"指示だし大変問題"への対処法~オンライン秘書編~

SNSを何の気なしにみていたら、「むかし秘書を雇ったものの、指示を出すのが大変で雇うのをやめてしまった。」という人がいました。

今回は、オンライン秘書を雇うことに興味はあるけれど指示だしが大変そう。。と心配な方に向けて、実践していることをもとに解決策を書いていきたいと思います。

秘書に指示を出すのが大変（面倒）問題

いちいち指示をださないと動いてもらえない、というのはオンライン秘書のデメリットとして挙げられることもあるトピックだと思います。オフラインだったら「ちょっとコレやっておいて！」で済むことが、オンラインで依頼をする場合はそういうわけにはいかないことも。

じっさいに私が個人事業主の方のサポートをしていて感じることは、クライアント様の忙しさには波があるということです。忙しさが極まっているときは、指示だしどころではない！（汗）となることも。

指示だしが大変なときに試したい3つの方法

指示だしどころではない！というときの解決策を考えてみました。
（ちなみに、今回はオンライン秘書導入期の場合のお話です。雇って3ヶ月～半年くらい経つと、指示がなくても仕事ができる状態に近づいていく場合が多いと思います。）

①指示だしが不要なルーティンタスクを作る
②依頼したいタスクを箇条書きにする
③Zoomや電話でばぁーとお願いしたいことを話す

①指示だし不要なルーティンタスクを作る
ひとつひとつ指示をだすというのは、そもそも忙しくないときでも効率がいい方法とは言えません。そこで、まずは指示だしが不要なルーティンのタスクを作るというのがおすすめです。

たとえば、下記などは細かい指示がなくてもできるタスクの例です。

・入力系のタスク（経費の仕訳、請求書作成など）
・ＳＮＳの予約投稿
・リサーチ

②依頼したいタスクを箇条書きでメモする
これは、ちょっと手が空いたタイミングでGoogleドキュメントなどにメモしておく方法です。5分くらいで作成して、秘書へ共有します。

この方法だと、秘書が稼働していない深夜や早朝でも指示だしが可能です。また、このメモを作ることでクライアント様の仕事と秘書の仕事を分けることができ、タスクの整理にもつながります。このタスクメモは、chatworkやトレロなどに登録するでもよさそうです。

③Zoomや電話でばぁーとお願いしたいことを話す
メモを書くのも煩わしい！という方には、口頭で指示をする方法としてZoomや電話で行う方法もあります。口頭でメモを作る方法は、LINEのボイスメッセージなども便利かもしれません。

＜番外編＞
導入期ではなくある程度サポートをして期間がたっている場合は、緊急度や重要度が低かったタスクに着手をすることもあります。時間があるタイミングだからこそできることもありそうですね。

まとめ：秘書への指示だしを効率よく行う方法

オンライン秘書を雇った際の指示だしを効率よく行うためには、指示が不要なルーティンタスクを作って、依頼したいタスクメモを作成するのがおすすめです。

個人事業主様のサポート経験を活かして、ご自身にあった方法をご提案させていただきます。

ヤマアキWork

本日もお読みくださり、ありがとうございました！