【GAS活用システム①-1】立替と会費の精算を自動化する・使用方法編

Hoshi-nok（ほしのっく）

2023年12月2日 23:45

Google Apps Script (GAS)を、もっと身近に、日々の暮らしに。

今回から【GAS活用システム】として、これまで紹介してきたGAS活用術を組み合わせて、より具体的に日々の暮らしに役立つシステムを紹介していきたいと思います。

第一弾は、パーティなどで使える、「立替と会費の精算システム」です。

クリスマス会でもバーベキューパーティでも送別会でも謝恩会でもいいのですが、会計担当の人が

会場費や食材などの費用を誰かが一時的に立替えた分を集計して
一人当たり（もしくは一家族当たり）いくら払うのか決めて
最終的に精算をする

という場合に使用することを想定しています。つまり、会計担当の人が結構大変なパターンの時ですね。合宿や旅行などにも活用できそうです。

こういう時、何が大変かと言えば、「各自が立替えてくれた分の領収書やレシートを集めて、入力して集計する」ところだと思います。

この部分を、各自にGoogleフォームから立替分を入力してもらって、あらかじめ用意した集計表に自動集計されるようにしておけば、、、劇的に会計が楽になりますよ。

いきなりですが使用方法説明

GAS活用システムでは、具体的な設定手順の前に、出来上がり完成版の使い方から先に説明します。

「どのように使うのか」のイメージがついてからの方が、各種の設定手順で「何の設定をしているのか」がわかりやすくなるからです。

立替金額を入力するGoogleフォーム

まず、費用の立替えをしてくれたメンバーが、Googleフォームから入力をしてもらうところのイメージから。

いわゆる経費入力では日付を入力しますが、今回はいさぎよく省きました。

【GAS活用術⑦-2】でもふれましたが、日付の入力って少々面倒なのです。今回の場合、「誰が」「いくら」立て替えたかは大事ですが、「いつ」という日付情報はさほど重要ではないと思われます。

フォームから送信した日時がスプレッドシートにタイムスタンプとして記録されますし、備考に日付を記入することもできるので、独立した入力項目としての「日付」は割愛しました。もちろん、納得いかない場合は、追加することもできますので、ご安心を。

「名前」は、プルダウンで選択するだけにします。立替分を入力する時に楽というだけでなく、後で名前毎に立替金額を集計するため、ここでは自由入力ではなく、選択形式にする必要があります。

「分類」は、ラジオボタンで選択する形式にしています。この分類は用途にあわせて自由に設定可能です。あまり細かく分類を分けると、入力が面倒になるので、なるべく少なめに、目安としては、「その他」の選択肢を含んで5個くらいまでがいいと思います。

「名前」と「分類」は、集計で使用します。そのため、名前と分類の選択肢は、スプレッドシートの一覧表と連動させるようにします。

参加者が増えたり減ったり、分類を変更したりした場合でも、Googleフォームとスプレッドシートで、名前と分類の値を連動させるよう、GASを仕込んでいきます。

その他は、「金額」と「備考」を入力するだけのシンプルなフォームです。全部で、項目は「名前」、「分類」、「金額」と「備考」の４つだけになります。

フォームを設定したことがある方はご存じの通り、手動で設定してもこのくらいのフォームならとても簡単に定義できますが、今回はこのフォーム作成とスプレッドシートとの連動もGASで一気に実行していきたいと思います。

フォームと連携した【立替明細】シート

フォームを実行すると、【立替明細】シートが作られます。

この【立替明細】シートがフォームと連携しているので、フォームから入力した立替のデータが、【立替明細】シートにどんどん蓄積されていきます。

会計担当の人が、立替えてくれた人からレシートや領収書を集めて、こういうデータを入力するのが意外に大変なんですよね。

これをGoogleフォームから立替えた人がそれぞれに入力してくれれば、会計担当者の人は、レシートや領収書と比較して、金額が正しいかチェックするだけで済むわけです。

【GAS活用術③】でもふれましたが、Googleフォームとスプレッドシートの連動は、こんな風に各自がデータを入力する仕組みとしてとても優秀です。どんどん使っていきましょう。