しっかり台帳管理することの大事さ

弊社では現在は基本的にレンタルにてPCを手配しています。
そのレンタル会社は、「その物件番号がどのメーカーの何という機種でそれがいつまでの契約なのかがすぐに確認できる」Webサービスも提供してくれているのですごく助かっています。
それとは別でKintoneでPC台帳を作っているので本当はそのサービスと台帳とをうまく連携させたいんだけどできてない。

で、今の体制になる以前、僕が入社する前はリースで手配していました。
リース自体がそういうものなのか、あるいはそのリース会社の契約管理面での問題なのか、上記のようなサービスは一切なく「これっていつ契約したやつだ…？」ってことが結構な頻度で起きてます。
本来はリース会社から渡される管理番号等々が載っているシールをPCに貼り付けたり、あるいは台帳上でそのPCとリースの契約番号とをちゃんと管理するなどしないといけないとは思うんだけど過去の担当者がそんなことはしておらず。
またそのリース会社がイケてないなって思うこともあって、実態としてはPCを10台リースしているのに、契約書みると「○○用PC：物件数1」みたいな書き方になっているケースもある。
10台をまとめて物件数1とみなしてますみたいな。
一応、手配した年月日が分かるようにPCの管理番号は振られているので、その管理番号見つつ、契約書の契約年月日見つつ、多分これかな？みたいなそんな確認の仕方。

そして極めつけは親会社が一括調達して、子会社へ配布するというやり方を取っていたこと。
どの端末が何台どの会社に配布されたのか、途中の会社間の移動履歴、そういったものが全然残ってなかったのでもう何がなにやら。
そして弊社自身も含めてだけど、その他の子会社もちゃんと管理できてなくて行方不明なPCが続出すると…。

結果として色々と台数が合わなくててんやわんやするんだけど、またリース会社も結構テキトーで「別に同じ機種じゃなくても同タイプのPCであれば何でもいいからとりあえず何かしら返して」と。
ノートPCをリースしていたのであれば機種は何でもいいからノートPC返してという感じ。

関係する人全員が色々とテキトーなため結果として現状どうなってるのかが全然分からん。今目の前にあるこのPCは一体何なんだ。どの契約に該当するんだ。
そんな感じになってます。
なのでちゃんと台帳管理しましょうね。履歴はちゃんと残しましょうねというお話でした。
（台帳っていうと何か古臭い感じがするのはなんでだろう…）

なんでこんな話をしたかというと、4月～6月にかけてリース満了の連絡が立て続けに来てて、PC自体は2年くらい前に一斉入れ替えをしているので全部解約じゃーーって思って対応してるんだけど、子会社で使ってるPCはそういうわけにはいかないので「○台は再リースで、残りは満了で」っていうやり取りをしていたり、満了分の数と手持ち数が合わないぞってなっていたりで絶賛てんやわんやしていますというところからでした。

後を受け継ぐ人が苦労するからね！ちゃんとやろうね！