#仕事　小口現金を廃止する。DX準備

#経営管理のDX

着任して色々目に付いたことの一つに小口現金がある。管理方法は統制が取れてない。誰でも小口現金にアクセスでき、許可なく使っている。

本社移転した5月、移転でバタバタしていたのだろう、小口現金の残高が合わない。金額の多寡で判断するものでもないが、決算やケイパビリティを考えると探すメリットはあまりなく、雑損で処理した。

そういったこともあって小口現金を廃止することを決定した。前職では立替金でやっていたが、現職では経費立替はきついということで、経理チームに方法を考えてもらった（答えは持ってるけど）。

過去の小口現金の使途を調べると、レターパック、切手、印紙が主なものだった。
レターパックと切手はクレジットカードで購入して一定程度ストックしておくことにした。問題は印紙。電子契約が増えてきたが、クライアントの２社が紙ベースの契約書として残っている。取り得る方法は、電子契約にしていただく、1通原本作成して当社はコピーを保管する、印紙をストックしておく、の3つ。電子契約は相手が大きな会社なので直ぐ直ぐの切り替えは困難。1通原本作成して当社がコピーを保管は、取引先担当がイシューを増やしたくないということで（その担当の説得も手間だし）断念。レターパックや切手は管理しなければならないので、印紙もストックする方法にした。

これで小口現金は廃止できた。

現金から現物の管理に移っただけと見えるかもしれないが、両方管理していた手間が小口現金分はなくなり、小口現金を持って買いに行く手間も減り、残数（と使途）の管理だけになったので管理工数は減る。

今後は切手やレターパックを使った郵送を減らしてメールベースにしていき、紙ベースの契約書のクライアント２社の電子契約への移行を待ち、ストックの管理も減らしていきたいと考えている。