アラ還、部署内の困りごと"御用聞き"に奔走す！
どうも、アラ還サラリーマンです。
とある地方の某小売業の会社で、店舗運営全般を統括する部署の管理部門の担当をしています。
管理部門では、店舗事務方のサポートやデータ管理などなど、多岐にわたる業務を担当しています。
最近、デジタルツールを活用して業務課題を解決するべく、遅ればせながら勉強を始めました。
そんな経緯を綴った記事はこちら！
部署内での小さな困りごとを解決するべく、小さな一歩を踏み出しました！
自分の「困りごと」って何？
まず改めて自分自身が考える「困りごと」について列挙してみました。
①古いマニュアル類の整理
社内イントラ上のマニュアル書庫には、自部署・他部署のマニュアル類を載せています。しかし自部署のマニュアル類の中には、最新ではないものも多く存在しています。
これらを整理するには相当時間を要すると思われます。
②紙の書類が多い
自部署もそうですが、これはわれわれが統括する店舗側のいわゆる事務方の仕事でもそうなんです。紙の書類ですから保管するにも場所をとります。
しかも保管期間が決まっているものが多いので、勝手に捨てられません。とても厄介です。
③ハンコがないと次に進まない
会社の仕組み上、仕方ないところもありますが、書類にハンコがないと次に進みません。特に私が所属する管理部門では、ハンコ文化が根強く残っています。
②と③は、会社全体の話になるので今時点では中々ハードルが高いです。
自分の周囲を巻き込んでやるとなると、①が現実的です。
でもデジタルツールで何とかなるのかな・・・。
次の部署内ミーティングの席で、みんなの「困りごと」を聞いてみよう！
部署内ミーティングでぶちまけました！
私たちの部署は、メンバー同士のコミュニケーションも円滑であり、職場環境は良好です。
しかし、デジタルツールの活用については、他の企業に比べて遅れていると漠然と感じています。
特に、日常的な業務の中で多くの時間が手作業に費やされており、業務の効率化が求められています。
私たちの部署では、紙の書類やExcelを使った手動のデータ集計、メール配信、資料作成といった業務が多く、これらの作業が日常的に時間を奪っています。
日々の忙しさに追われ、業務改善に時間を割く余裕がないという声も上がっていて、まさにマヒ状態に陥っているといえます。
そんなある日の部署内のミーティングで、Ａ部長から
「小さな業務改善やExcel操作、メール配信など、少しでも時短になるような小技を共有していこう！」という呼びかけがありました。
Ａ部長自身も、日常業務の中で小さな改善を積み重ねることが重要だと感じているようです。
しかし、多くの社員はその言葉に反応を示さず、現状に甘んじているように見えました。
私はその場で、
「デジタルツールを活用して業務課題を解決するために勉強を始めたばかりですが、何か困りごとはありませんか？」と提案しました。
これに対しても、メンバーからは具体的な意見や課題の共有はほとんどなく、興味を持っているようには見えませんでした。
この反応から、デジタルツールを活用した業務改善の意識がまだまだ浸透していないことを痛感しました。
それでも「困りごと」を抱える人たちもいる！
まったく活発な意見もなく、内心ガッカリしていたアラ還でした。
しかしそのミーティング後に、パート社員のＤさんがこっそりと私に声をかけてくれました。
Ｄさんはエクセルやパワーポイントを使って資料をまとめることに長けており、部署内でも頼られる存在です。
しかもＤさんの机の上には、デスクトップパソコンが２台鎮座しています。
しかし、そんなＤさんもいくつかの業務に課題を感じていました。
１つのエクセルファイルにまとめたい！
Ｄさんからの「困りごと」は、「店舗の数だけあるCSVファイルを１つに簡単にまとめられないか」というものです。
聞けば、マクロなどの自動化は使用しておらず、すべて手作業でコピペ処理しているとのことでした。
作業効率に大きな改善の余地があると感じました。
店舗ごとにデータダウンロードしなきゃいけない！？
しかしそもそも、どうして「店舗の数だけ」CSVファイルが存在するのでしょうか？
そのあたりをＤさんに詳しく聞きこみました。
すると、Ｄさんが資料作成のために使用しているシステムの仕様がそうなっているとのことでした。
