本気で実現したい職場の課題改善No.１～３
すっかり秋空になり、暑さから解放され、気持ちのいい毎日が続き、通勤も気持ちよくできているが、ドローンで通勤できればといまだに思っています（笑）。
この話はこちらをご参照ください。
そろそろ現実味のあることを考えて実現に向けて行動しないと、秋を楽しみながら、年末にむけて有意義な一年間にしたいと思いました。
まず、職場の課題を本気で何とかしたのです。
No.１契約書作成の簡便化
不動産関係の仕事をしていると、契約書の作成は欠かせない業務です。特にショッピングモール等を作る場合、広大な敷地を確保するため、複数の地主さまに土地を借りて、契約をしなければなりません。
複数の物件を同時進行すると、契約書作成だけでも、膨大な作業量となります。同時に100人以上の地主さまとの契約を締結することになるからです。
Word文書で契約書の雛形を作成し、個々の地権者さまの情報と契約条件を打ち込んで作成します。100人いれば、Word文書を100通り作って、印刷するとの作業が発生しますし、打ち込みする際の打ち込みミスも発生する恐れがあります。
まさにいまこの作業に直面しています。
目的：作業の簡便化・効率化と正確さ
具体的な改善案
１．Word文書の作成
まず、契約書のテンプレートを作成します。テンプレートには差し込み印刷フィールドを挿入します。例えば、以下のようにフィールドを挿入します：
２．データソースの準備
エクセルスプレッドシートなどのデータソースを作成します。
３．差し込み印刷機能を利用
データソースファイルを指定し、テンプレート内の適切な場所に差し込み印刷フィールド（名前、雇用日、終了日、役職、給与）を挿入します。
４．差し込み印刷の実行
これにより、各契約者の情報を持つ個別の雇用契約書が生成されます。
テンプレート内のフィールドは、データソースの列と対応して、差し込み印刷ウィザードを使用してデータをマージします。これにより、複数の契約者向けのカスタマイズされた契約書を効率的に作成できます。
フィードバック
同じ業務を抱えている同僚Aに意見を求めました。
・封筒のような簡単な差し込み印刷をしたことあるが、契約書でも大丈夫なのか
・疑問に思っているが、実現できたら、作業時間は三分の一まで削減できるし、打ち込みミスも回避できるから、ぜひやってほしい
まとめ
差し込み印刷とは言え、簡単なものから複雑な設定が必要なものまで、様々な場面で使えることが分かっています。契約書のような文章は共通条項から、契約者ごとの個別項目まで、構成が複雑で、設定できるまでハードルは高いです。しかし、実現したことによって、作業効率の改善が大きいメリットであることで、優先順位第一位で取り組むことにします。
No.２公図作成のデジタル化
以前の記事にも記載しましたが、不動産物件の公図作成は専門業者にお金を払って作成してもらう以外、一枚400円ほどの個別土地の公図を、全敷地分を購入し、紙ベースで切り張りして、物件全体の公図を作成することになります。
金銭的なコストと人的コストと時間のコストは重なって発生していますし、
手作業によるビジュアルと精度な面でも決していいとは言えないです。
目的：作業の効率化、コスト削減、作業精度の向上
具体的な改善案
１．公図情報の入手（無料）
法務省登記所備付地図データ（XML形式）をダウンロードします。
ダウンロードするために、アカウント登録が必要となります。
２．地図作成ソフトウェアを利用
地図データ（XML形式）を地図に変換するソフトで、データを解析して地図上に表示させます。
３．データの整理と編集
地図上で整理し、必要に応じて編集します。地図の外観やスタイルをカスタマイズし、必要なレイヤーや注釈を追加します。
４．地図の出力
公図が完成したら、地図作成ソフトウェアから地図をエクスポートまたは保存します。（画像ファイル（PNG、JPEG、PDF）
フィードバック
上司に取り組みの目的と作業方法を説明しました。上司は長年この部署での経験上、既存のやり方の改善すべき点について、よく把握されています。
この改善案について、とても肯定的な意見をお持ちで、実現できたら、作業手順書を整備して、各担当者が作業できるようにしてほしいとのオーダーを受けました。
まとめ
実はすでに地図データをダウンロードできるようアカウント登録を済んでいます。また、地図データを地図上に表示させるソフトウェアを検索中です。デジタルスキルが要求されますが、クリアできないほどではないと感じています。各種メリットを考慮し、優先順位２位にしました。
No.３書類管理のデータベース化
直近10年間の各物件に関する各種権利書や契約書、届け出等の書類はスキャンデータ等で管理されているのですが、古くからある各種書類は置いておかれて、紙ベースのままで保管されています。
保管に場所が必要なので、オフィスと別な場所に大量の書類を保管しています。必要な場合、保管場所に書類を見つけに行かなければいけないのです。どの書類はどこに保管されているかについても管理されていないため、全部のキャビネットを開けて確認したりして、時間がかかり、担当者にも負担がかかっています。特に猛暑日や雨の日に書類を探しに行くのが大変なことです。
目的：作業の効率化、書類管理の簡便化
具体的な改善案
１．書類のデジタル化
書類をデジタル化する最初のステップは、スキャンです。スキャナーを使用して書類を電子フォーマット（PDFかJPEG）に変換します。
２．オーガナイズ
スキャンした書類を整理し、名前を付けてファイルに保存します。年度別、プロジェクト別、カテゴリ別にフォルダを作成できます。
３．検索できる情報登録
GoogleSpreadSheet等を利用し、書類のタイトル、概要、保管場所をリスト化し、部署内にて誰でも検索できるようにします。
４．バージョン管理、貸出管理
書類のバージョン管理を行い、重要な変更を記録しておくことで、誤った情報を共有するリスクを軽減できます。また、貸出を記録することで、紛失リスクも軽減できます。
フィードバック
上司はいいことと言ってくれてはいますが、デジタル化できるまでの準備を誰が担当するか、作業時間の確保も難しいと難色示すところもありました。
書類管理担当者は、否定的であります。作業時間もないし、自分に作業できるスキルもないと思っているようです。
まとめ
確かに書類のデジタル化には時間と労力がかかるかもしれませんが、長期的には効率的で管理コストを節約し、情報の検索と共有を容易にする利点があります。まず、少量的にやってみることに、コストパフォーマンスをみてから、本格的に取り組むかを判断することにします。
自分の考えと上司、同僚の意見をすり合わせて、総合的に判断して、優先順位をNo.１～３決めて、課題改善していきます。一つ目の改善を実現できれば、削減できた作業時間を活かして、二つ目の改善につながるので、実現までの道のりは平坦ではないかもしれませんが、根気よくやっていきます。