候補者の意欲を向上させるWEB説明会の実施方法とは

こんにちは、「青春」と「愛」を軸に、採用マーケティング支援を行なっているHeaRです。

コロナウイルスによって、合同説明会が中止となり、急遽多くの企業でWEB(オンライン)説明会に切り替えています。
ただ、通常のオフラインの説明会と違って、準備するものやり方・ポイントが変わってきます。

そこで、今回はWEB説明会のメリット/デメリットから、円滑に進めるための手順やツールをご紹介します！

WEB説明会のメリット

①遠方の学生(候補者)も参加できる
1番のメリットは、地方や海外にいる遠方の学生・候補者が、インターネット環境さえあれば参加できるということです。
遠方まで行かなくても会社説明会に参加することができます。

②双方向のコミュニケーションがとることができる
チャット機能等が充実している今、説明会中に学生からの質問を受け付けることができます。リアルタイムで学生の疑問を解消することができます。

③より多くの学生と出会える可能性が増える
オンライン説明会をしているなら、移動中や合間の時間を利用して参加してみようかなと、オンライン説明会を活用する学生も多く、通常の説明会のように席に上限があるわけではないので、多くの学生と出会えるチャンスになります。

WEB説明会のデメリット

■WEB説明会では質問がしづらい（候補者側）
従来の参加型のオフラインの説明会では志望企業の人事担当者に向けて直接質問することが出来ます。しかし、オンラインのweb説明会では直接質問することが出来ません。そのためほとんどのLIVE配信型のweb説明会ではチャットによる双方向のコミュニケーションを可能としています。匿名で質問できるようなSlido、事前に質問できるようなアンケートフォームを送っておくのも良いでしょう。ただリアルタイムでの質問の方が負担は少ないので前者をお勧めします。

■通信費用がかかったり、通信環境が悪くアクセスができない（候補者側）
web説明会では動画を視聴するため大量のデータ通信が発生します。就活生がスマホなどでweb説明会を視聴する場合、通信制限にかかって視聴できないなんて事もあるでしょう。また、移動中やビルの中など電波状況が悪い場所でのweb説明会の視聴は動画が途切れたり、落ちてしまう場合があります。そのような方もいることを考慮し、説明会動画を録画しておき、ファイルを送信して、自社の情報を改めて知ってもらえるようにしましょう。

■雰囲気が全て伝わるわけではない（企業側）
その場に行かなくてはわからない社員の対応などが全て伝えられるわけではないので、会社説明会で伝えたい雰囲気を全て伝えることは難しいです。

WEB説明会で準備するものやツール

次に、WEB説明会で準備するものをお伝えします。

・PC
・WEBカメラ（PC内臓のカメラがあっても、WEBカメラがあると良い）
・マイク
・Zoom

■PC
PCは可能であれば2台準備しましょう。2台あれば、一台は配信用、もう一台はリアルタイムでの映りや質問、事前に準備したトーク内容を確認することができるので便利です。

■Webカメラ1台

PC内蔵のカメラでもWEB説明会を実施することは可能ですが、より鮮明に映すには外付けのWebカメラがあると良いでしょう。一人の方が話すだけの説明会の場合は1台でもいいかもしれませんが、アングルが遠くなると見辛くなります。そのためスピーカーが2名以上の場合はWebカメラの使用をおすすめします。

■マイク
普段のオフラインの説明会ではマイクなしで実施している場合も、オンライン実施の際には必ずマイクを用意しましょう！スピーカーが一人の場合はイヤホンマイクでも可能です！

■Zoomのインストールとイベントページの作成
Zoomには、
基本（無料）
プロ（2,000円/月）
ビジネス（10アカウントから購入可）（2,700円/月）
企業（100アカウントから購入可）（2,700円/月）
のプランがあります。

【画像出典：https://zoom.us/】
無料でも画面共有や録画機能などほとんどの機能が使えます。

大きな違いは、無料アカウントだと、

3人以上で40分の制限時間がある。
クラウドレコーディングができない。
共同ホスト、投票機能が使えない。
といったところです。

会社説明会は質疑応答含めると40分以上行うケースもあるので、プロを使用するのが良いでしょう！

■Zoomのバーチャル背景

こちらはマストではありませんが、あると企業の特色や雰囲気を打ち出しやすいですし、和やかな雰囲気を作ることができます。アイスブレイクトークにも使えますね。

WEB説明会実施時のポイント

①PCや写り具合・音量のチェック！
写り具合や、音量など、様々な環境をチェックするのは欠かせません。
リハーサルも行い、立ち位置や写り具合をスタッフに確認してもらうと良いでしょう。

②企業の魅力を4Pで説明してみよう！

「人が組織に共感する要素」として、「4つのP」(※1)があるといわれています。

①Philosophy＝理念・目的：組織のビジョン・目的に対する魅力
②Profession=仕事・事業：組織の活動に対する魅力
③People=人材・風土：メンバーと接する事で得られる魅力
④Privilege＝特権・待遇：組織に属する事で得られる処遇や特権

よくありがちなのが、「弊社は人が良いんです！みんな優しいです！」という打ち出し方。もし、『人』で惹きつけるとしても、具体的なエピソードを盛り込んで候補者がイメージできるようにしておきましょう。

求職者がこの４つの中から何を期待しているのか。その期待に応えられるのかが、求職者が自社に魅力を感じるか否かになってきます。

説明会には色んなタイプの方が参加するので、どのPでも惹きつけられるように準備しましょう！

HeaRで使用している4P整理のワークシートもぜひご活用ください！

③Zoom投票機能の使って参加型を意識しよう！
そこで、「今日の説明会でなにが知りたいですか？」といった質問をこちらから投げかけて投票制にすると、候補者も参加型で意欲が上がったり臨場感や一体感が生まれやすくなります。

④質問が出ない場合はよくある質問を話そう！

Slidoやチャット機能を使っても、なかなか質問が集まらないケースもあるかもしれません。そこで、普段よくある質問を話しましょう！

また、匿名で聞きたい候補者さんも多いかもしれません。Sli.doを活用してみるのもいいですね。Sli.doに上がった質問は候補者さんも確認できて、共感したら良いねボタンが押せるようになっています。そうするとWEB説明会に参加した人がどのような疑問を抱いているのかわかりやすくなります。

まとめ

今回の記事では、
WEB説明会のメリット・デメリット
WEB説明会
WEB説明会の注意点
についてお伝えしました。

オフラインと比べて難しい部分もありますが、候補者さんに喜んでもらうことを意識して実施していきましょう！

HeaRではWEB説明会はじめ採用に関するお悩みの相談も承っております。少しでも興味をお持ちいただいた方は下記からお気軽にご連絡ください！

参考文献

(※1)広報会議,企業の魅力をつくる「4P」を意識、今こそ社内活性化に注力
＜https://mag.sendenkaigi.com/kouhou/201505/pickup/004950.php＞(2020.3.3参照)