私には縁もゆかりもないシステムで、いじったことすらありません（笑）
現在、わが社で使用している一部のシステムでは、必要とするデータを、管轄する店舗分まとめて抜けないのです！
Ｄさんは店舗ごとにデータをCSV形式でダウンロードして、ファイル名も店舗名にして保存していました。
Ｄさんは、
「ファイル名はコピペしているから時間はそんなにかかりませんよ」と言っていました。
いやいや、でもこれをやっている間は、何もできませんよ、Ｄさん！
これはなんとかせねば！
相互監査の監査員のシフト表を自動作成したい！
さらに、他のパート社員のＥさんからも「困りごと」を相談されました。
Ｅさんはパート社員さんの中では一番最近に入社された方です。
しかも私と同じ管理部門のチームメンバーです。
いろいろ雑務を押しつけてごめんなさい（謝）
わが社では半年に２度、管理業務の監査を店舗間で相互にしあっています。
店舗の監査本番の１ヶ月前に監査員３名、監査本番の日に監査員１名が、それぞれ違う店舗からやってきて監査をします。
そのシフト表作成がまるでパズルゲームのよう・・・。
Ｅさんも作成に四苦八苦しています。
わかるよ、わかるよ、その気持ち！ なんせ以前は私がやってたからね（笑）
私もずっとめんどくさいなぁと思っていたのです。
「困りごと」解決のアイデアを出してみた！
ＤさんとＥさんからもらった「困りごと」を解決するために、デジタルツールをどのように活用できるかを考えました。
CSVファイルを１つにまとめる方法について
ネット検索などで調べてみると、Excelの「Power Query」や「VBA（Visual Basic for Applications）」を使うことで、自動的に複数のファイルをまとめることができそうです。
私はまだ使用したことはありませんが、「Power Query」を使えば、データの更新も簡単に行うことができるという記事を見つけました。
手動でのデータ入力や修正の手間を大幅に削減できそうです。
Ｄさんも「Power Query」には気づいたと言っていました。
しかしとっつきにくいので「Excelのマクロをお願いします！」と言われてしまいました（笑）
店舗ごとにデータダウンロードする方法について
最近勉強した「Power Automate Desktop」というツールを使用すれば、一連の作業の自動化ができそうです。
しかも小難しいプログラム言語の習得の必要もなし！
さっそく取り掛かってみました！
シフト表を自動作成する方法について
これも YouTube で検索すると、相当数ヒットしました。
Excelの「VBA」を使用している動画が多いみたいです。
みんな結構つくってるんだなぁ・・・。
それだけ大勢の人たちが頭を悩ませている問題なのかもね。
ただ監査員の組み合わせを単純に計算させただけでも、天文学的数字になるはず！
ここは最適な組み合わせの解を計算する、AI技術が必要かもしれません。
引き続き、Excelの「VBA」で実現可能かを探っていきます。
小さな「困りごと」の発見を習慣化しよう！
業務改善に向けては、ＤさんやＥさんのように日常的に「困りごと」を抱えているメンバーからの意見を積極的に収集することが重要だと思いました。
ＤさんやＥさんが「困りごと」を打ち明けてくれたように、他のメンバーも日々の業務で感じる「困りごと」を持っているはずです。
しかし、多くのメンバーはその「困りごと」を表立って共有することを躊躇している可能性もあります。
そのため、「困りごと」の解決のための意見収集を定期的に行う仕組みをつくること、そして「困りごと」の早期発見と解決策の検討を習慣化することが必要だと感じました。
最終的には、部署全体がデジタルツールを駆使して、手作業に頼らず効率的に業務を遂行できる環境を整えられれば最高です。
業務改善を進めることで、メンバー一人ひとりの負担が軽減され、より「人間にしかできない」業務に時間を割くことができるようになれば・・・と妄想するアラ還でした。
ではでは、今日はこのへんで！
＝＝＝ 2024/09/15 以下追加しました ＝＝＝
部署内ミーティングでぶちまけました！の章の前に、自分の「困りごと」って何？の章を追加しました。
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