます。
APIがなく、そのサービス内でしか溜まったデータが活用できないのは非常に非効率です。今回紹介するサービスがすべてAPIがあるわけではありませんが、できるだけ外部連携できるサービスを選ぶことが、後々の拡張性や業務効率化につながります。また今はAPIがなくても、これから開発される可能性もあります。将来性のあるクラウドサービスを選択することが重要です。

勤怠管理

IEYASU 勤怠管理（ https://www.ieyasu.co/ ）

通勤がなくなるとタイムカードを押すことができなくなります。エクセルで管理している会社も多いかもしれませんが、社労士さんから聞いた話では、法律上は主観的な記録ではダメらしいです。本来はタイムカードレコーダーのような機械（システム）で記録する必要があるそうです。
そこで必要になるのが、勤怠管理ツールのIEYASU 勤怠管理（ https://www.ieyasu.co/ ）です。勤怠管理ツールは他にもたくさんありますが、有給日数の管理が行えるところや、私の会社のように様々な働き方をしている人にも対応できる点で、このツールを選びました。元々は別のサービスを利用していましたが、思い切ってIEYASUに切り替えました。

チャット

Slack（https://slack.com/）

テレワークに限らず、業務効率を考えるとチャットツールの導入は必須と言えます。未だにコミュニケーションをメールで行っている企業はすぐにチャットに切り替えるべきだと思います。
チャットツールといえば色々ありますが、今から導入するならSlack（https://slack.com/）が良いと思います。
実は私の会社ではSlackはメインで利用していません（ChatWorkを利用しています）が、多くのクライアントやパートナーがSlackを導入しています。また他のツールとの連携先が多く、先程紹介したIEYASUもSlackと連携することで、Slack上から打刻ができます。

電話

fondesk（https://www.fondesk.jp/）

テレワークを導入すると困るのが電話です。
しかし、掛かってくる電話の9割以上が営業電話です。私の会社では現在は代表電話番号をホームページに掲載していないため、新規の顧客から電話が掛かってくることはほとんどありませんが、一応営業電話以外も掛かってくることがあるため、電話を受ける必要があります。
そこで便利なのが、fondesk（https://www.fondesk.jp/）です。
会社に掛かってきた電話を代わりに受けてくれて、誰から掛かってきたのか、どんな要件なのかをメールやチャットでお知らせしてくれるサービスです。fondeskからのお知らせを見て、必要な人からの連絡であれば折り返せばOKです。低価格から始められるため、わざわざ電話応対のために人件費をかけずに済みます。また、お知らせのメールやチャットを社員間で共有することで、いちいち電話の取次も不要です。

SUBLINE（https://www.subline.jp/）

テレワークで社員が家にいるわけですから、会社の電話を利用することができません。既存クライアントには、担当者への直通の電話番号をお知らせしておいたほうが、fondeskで一旦受けてから折り返すよりスムーズです。しかし、社員に個人の電話番号を使わせるわけにもいきませんし、かと言って社員全員にスマホを持たせるのもコストがかかります。
そこで便利なのが、SUBLINE（https://www.subline.jp/）です。
専用のアプリを社員のスマホにインストールしてもらえれば、個人の電話番号とは別に電話番号を持つことができます。そのアプリで通話してもらえれば、通話料は会社負担となります。通話内容の自動録音機能や、留守番電話機能も付いていて、テレワークに最適なツールです。

FAX

Faximo（https://faximo.jp/）

私の会社では創業してから住所も電話番号も何度か変わりましたが、FAX番号だけは10年以上1度も変わったことがありません。なぜなら、創業したときからFaximo（https://faximo.jp/）というサービスを利用しているからです。これはFAXをメールで受信、送信できるサービスです。FAXを届くとメールに画像として添付されて届きます。だから、紙の無駄もありません。送信するときもPDFを添付してメールを送るだけです。

労務管理

SmartHR（https://smarthr.jp/）

これは有名なツールですが、労務管理はSmartHR（https://smarthr.jp/）を利用しています。マイナンバーや従業員の住所などの個人情報の管理、給与明細の発行をこのツールで利用できます。
新しく社員が入社した時は、まずSmartHRにご自身で自分の情報を管理画面から登録してもらいます。社員が引っ越ししたときも同様です。非常に管理が楽になり重宝しています。2段階認証などのセキュリティ機能もしっかりしています。

