kintoneSIGNPOST:業務の流れを掴む
※収録時の音声を「音声入力機能」を使って文字起こししています。多少整えていますが、「話し言葉」であることをご了承ください。
にこさんの今思っていること、略して「イマオモ」
ども、にこさんです。この番組では私自身が見聞き経験してきたことをベースにした、ちょっとした生活や仕事の工夫ハックみたいなものを話したり、これから行ってきたい！だったり、興味持ったりしていることを、とりとめもなく思うままに話していきます。
22日目。1月22日の収録です。いつも聞いていただきまして本当にありがとうございます。
今日はkintoneSIGNPOSTの中でも結構好きなメッセージで、「業務の流れを掴む」と言うメッセージについて触れてみようと思います。
そこの中には
・個々の作業に注目するのではなく、業務全体の流れを俯瞰する。
・業務改善に向けて、複数の業務担当者にそれぞれが抱えている業務課題についてヒアリングしている。
・断片的に業務課題をヒアリングするだけでは、業務の全体像を把握することができず、業務改善につながらない。
・ヒト、モノ、データ、コミニケーションの流れを見える化し、業務全体の流れを把握する。
というキーワードがありました。
このメッセージを聞いて、「あぁそれわかるわかる」とか「ちょっと何言ってんの」という様々なご意見、きっとあると思いますが、ここを深掘りしていきます。
私もこれを四六時中できているわけではないんですが、業務改善を考える上でとても大切なことだと思います。組織の規模が大きかったり、しっかり部署・グループ・チームが分かれていて、それぞれに役割・目標・責任がある場合、自分の役割をまずしっかり全うし、与えられたミッションや具体的な作業を滞りなく実施するということがあると思います。それ自体とても素晴らしいことで、その一つ一つがつながることによって、業務や事業が回っていく形になります。ただし、自分がそれに集中するときに、前後関係含め、「自分に関係のない業務について知る必要がない」と言う気持ちでいることは、大きな間違いだと思っています。
必ず自分の前に作業してくれる人と、準備があるからこそ、自分の作業に取り掛かることができて、自分の次を待つ人にとっては、私がやる準備・作業自体の完成物が、次の相手に渡ることによって、作業を開始することができるという、その一つ一つがすべてつながっている形になるはずなんです。となってくると、例えばExcelで細かい作業をする・・・と言う作業の担当だった時に、「ちょっとやり方を変えてみよう」「それは自分にとってはとても良いことだ」「じゃあそのままこれを完成して相手に渡してみよう」と思った時に、それを受け取った人も業務改善がされているかどうか・・・さあどうでしょうか？自分がやったことが相手にも良い影響を及ぼすこともたくさんあるとは思いますが、そういった改善をもしみんなが図ろうとしたときに、
「自分の前の人は一体どんなことをやっているんだろうか」
「自分から次につなぐ人はどういうことを注意してやる作業をしているんだろうか」
と言う、自分の前後を組織する方の業務を知ることからトライしてみるのもいいと思います。そうなると、「こんなデータの形」で「こんなコミュニケーションの手段で」ものが渡されているんだなぁと言うことが理解できると、一体そのやり方でほんとにいいんですか？というような疑問点も出てくると思います。疑問点が出ると言う事は、皆さんがそれぞれ抱える「理想」と少しの違いがあることの裏返しだと思います。そのタイミングこそが、皆さん自身が抱えている理想をその場に出すチャンスです。その理想が「絵に描いた餅」で終わらずに、「こういう風にしたらできると思うんですけどもいかがでしょうか」とようなアイデアを持ち寄り、議論することができるようになります。そこには自分の前後関係だった人たちだけでなく、その人たちのさらに前後関係の人も、もしくは半径1メートル、5メートルの人たちの連携する業務を全部一気通貫で見られるようになると、「じゃあもう全てのコミュニケーション手段はメールからSlackにしてみようよ」といった、「みんながよくなるアイデア」もたくさん出てくるんじゃないでしょうか。そうなると、いつしか「自分だけの業務改善」だったものが、チームもしくは組織全体で「こういうことにしたほうがよかったよね」と言う改善ができるはずです。自分が「こういうことを変えたい」と思ったときには、目の前の自分の工程を簡略化する業務改善することも大切ですが、ぜひ半径1メートル5メートルに手を伸ばしてみて、ゆくゆくは自分の業務が全体の業務の流れの一体どんなことになっているのかと言う流れをですね、あの俯瞰して見れるようになってくるととてもいいんじゃないかなと思っています。そういったことに皆さんに目を向けていただくために、私自身あの様々な案件を担当させていただく際には、一つ一つの業務の流れ、いわゆる「業務フロー」を必ず書き出すようにしています。書き出して、同じものを見ることによって、全員で共通認識を持つことができるんですよね。そのアクションこそが、全体を俯瞰した上で業務改善をしていく第一歩だと考えているからなんです。こういった業務フローを書くのに適しているたくさんのツールやサービスが提供されています。これまで活用してきたものを、またどこかで紹介しようと思っていますが、今は「Miro」と言うツールや、Googleドライブにアドインが可能な「diagrams.net」と言うサービスです。もしかしたらMicrosoftを使われていると「Visio」と言う製品を聞いたことあるかもしれませんが、それに近い類のクラウドサービスです。こういった「業務の流れを可視化」するときに、図形を描画しやすいツールを手元に持っておくと、こういった「みんなを巻き込んでの業務改善」の話がとてもしやすくなるんじゃないかなと思うので、ぜひご参考まで。
今回は、「kintoneSIGNPOST:業務の流れを掴む」についてお話をさせていただきました。個人にしても団体にしても、「できる！」のひらめきに出会えるような働きかけをしていきますし、もしこの番組をお聞きになられた方が「おっ？」と思っていただけたのであれば、とても嬉しいです。
それではまたいずれどこかで。ばばーい！
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