書類整理の歴史 ｜ おたよりを整理しても忘れ物がなくならない謎。
こんにちは、ちー（@ichikanote）です。
先日、以下のおたより管理アプリの紹介をしました。
今日はこのアプリを作成しようと思った理由にもなった、書類の整理とタスク管理について書いてゆきたいと思います。
まず、最初の前提として、幼稚園でもIT化が進んでいる園、アナログの園と様々だと思いますが、上の子が入園当初は100%アナログでした。アプリ等は一切なく、幼稚園とのコミュニケーションは電話、もしくはお便り帳に付箋を貼って担任に伝言するスタイルでした。
そのため、園からの連絡はというと、毎月のおたよりに月のスケジュールから月謝の詳細、期限のある持ち物や例外の集金のお知らせなど、全ての情報が先生の手書きで書き込まれていました。
そんな状態で試行錯誤してきた私の書類整理の歴史を書いてみたいと思います。
2022年
01｜紙でファイリング
一番最初は紙をそのままファイリングしていました。
使用していたのは無印良品の個別フォルダです。
＜結果＞
継続的に管理ができるならこれで十分だと思います。
ですが、後でやろうと書類が山積みになって、結局できず・・・
必要な書類がどこにあるのかわからなくなり、持ち物が管理できずにいました。
＜原因＞
一番の原因は、生活の動線上に事務処理のスペースを作れなかったことです。
日中のほとんどをリビングで過ごすのに、事務用品が2階のPCデスクにある → ほとんど2階に行かないので意味が無い
下の子が2歳でまだ紙を破いたりする。 → 手の届かないラックにとりあえず収納するが、自分もどこにしまったのか分からなくなる。 → 期日がある持ち物や行事のプリントを見失ってしまう！！！
運動会の詳細一式のプリントを当日に忘れてきた時は流石にポンコツ過ぎる・・・と悲しくなりました。
02｜バインダーに挟んで玄関に吊り下げる
とりあえず、書類整理は置いといて、忘れ物があるのをなんとかしたい！と当月分のおたよりだけを挟んで玄関前のスチールラックに吊るすことにしました。
＜結果＞
びっくりすることに視界に入っているのに、見ないんです！
そして一枚目しか目に入らないので、二枚目以降に綴じてあるプリントはやっぱり見ませんでした。
＜原因＞
プリントを確認する、という習慣化ができていないことが原因だと思い始めました。
03｜大事なプリントは玄関に掲示する
いよいよ、収納してしまうと見ない、本人に見るという意思がなければ目の前にあっても見ない、ということが分かりました。
本当に大切なプリントは用事が済むまで玄関にマスキングテープで貼ることにしました。 → 結果、玄関はプリントだらけになりました。
2023年
そうこうしているうちに、下の子も入園することになりました。
園児が二人になることで、より一層プリントを整理したい！忘れ物をなくしたい！夫と情報を共有したい！と考えるようになりました。
ここで、自分が困っていることがプリントの書類収納だけで無いことに気づきます。
プリントを整理したい！ ・・・ 紙のため、紛失してしまうと必要な情報にアクセスできなくなる → 忘れ物や行事の参加に支障が出る
忘れ物をなくしたい！ ・・・ プリントを紛失すると分からなくなる、よく読まなかったり見落とすと忘れ物をしてしまう
夫と行事の予定を共有したい！ ・・・ 行事の詳細がうまく伝わっておらずトラブルになったことがある
04｜iPhone純正メモアプリでスキャン・保存
まずは夫との情報共有とプリントの整理のために、iPhoneのメモAppを試すことにしました。
iPhone純正メモappは、書類をスキャンという機能があり、メモに書類をPDF化して保管しておくことが出来ます。
＜結果＞
書類を保管することが出来るけど、忘れ物防止の改善にはならない → 引き続き、プリントを見える場所に掲示することに。
必要な時に簡単に見返せるようになった！
夫がメモAppを使用出来ないので共有出来ず。 → 普段からLINEを使用しているので、LINEのアルバム機能にプリントを保管することにしました。
スマホがあればどこでも保存ができるので、ファイルや穴あけパンチを探しに行く必要が無いので、ファイリングへのハードルが一気に下がったことを実感しました。
05｜既成アプリで自分に合うものを探す
スマホでプリントを保管するのが楽だと気づいたため、プリントアプリを検索してみました。
いくつか試しましたが、主な機能は以下のものが多いことが分かりました。
プリントの保管
書類のスキャン機能
タグで子供・家族別に探しやすくする機能
スケジュール機能
忘れ物防止に関しては、スケジュールのメモ欄などに持ち物を書いておくことはできるけど、TODOリストやリマインダーのような機能は無いようでした。
05｜Webアプリを自分で作ることにする！
「無いなら作れば良いじゃないか！」精神でノーコードのGlideを使用して、アプリを作ることにしました。
＜欲しい機能＞
プリントを整理したい ・・・ おたより管理
行事の情報を把握したい ・・・ スケジュール機能
忘れ物をなくしたい ・・・ 持ち物/やることリスト
夫と行事の予定を共有したい ・・・ アプリ内で幼稚園に関する情報が全てわかるようにしたい
この時、Wedooという出産準備を夫婦で共有できるアプリを知りました。
自分が出産する時にこんなアプリがあったら、便利だったのにな〜と感激したのを覚えています。
幼稚園のプリント管理でも同じようなものが作れないな！と考え始めました。
長くなってきたので、一旦ここで終わりにしたいと思います。
こんな感じで紙の書類では本当に管理が出来なさすぎて、当初プリントは失くすし忘れ物はするし、ひどいものでした。
でも、最後に紹介した自作のアプリを使うようになったらびっくりするくらいに情報を管理できるようになったし、忘れ物もなくなりました！（幼稚園2年目になり慣れもあったかもしれませんが）
次回は私の困った問題を解決するために、どんなアプリを作ることにしたかを紹介したいと思います。
ノーコードで作ったアプリ↓
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