見積もりの精度は気にしない【ユタカジン】
おつかれさまです。
本記事は「自分らしい時間的豊かさを追求する」をテーマにしたマガジン「ユタカジン」への投稿です。
私の前回の記事はこちらです。
今回は続きとして「見積もりの精度」について、私の考えを書いていこうと思います。
要は「精度は上がらないし、それを気にしない」ということです。
単発タスクの場合
タスクシュートではタスクに対して見積もり時間を設定し、これに開始時刻と終了時刻を記入します。これでタスクに対して見積もりと実績ができます。このようなイメージです。
3/23(土) 新調PCのセットアップ 見積もり１２０分 実績２７０分
「見積もりが甘かった」というのは簡単です。しかしこれはそもそも見積もりと言えるものでしょうか。どちらかというと「２時間でできたらいいな～」という程度のものだったはずです。
決して「パソコンを所定の位置に置くのに１０分」「電源を入れてWindowsが使えるようになるまで５分」「Officeを入れるのに１５分」…と積み上げたわけではありません。
同じパソコンを同一の内容で何十台もセットアップして、手順も時間も記録していたということでなければ見積もりとは言えません。この１２０分はただの期待です。精度がないことは考えるまでもありません。
リピートタスクの場合
では繰り返しのタスクであればどうでしょうか？
3/23(土) 皿洗い(repeats) 見積もり２０分 実績３０分
タスクがリピートであった場合、毎日、毎週、毎月といった頻度で見積もりと実績を得ることになります。そしてタスク名で絞り込みをするとこのようなものを見ることになります。
3/23(土) 皿洗い(repeats) 見積もり２０分 実績４０分
3/20(水) 皿洗い(repeats) 見積もり２０分 実績２分
3/21(木) 皿洗い(repeats) 見積もり２０分 実績２５分
3/22(金) 皿洗い(repeats) 見積もり２０分 実績２０分
見積もりと実績の差異から精度について考えてみましょう。
はたして「２０分」という見積もりは正確なのでしょうか？
まず3/20の２分。この日は子どもの卒業式の夜で外食したため、コップを洗っただけでした。見積もりの1/10しかかかっていません。こういうものは「外れ値」ということにしたくなると思います。でも「皿洗い」ではあります。精度のために皿洗いをしなかったことにするのはどうかと思います。
3/21は25%オーバー。精度は80%でしょうか（20÷25＝0.8）
3/22は見積もり通りで完璧です。精度は100%です。
なるほど、3/22の精度を維持するのが正しいと。
これからは皿が多いときは速度を優先にして雑に洗い、洗い物が少ないときはゆっくり丁寧に洗いましょう・・・とはならないと思います。
ということは、精度100%は目指すものではないということです。
3/23は洗い物が多く、また思いつきでフライパンの焦げと闘いました。
ではそういう日も想定に入れるとして、たとえば3/21～3/23の平均を取ると２８分になるので、3/24からの見積もりは２８分にしましょうか。
でもこれまで２８分という実績はありません。
これで精度は上がったと言えるのでしょうか？
タスクシュートをしばらく使って記録を取れば、どのようなリピートタスクであっても実績のバラツキを目にすることになります。繰り返せば上達して実績時間が安定する、というタスクは見たことがないです。せいぜい一定の時間に収まることが多くなるくらいです。そして別に一定の時間に収束するわけではありません。タスクを実行する自分自身が時々外れ値を作り出すことになります。
ちなみにそうなる原因のひとつはタスク名が「皿洗い」のように抽象的だからです。このように具体的に書けば、同じタスク名になるときの精度は上がるかもしれません。が、まぁ、やらないでしょう。
皿洗い（コップ６個、平皿８枚、茶碗４個、ボウル１個） 見積もり２６分
見積もりとは
このように考えると「精度って何だろう」という気分になります。
さらには「見積もりって何だろう」となるはずです。
そもそもタスクシュートですべてのタスクに見積もり時間を設定するのは「今日という一日」に収まるかどうかを考えるためです。
見積もり時間はあくまで目安です。
精度はほどほどで良いのです。
皿洗いの例で言えば、例えば３０分あたりを目安にしようかな、と思えればそれで十分です。たまに２分の日や４０分の日があっても、精度が悪いなどとは気にしない方がよいです。（一方で４０分前後の日が続くようなら新しい目安として見積もり時間を更新しましょう）
精度を気にせず先送りゼロを目指す
もしここまで納得できたとしても、例えば朝８時に立てたプランの「精度が悪い」ために１５時にはいくつもの先送りが確定してしまうのが気になる、ということはあるかもしれません。
もちろんすべてのタスクを１分着手すれば先送りゼロは達成できますが、それはイヤだということなら、１４時頃にプランを調整するというアイデアもあります。
私は勤務中、１２時過ぎと、１６時頃にプランを調整しています。
以上、ご参考になれば幸いです。
さいごに
「ユタカジン」では多様なバックグラウンドや考え方を持っているタスクシュート認定トレーナーのみなさんがそれぞれの「自分らしい時間的豊かさ」を追求していく記事が日々投稿されています。
みなさんにもピンとくるものがあると思うので、マガジンをフォローしていただけると嬉しいです。