アラ還、より具体的な「困りごと」解決を目指して！
どうも、アラ還サラリーマンです。
とある地方の某小売業の会社で、店舗運営全般を統括する部署の管理部門の担当をしています。
管理部門では、店舗事務方のサポートやデータ管理などなど、多岐にわたる業務を担当しています。
ここ数年、デジタル技術の発展により、業務効率化や課題解決の手段が増えてきました。これらのツールを適切に活用することで、従業員の負担を軽減し、店舗運営全体の改善が図れると考えています。そのため、遅ればせながらデジタルツールの勉強を始め、業務課題をどう解決できるかを模索しています。
そんな経緯を綴った記事です！ 今回の記事でも活躍するＣくん初登場！
まだまだ力不足ですが、小さな一歩を踏み出しました。
最初の一歩はトホホな結果に・・・
これまでの勉強してきた過程で、デジタルツールはうまく活用すれば多くの業務の効率を高める可能性があると分かりました。
そこで現場の「困りごと」を具体的に洗い出すため、ある日、私が所属する部署内でのミーティングの席で、各メンバーに業務の中で直面している「困りごと」を共有してもらおうとしました。
しかし、結果は芳しくありませんでした。
メンバーから具体的な課題や提案があまり集まらず、「困りごと」の共有がうまく進まなかったのです。
ここで、私自身がもっと具体的な手順やアプローチを示す必要があると痛感しました。
そんな経緯を綴った記事です！ 今回の記事でも活躍するＥさん初登場！
自分の考える「困りごと」解決の具体的手段とは？
そこで、私は一旦立ち止まり、自分自身で考える「困りごと」を洗い出し、その解決策として、デジタルツールを活用したアプリのアイデアを３つ考えました。これらのアイデアは、自分が業務に携わる中で感じた具体的な課題を元に、どのようにデジタルツールで解決できるかを模索したものです。
以下は、そのアイデアの概要です。
棚卸修正の確認メールを配信するアプリ
【必要と思った理由】
わが社では年に２回の決算期に、各店舗で商品の棚卸を実施しています。
棚卸は会社の利益の確定のための重要業務です。
しかし、決算棚卸後、店舗から修正の必要の有無や調査状況を把握することが煩雑になっています。
【アプリの概要】
決算棚卸後、10日経過しても修正の電子申請が立案されていない場合に、その店舗の店長・棚卸事務局宛に確認メールを配信する。
自分がこの電子申請協議先になっているので、店舗で立案した段階で自分宛にメールがくる。このメールが棚卸後、10日経過しても来なければ、確認メールを配信する。
「Power Automate Desktop」「Outlook」を併用して実現できそう。
物流緊急連絡情報を該当店舗へメール配信するアプリ
【必要と思った理由】
各店舗には毎日、わが社の物流センターから商品が入荷しています。
しかし、物流配送量の過剰や、台風・地震の災害時等、やむを得ない事情で物流センターからの配送が滞ることがあります。
社内イントラ上には、物流緊急連絡ページがあるのですが、店舗ではいちいちそのページの更新状況をずっと眺めているわけにはいきません。
【アプリの概要】
社内イントラ上にある物流緊急連絡ページに新しく投稿があった場合に、投稿内容に応じて該当店舗にメールを配信する。
投稿ページに添付ファイルがあれば、それもメールに添付する。
パソコンにいちいちログインしていなくても、社用スマホのメールソフトで見ることができるので便利。
「Power Automate Desktop」「Outlook」を併用して実現できそう。どうやって社内イントラ上を監視するかが課題。
生鮮棚卸を自店でできるアプリ
【必要と思った理由】
わが社では各店舗の生鮮部門は毎月棚卸を実施しています。しかし、そのために棚卸業者から専用端末をレンタルしています。これの代替用のアプリがあればレンタルの必要がなくなります。
【アプリの概要】
社用スマホでJANコードを読み取り、商品マスタから売価を反映させる。
プリンターと連携させて明細を印刷。その明細で監査を実施する。
明細を集計する機能で、部門別に集計した金額を在庫として確定する。
棚卸業者への専用端末のレンタル料金が無くなり、コスト削減に貢献することができる。
難易度が一番高いと思われる。「AppSheet」や「codepen」で実装できるか？ また別のツールを探すか？
これらのアイデアをより具体化するためには、フィードバックが必要です。そこで私は、自部署内の私が所属する管理部門チームのメンバー、ＣくんとＥさんにこれらのアイデアについて忌憚のない意見を求めることにしました。
チーム内で強引に依頼しました！
ＣくんとＥさんは、私のチーム内で特に頼りにしているメンバーです。
