メールソフト活用によるタスクマネジメント～メール業務多めの外勤者向け～

「デジタル普及で便利になったのはいいがメールが増えた」
「リモートワーク推進で出社頻度は減ったがその分業務量が増えた」

多くのビジネスパーソンが抱える悩みではないでしょうか？得意先との関係を作る外勤も大事ですが、組織に属するなら会社への報告等内勤も大事な仕事です。

・外勤中に「あの報告今日までだから帰ったらすぐPC開いてやらないと」と思っても帰ると別の業務が入って忘れてしまった
・メールが多すぎて見るのに時間がかかってしまう

内勤業務に加えて外勤もあって、ついタスク漏れが生じてしまう人にお勧めなのが「メールソフト活用によるタスクマネジメント」です。

私の場合

内勤：外勤＝５：５
社内メール：outlook（スマホからは閲覧と簡単な返信のみ可能）
私用メール：gmail
1日30通程度：社内、上司からの連絡事項がほとんど。一部報告義務や得意先からのレスポンス必要案件あり

具体的には、３つを実行してます
１．待ち時間や隙間時間にスマホで内容は先に見ておく（outlookメールが届いたら通知、あるいはgmailに転送設定）
２．PC開いた時に、閲覧済みは”済フォルダ”に移動。作業必要なメールは”フラグ”を立てておく
３．外勤中に思い出した案件はスマホgmailからタイトルに案内を記載してoutlookにメール送信

約束事
・閲覧して返事が必要なものは可能な限り即返信する
・タスク（メールboxの量）が20を超えてなお未読メールがある場合、当日メールは翌日にまわす

まとめ

手帳や各todo管理のアプリなども試しましたが、リモートワーク普及によりメール量が増え毎日必ずメールは見る習慣から現状は、メールによるタスク管理が大変上手くいって漏れなく業務ができています。

また、とりあえず目を通すことと即レスが習慣化しているので社内的にもしっかり仕事している感が出ます。

特に３のやり方を浮かんだアイディアをメールで送付するにアレンジすればこなすだけでなく、＋αの仕事もしっかりタスク化することができます。

少しでも参考になれば幸いです。