契約書

テレワーク環境で仕事をする場合、紙のやり取りは非常に面倒です。できればすべて電子的に済ませたいものです。契約書を電子的に締結するサービスも色々出てきています。電子的に締結することで印紙も不要ですし、手間も大幅に減らせるため、すべての契約が紙に置き換わるととても良いと思います。私の会社では、クラウドサイン（https://www.cloudsign.jp/）を利用しています。月5件まで無料で利用できるのですが、無料枠で基本的に収まっています。新しい社員との雇用契約でもクラウドサインを利用しています。
有料プランではWebAPIが利用できますので、契約数が多い会社さんではWebAPIを活用して仕組み化することで業務効率も格段に良くなりそうです。

オフィス

業種上、完全テレワークができない会社もあるかと思いますが、全社員がテレワークになることによって、オフィスは不要になります。
とは言え、代表の住所が必要ですし、郵便物を受け取ることも必要です。本当は自宅の住所を登記しても良いとすら思いますが、賃貸のためそれも難しいです。そこで便利なのが、レンタルオフィスやバーチャルオフィスです。レンタルオフィスは、レンタルオフィス会社が一括で借りているフロアの一部を間借りするようなイメージです。部屋や仕切りで区切られた区画を借りることができ、初期費用が通常の賃貸オフィスよりかからないのがメリットです。一方、バーチャルオフィスは間借りではなく、住所を借りるイメージです。作業するスペースは持ちません。完全テレワークであれば、バーチャルオフィスで十分ですが、いざというときに会議室が借りられるサービスを選ぶと便利です。
私の会社では、リージャス（https://www.regus-office.jp/）を利用していて、そこではレンタルオフィスとバーチャルオフィスの両方を提供されています。3万円～4万円くらいの料金で、郵便物の転送や、電話のところで紹介したような電話を受けてくれて、誰から電話が来たがお知らせしてくれるサービスも付いていて、お得です。

ストレージ

Google Workspace（https://workspace.google.co.jp/intl/ja/）

自宅から会社にVPN（バーチャル プライベート ネットワーク）で接続して、社内のファイルサーバーからデータを取得するような方法を行っている会社もあるかと思いますが、おすすめしません。外部から社内に穴を空けるのはセキュリティ上好ましくありませんし、快適なネットワーク環境を作るのも難しいのではないかと思います。
私の会社では、Google Workspace（https://workspace.google.co.jp/intl/ja/）（旧称 G Suite）を利用しています。
GoogleドライブやGメールなど、Googleのクラウドサービスが会社のドメイン下で利用できます。
テレワークのセキュリティで重要なのが、自分自身のPC内に大切なデータを保存せず、クラウド上に保存してもらうことです。ファイルにしてもメールにしても、クラウド上に保存されていれば、もしPCが紛失盗難にあっても、そのPCで使っていたアカウントを停止すれば閲覧できなくなります。
Googleドライブでシステム管理者におすすめする設定は、社外の人に共有する設定をできなくすることです。Googleドライブ上のドキュメントやスプレッドシートを共有する設定は非常に便利ですが、社員が誤って公開してはいけない情報を公開してしまうリスクがあるため、必ずGoogleドライブ上では情報を共有せず、もし社外の人と情報を共有するような必要がある場合は、他のプロジェクト管理ツールを利用しましょう。

オンライン会議

オンライン会議ツールは、先程紹介したGoogle Workspaceの中にGoogle Meet（旧称 Hangouts Meet）というサービスがあり、それで十分ですが、もしGoogle Workspaceを使わないのであれば、zoom（https://zoom.us/jp-jp/meetings.html）が一般的ですし、便利かと思います。
録画機能がとても便利で、会議に出席できなかったメンバーに情報を共有することできます。

経理・会計

様々な会計ソフトのクラウド対応が進んでいます。
テレワーク環境下では、ペーパレス化がとても重要で、経理においては領収書などの紙が必ず出てしまいます。そこでツールを導入することも重要ですが、まずは電子帳簿保存を導入するために税務署に申請を行う必要があります。申請してもすぐに次の日から電子帳簿保存が認められませんので、早めに申請することが大切です。
freee（https://www.freee.co.jp/）ならスマホアプリがありますので、社員に領収書などをスマホのカメラで撮ってもらい、freeeのクラウド上に保存してもらえれば、煩わしい紙から開放されます。

テレワーク導入するにあたり人材にお困りの企業様へ

様々な便利なクラウドサービスが出ていますが、それを導入、運用し、社内に定着させるDX人材が必要となります。
弊社では子育て支援事業の中でDX人材の育成に取り組んでおります。フルタイムの社員を置くほどではないが、DX化を進めたい企業様はぜひ弊社のリモート情シスサービスをご検討頂きたいです。

リモート情シス
https://www.simplemaker.com/ies