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年間5,000件の日程調整をする私が曜日を案内しない訳

こんにちは!ヒロリーヌです。
当noteにお越しいただきありがとうございます。
はじめてのnote投稿ですがご笑覧いただければ幸いです。

初めましての方へ
簡単に私を表すものを記しておきます。

生息地:標高800mの小さな農村
ボス:石倉さん
働き方:リモートワーク
好きなもの:金子みすゞの詩
最近の挫折:エアロバイクをプレゼントされたが習慣化できない

私の生息地では田んぼが多く、今時期は田んぼの水面に夜空が映り込みこんな表情を見せてくれます。

夜になると聞こえてくるカエルの鳴き声に耳を傾けながらnoteを綴る今日この頃です。

余談ですが...
「米」という字を分解すると、「八」と「十」と「八」で「八十八」と読むことが出来ます。昔から米を作るには八十八もの多くの手間がかかると言われていますが、採用の仕事をしていると米作り同様に多くの手間がかかるものだと感じます。
採用にたずさわっておられる皆さま、本当にお疲れ様です。

採用業務って盛りだくさんだよねーという詳細はこちら▼

数多ある採用業務の中でも、面接の日程調整はきわめて神経を使う業務ではないでしょうか?
人と人が会うというシンプルなものではありますが、確実にご縁をつなぐために様々なリスクに備えて対策を講じる必要がある難易度の高い業務です。
そのために年間5000件の日程調整をする私が実践している対策のひとつをご紹介いたします。

面接日の曜日を案内してはいけない?

私は面接日時のご案内に曜日をいれません。

7月16日 (火) 18時〜

ではなく

7月16日 18時〜

とご案内します。
その訳は、日付と曜日の不一致間違いを招くからです。

実際に次のような事が過去にありました。

・7月16日(火)18時〜日程確定
・求職者は当日お越しになりませんでした
・翌日7月17日(水)18時に昨日来るはずの求職者が来社

当然大慌てで面接官をアサインするというこの事態はなぜ起きてしまったのでしょう?
理由は2つあります。

・該当の週は月曜日が祝日で求職者は7月16日を月曜日だと勘違いをしてしまった。
・日付よりも曜日が印象強く記憶に残っていた。

私はこの事象を『曜日トラップ』と命名し、以後曜日をご案内せず日時のみをご案内するという対策をとるようにし、その後は日にちを間違えて面接にお越しになる方はいなくなりました。

「勘違いする人は稀」
「そんな注意力に欠ける人、面接に来てもらっても...」
というご感想をお持ちの方もおられるかもしれません。

しかし求職者と面接官、どちらも貴重な時間を割いてお会いになるのですから、ご縁を確実につなげられるようリスクは事前に取り除いておくというのが曜日をご案内しない訳なのです。

『リスクは事前に取り除いておく』という事例では他にも
先日の関東大雨警報の日は「もしかすると大雨の影響で電車遅延等が出て面接に来れないという方がいるかもしれないな。」と思い、求職者へ「もし悪天候によりご来社が難しい場合は、日程変更やオンライン面談も可能ですのでお電話でご連絡くださいませ。」とメッセージをお送りするという対策をとりました。

こうすることで、直前のキャンセルや遅刻は防ぐことができます。
求職者の方にも大雨のなか無理してお越しいただくより安全に来社してもらいたいですしね!

クライアントさんにも上記のような対策をおすすめすると、

と仰っていただけました。

仕事のやりがいを感じる瞬間です。


日程調整がどうしても苦手、負担。。。という方は採用業務をまるっと任せるCASTER BIZ recruitingという手もあります。
その場合もう明日から求人媒体を見る必要はありません(笑)
採用相談会もやっているのでご興味のある方はぜひ!

今回は以上です。
この他にも私が実践しているルールについて今後も綴っていきたいなと思いますので、ご興味をお持ちいただけた方はフォローしていただければ幸いです。

最後までお付き合い頂きありがとうございました!



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