あなたは大丈夫？メールの書き方について

こんにちは！（株）BRICSのヒトリレーション事業部の南です。
今回は、メールの書き方についていくつかポイントをお伝えします。
仕事をする上で、メール・電話は欠かせないですよね。
そんな時、相手にしっかり伝わるようなメールの書き方は出来ていますか？

メールについてほとんどの人が思うこと
それは「もう少し短い文章にしてほしい」ということです。
案外きちんと読んでいる人は少ないかもしれないですね、だからこそしっかり流し読みでもいいから見てもらえるような文章を心がけていきましょう。

1．短く、単刀直入、緊迫感のある「件名」にする

未熟なメールはぼんやりした件名で始まっていることが多いです。
受信者がメールをただちに開く必要がある理由を伝えることが重要です。

例えば、至急メールで返信が欲しい時
【至急】〇〇〇〇の〇〇について

緊急の場合は、メールを送ってすぐにお電話をし、催促することが効果的ですね。
メールと電話をうまく使って効率よく仕事をしていきましょう。

2．「なぜそれが重要か？」という文脈を与える

メールではつねにこのフレームワークに基づき、そのメッセージが重要な理由と、その根拠を提示すると良いでしょう。
書き方としてもズラズラ文章を書くのではなく、
【例】
【理由】
～～～～～～～～～～～～だから。

【根拠】
以下3つございます。
・〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇

見ていただきたい部分を分かりやすく書くことが重要です。

3．「箇条書き」にする

これは2つ目の例で挙げた書き方に似ているかもしてませんが、箇条書きでまとめた方が見やすかったりもします。
例えば
【NG】
9月12日（木）11時からの会議が場所・日時ともに変更となりました。場所は2階A会議室です。日時は9月16日（月）10時です。今回は〇〇〇〇について会議でお話できればと思います。皆様よろしくお願いいたします。

【OK】
皆様次回の会議について変更がございましたのでご報告いたします。

【変更前】日時：9月12日（木）11時～　場所：1階大会議室
【変更後】日時：9月16日（月）10時～　場所：2階Ａ会議室

変更となり申し訳ございません。
お間違いのないようご確認の程、よろしくお願いいたします。

このように文章で繋げて書くより箇条書きの方が見やすくなったかと思います。
箇条書きは、流し読みをする相手にも、じっくり読む相手にも、もっとも重要なデータや裏づけを理解しやすくする効果がございます。
相手に伝わるように工夫してみてください。

4．強調したい言葉や数字、名前を「太字」にする

これもまた、流し読みをする相手の視線をとらえるのに最適な仕掛けです。
「ここだけまずは伝われば大丈夫！」というところを太字や文字大きくしてメール作成するのも一つかもしれないですね。

5．まとめ

今回はメールの書き方についてまとめてみました。
流し読みでもいいので頭に入れてもらうためにまずは書く際の工夫を1つでも覚えておくと役立つかもしれませんよ！