問題解決のための会議のありかた

企業の会議にオブザーブをすることがあります。
先日ある企業の職場会議に出席しました。

議題は『職場運営について』です。
内容が広すぎてこれは消化不良の会議になるのではないか、
そんな気がしました。

この職場では、問題が山積しています。
急激に大きくなった組織、人の入れ替わりも多く、
人材の定着ができない職場です。
現場の方々はみなさん一生懸命仕事に取り組んでいます。
ところが、いつも何か問題が起きていて、
そのためか職員が疲弊している様子がうかがえます。

会議前に、みなさんに会議で各自発表いただくので、
日ごろ感じていることを考えておくようにと
メール配信があっていました。

会議の冒頭に一人ひとりに発言の時間が、
とられました。

開設して約10年の福祉施設です。
開業当初の人材は26名の職員のうち2名。
途中から大きな組織の傘下に入ったため、
全体の責任者は2年ごとに異動でかわります。

常々感じることは｢この会議はよかった」と思える、
会議は終わったときに参加者全体や、その会議の雰囲気が、
明るくなります。
なんとなく感じていた閉塞感がちょっと和らぐような、
そんな雰囲気です。

仕事でも段取り8割といいますが、
会議はただ集まってそれぞれが発言すれば
会議になるわけではなのです。

その会議の目的、つまりゴールにむけて、
少しでも前進したと感じることができれば、
明るい雰囲気になるのではないでしょうか。

さて、この会議はどうだったのでしょうか。
｢日ごろ感じていることを発表いただく｣ことで、
迷走してしまい、時間切れで、誰もがモヤモヤしたものを、
抱えながら終了しました。
次回があるのか、次回に何をするのかの、
告知もないままに終わっています。

さて、会議は事前準備と進行が鍵を握ると
いっても過言ではありません。
事前準備では、会議の目的共有、情報共有、問題提起、そして、
参加者への宿題には会議でどのような発言を求めているのか説明し、
会議に出席する意味や役割を考えてもらっておきましょう。

そこまでできていれば、進行役はスタート時に、
確認してみなさんの合意をとってから、
スタートできます。

みなさんで目的が共有できていれば、
発表者への深堀や迷走しそうなときには、
元に戻すことができます。

事前準備でその後の会議の雰囲気も変わってきます。
準備を念入りにしてからスタートしましょう。

さて、この組織は会議もままならないのであれば、
問題が山積するものうなずけます。
まずは責任者から会議の進め方を考えましょう。