Ｃくんは、若手でやる気に満ちており、新しい挑戦に対して積極的です。
管理部門としての経験はまだ浅いですが、店舗の現場での経験は豊富で、実際の業務フローをよく理解しているため、私の考えたアプリが現場でどう役立つかという視点を持っています。
一方、Ｅさんはパート社員さんの中では一番最近に入社された方です。
管理部門としての経験は、Ｃくん同様まだ浅いですが、業務内容をしっかり理解し、適切に仕事をこなす優秀な方です。
彼らに対して、私の考えたアプリのアイデアについて意見を求めるため、私はメールで依頼しました。併せて、彼ら自身が感じている「困りごと」を解決するためのアプリのアイデアも出してもらうようにお願いしました。このメールには、以下のような内容のファイルを添付しました。
私の考える「困りごと」を解決するためのアプリの概要と説明。
ＣくんとＥさんに対して、このアイデアに対する意見や質問を入力してもらうための欄。
ＣくんとＥさん自身が必要と思うアプリとその概要や説明を記入する欄。
お互いの勤務シフト上、顔をあわせる機会がなかったため、メールでこの依頼を送った際には、少々強引に感じられたかもしれません。
ごめんね───！ 私だけ連休とっちゃったから（謝）
チームメンバーのアイデアも盛り込もう！
依頼したファイルが、ＣくんとＥさんから戻ってきました！
忙しいのに時間をとってくれてありがとう！
Ｃくんからは、以下のご意見をいただきました。
棚卸修正の確認メールを配信するアプリについて
月末に決算棚卸を実施する店舗もあるので、確認メールは棚卸実施日ごとに変えられると良い。
確認メールに「このままだとこの部門・グループは再棚卸・ロス対策書提出です」みたいなことをお知らせしてくれるといい。
───いいね、その視点！ 対策書の提出となると必死になるかも───
物流緊急連絡情報を該当店舗へメール配信するアプリについて
店舗スマホは基本共用なのでアウトルックは個人のIDでログインはしていなかったと思う。個人スマホでの確認は別だが、社用スマホでの閲覧方法に関して検討の余地があるかもしれない。
───確かに、個人スマホじゃないから、店舗のパソコンで自分のアカウントで確認してもらうのが現実的かな───
Ｃくんの、必要と思うアプリとその概要もいただきました。
異常荒利が発生した店舗へ確認・処理依頼のメールを配信するアプリ
社内営業情報管理システムに異常荒利が発生した場合に、該当店舗の店課長・事務管理担当者・売場担当者へメール配信する。
上記メールには、処理済み及び確認済みの回答欄等を設定したファイルを添付する。店舗は、自部署・各商品部宛へ回答メールを送信する。
店舗の未回答が５日間続くようであれば、再確認メールを送信する。
またＥさんからも、必要と思うアプリとその概要をいただきました。
棚卸用貸出プリンターを棚卸日に合わせて自動で振り分けてくれるアプリ
店舗の売上規模や在庫金額を入力すると本当に必要なプリンター台数を算出する。
各店舗の決算棚卸スケジュールにあわせて、日別に店舗ごとの必要台数が入力される。
ＣくんとＥさんのフィードバックは非常に建設的でした。また現場の視点を取り入れた実際に使えるアプリを考える上で、非常に役立つと感じました。
自分とＣくんとＥさんで、５つのアイデアが出てきました。この中からより現実的なアイデアに絞り込んでいきたいと思います。
このように、チームメンバーのアイデアを盛り込むことで、より実用的かつ現場に即したアプリを開発する道筋が見えてきた感じがします。
チームメンバーへ感謝！
今回の「困りごと」依頼メールを通じて、ＣくんやＥさんの協力に深く感謝しています。彼らのフィードバックやアイデアがなければ、私の考えたアプリは単なる思い付きに終わっていたかもしれません。
小さなチームですが、お互いの協力と意見交換が、最終的に効果的な「困りごと」解決のアイデアを生み出すための重要な要素であると改めて実感しました。
今回は管理部門チームだけでしたが、今後も、デジタルツールを活用して業務課題を解決していくためには、小さなチームメンバーである彼らの力を借りながら、具体的な「困りごと」解決の実装を目指していきたいと考えています。
いずれ自部署全体からも具体的な課題や提案が集まってくれば・・・と想いにふけるアラ還でした。
ではでは、今日はこのへんで！
2024/09/29 下記を追記しました。
自分の考える「困りごと」解決の具体的手段で、必要と思った理由の追加と、箇条書き部分をアプリの概要としてまとめました。
サムネイル画像のタイトルに通し番号を追加しました。（今回でVol.4になったのね────）
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