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オンラインでの「合宿」はどうデザインする? 【設計編】

この記事で得られる情報
・オンライン合宿設計の際の留意点
こんな人におすすめ
・オンライン合宿開催を設計する人
・グループワークの設計をする人
・オンラインイベントの開催を計画している人

はじめに

リモートで仕事をしていると、リモートで問題なくできることと、リモートで進めるにはちょっと難しいことがあります。例えば、「合宿」のように一緒に過ごす時間の密度などが重視されているような活動はリモートで進めるのは難しそうです。

みなさんは、オンライン合宿にどんなイメージを持っていますか?「難しそう」「合宿感は出るの?」「リモート移行後に入社したメンバーもいて、目線が合うか不安…」など、従来の合宿が頭にあると、オンラインでも合宿ができるのかをイメージするのは難しいですよね。

実はオンライン合宿は、しっかりと準備すればオンラインならではの恩恵が得られる取り組みにすることができるんです。今回はオンライン合宿の開催の仕方について、「設計」と「開催」の視点から紹介していこうと思います。

この記事が、オンライン合宿の開催の一助になりますように!


オンライン合宿に取り組む前に

オンライン合宿について紹介する前に、オンライン合宿を実施したrootがどういった状況かの共有を簡単にさせてもらいます。

rootではもともと半期に一度合宿を開催していました。これまではどこかの場所を借りて、時間をかけてじっくりワークショップなどを実施していました。

LEGOのワークで大盛り上がり? rootの半期合宿で見えたメンバーに共通するマインドとは

組織拡大の宿命「チームの成長痛」を乗り越えられるか。「新生root」の本音合宿in熱海

時期的に合宿を開催する時期が迫る一方で、時世的にオフラインでの合宿開催が難しい状態。そのため、オンラインでの合宿を開催することにしました。

新型コロナウイルスの影響で2020年4月中旬〜現在に至るまで完全リモートワークで仕事を進めており、普段から会社のメンバーやクライアントとは画面越しでコミュニケーションを取っているものの、合宿となれば話は別です。

「オンラインでもうまく合宿ができるのか…?しかも、リモート入社したメンバーもいて、まだ一度も対面で会ったことがないぞ…?」など、不安が募る中でオンライン合宿を設計していきました。

オンライン合宿の設計を始める前に

いきなり合宿の設計からはじめても、開催するにはチームの協力が必要不可欠です。まず、運営体制をつくることから着手しました。

運営体制を固める
合宿の方針や企画を考える前に、合宿をつくっていくメンバーの力を最大限発揮するために運営の土台を固めましょう。そのために必要なのは、場を用意すること、そしてリーダーを決めることです。

1. リーダーを決める
まずはリーダーを決めましょう。リーダーの役割は大きく分けて2つ。「連絡窓口」「全体を俯瞰して見て不確定な箇所がないか見張る」です。

2. 意思共有の場をつくる
会議をする際は、Figma上で話をすることに決めました。議事録をとることなく、振り返りがしやすい環境が整いました。

リーダーと情報の集約場所を作ったら、設計に向けた段取りを整理していきます。

設計手順
今回のオンライン合宿を設計した際の段取りは、こちら。

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この段取りは今回のオンライン合宿開催に限らず、目的や企画内容が変わってもこの段取りを踏めばクオリティの高い合宿を設計することができるかと思います。


オンライン合宿を設計をするための4つのポイント

体制をつくり、段取りを整理したら、具体的な合宿の中身を考えていきます。

設計のポイントを大きく分けて4つに分けて紹介します。ハッキリ言って、ここを抑えるだけで当日はスムーズに合宿を進めることができ、参加メンバーの満足度も高くなると言っても過言ではありません。それでは、みていきましょう。

準備を進める際の4つのポイント
1. 盛り上がりを可視化をしよう
2. リスク対策をしよう
3. オンラインでの合宿間を演出する
4. テストプレイは2回!

1. 盛り上がりが可視化される環境を用意しよう

オンライン合宿を開催する上での課題は、フィードバックが分かりづらいことでした。そこで、とにかくフィードバックが可視化されるよう準備を進めました。手段は星の数ほどあると思うのですが、今回はrootの手段を紹介しますね。

Figmaのコンポーネント機能を利用して、Figma上にスタンプを貼ることができるような環境を整えました。

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Zoomで誰かが発表している時に、発表者以外がミュート状態のときはコメントを積極的に打って盛り上がりを可視化。運営メンバーが率先してコメントを打つと、参加メンバーのコメントを促すことができます!

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2. リスク対策をしよう

どんなことでも、不確定要素は潜んでいます。想定されるリスクを把握して対処法を事前に決めておくことで、いざというときに焦らず次の手を打つことができます。例えば、オンライン合宿で想定されるトラブルは以下のようなもの。

1. 機材トラブルの対策
・突然Zoomやツールが使えなくなってしまうことも。代替ツールは用意・共有しておきましょう。

2. 合宿に途中参加する人の対応
進行を妨げることがないよう、途中で入ってきた人に対して説明をする人を事前に決めておきましょう。例えば、現在の簡単な流れをリアルタイムで流しておくと、途中から参加する人も追うことができます。

3. 急なメンバーの変更がある場合の対策
そもそも、人数変更があることを前提に企画内容を考えましょう。

3. オンラインでの合宿感を演出する

オンライン合宿は作り込めば作り込むほど、参加者の満足度が上がっていきます。作り込むポイントは、例えば下記のようなもの。

1. オンライン通話の背景 合宿ver.

参加している人達皆が設定すると、視覚的にも合宿感がマシマシに。ちなみに、今回のrootのオンライン合宿の背景も運営外メンバーが率先して引き受けてくれました!感謝。

root_FY1920-[復元]

4. テストプレイは2回!

どれだけ完璧に準備を進めても、実際の進行では想定外のことが起こります。想定外の事態を把握して修正や対策を施すために、テストプレイを行いましょう。

1回目で想定外の自体の把握をして、2回目で施した修正や対策がうまくいっているか、新たな問題が発生していないかを確認しましょう。

まとめ
今回紹介した設計の段取りと、細かいポイントを押さえて設計すると、満足度の高い合宿が完成すること間違いなしです!次回は開催当日の運営ノウハウ編を公開しますので、そちらも是非ご覧ください。

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