会議における心理的安全性の作り方　　

※本記事は、会議に参加する部長/マネージャーレイヤー向けに記載しています。

明けましておめでとうございます。MeetngBaseの関根です。
実は年明けにコロナに罹患し、先週は高熱にうなされながら過ごしておりました。今週から完全復活！ということで新年1発目のnoteです。

会議あるある「いつも同じ人ばかりが発言している」

突然ですがみなさんは、会議中このように思ったことはないですか？
「いつも同じ人ばかりが発言している」「発表者以外誰も発言しない」
実はこれ、多くの企業で共通の課題なんです。

クラウドサイン既存ユーザー694名に対して実施した会議アンケート結果より抜粋

部長/マネージャーレイヤーからすると「うちの社員は会議でも積極的に発言してくれない。」「誰でも手を挙げて前のめりになってほしい。」といったような不満を持ちますよね。

ただ実際にメンバーレイヤーの社員側に意見を聞くと「とても発言をできる雰囲気ではない。」「発言しても聞く耳を持ってくれなかったり、批判をされるので、オーナーシップを持ちたいが持てない。」といったような感じです。私自身、新卒1年目での会議で何も発言ができず、会議そのものに不満を抱いてしまったこともあります。

理想的な会議とは

私の思う理想的な会議とは以下です。
「組織全員がオーナーシップを持ち、活発にそれぞれの専門分野や見えている景色を持ち寄り、組織全体で質の高い意思決定を各会議でしていく。」

では具体的にこのような会議を実現するにあたって、特にメンバーレイヤーが発言をしやすい、心理的安全性が高い会議を実現するにあたって、部長/マネージャーレイヤーは会議に参加する際、どのような態度が必要になのか。自分なりに考え、実践してきたことをまとめます。

心理的安全性を高める3つの基本的態度

会議で参加者の発言を促す為には、参加者同士、特に部長/マネージャークラスとメンバークラスにおいて、良好な信頼関係が結ばれている必要があります。この関係はメンバーが安心でき、尊重されていると実感できるようなものでなければなりません。
この関係を築くことが、部長/マネージャーとしての責任でもあります。
メンバーが信頼できる安心感のある関係には、3つの基本的態度があります。

受容的態度

受容とは

まず1点目は受容的態度です。受容とは、会議参加者が発言したり表明したりすることを、個人の価値観による判断を加えずに、そのままを受けとろうとする姿勢です。
会議参加者に対して向かう態度、それ自体を指します。

受容的態度の必要性

ではなぜこのような受容的態度が求められるのでしょうか。
それは、拒否的もしくは支持的な関係の中では、会議参加者は防衛的になり自身の意見を発言しなくなるものです。まず自分の意見を受け入れられることで、参加者は自尊心を持ち、積極的に会議に参加するようになります。

理解的態度

理解とは

2点目は理解的態度です。
理解とは、物事の意味を正しく把握し、理解することです。
理解すると言っても、同一や癒着になってはいけませんし、同情することでも憐れむことでもありません。
併せて理解したことを相手に伝える努力も必要です。相手に伝わって初めて「自身の発言を理解してくれている」と実感できるからです。

理解的態度の必要性

会議参加者は、部長やマネージャークラスが理解したという内容を聞くことによって、それが自分の考えや仮説と一致するかを判断し、結果を伝えられるようになります。そのような過程で、参加者は自分を意識化し、客観的に眺めることになります。参加者自身の自己理解を援助する為にも必要になります。

誠実な態度

3点目は誠実な態度。
会議参加者と向き合う際に、部長/マネージャーレイヤーの内面にもいろいろな考えや感情、思いが起こってくるはずです。
例えば、自分の能力や知識の限界を感じ不安になるかもしれませんし、参加者の発言についていけず混乱するかもしれません。そのような場合に誠実であるとは、自分の中で経験している不安や混乱を意識し、そのような状態にいる自分を否定しないことです。
ただし注意しなければならないのは、自分の内面の状態に気づき、それを受け入れることと、それを表現したり感じたままに発言することは違うということです。

以上が私自身会議に参加するにあたって意識している基本的な態度です。
もちろん、会議に参加する際ではなく常日頃から関係者に対しては3つの態度を基本として接することが理想的です。

会議をもっと楽しく、新しくする為に。
この記事が誰かの会議に臨む態度を振り返るきっかけになれば嬉しいです。

2024年もよろしくお願いいたします。