Salesforce構築物語1ヶ月目　〜Salesforce運用のゴール設定と用語の整理〜

こんにちは！

気づいたら、もうすぐバレンタインの季節ですね🍫💗

指先は、バレンタインのチョコネイルで染まっているはすみんです。笑

今回は私が、今年の1月から1人で取り組んでいる、Salesforce構築の構築物語を可能な限り毎月共有したいなと思い、こんな形でnoteを書いてみました。（リアルの構築状況を見てもらえればなと）

今まではSalesforceを活用してきたことはあったのですが、
さすがに運用設計を考えるのは初めてで。。。

そんな営業の私が、どのようなプロセスでSalesforceを構築していくのか？という内容でお送りしたいと思います。

ぜひ、こんな方には参考になるのではないかなと思います！

・Salesforce導入をこれから検討する方
・Salesforceの再構築を検討されている方
・Salesforce運用をはじめて担当する方
・私のように一営業として、業務プロセス設計を担当される方

私がどんな人なのかっというのはこちらのnoteをみてもらえるといいかなと思います！（自己紹介は省略します）

0.Salesforce導入の背景

弊社は元々は2020年の8月からHubSpotを使っていたのですが、

昨年の9月からSalesforceさんが主催された、「第1回 Salesforce スタートアッププログラム」に採択されたことがきっかけでした。

サービスの方向性的にも
自社でSalesforceを入れてないとAPI連携とかしててもあんまり説得力ないよね、というところや
Salesforceプログラムを3ヶ月にわたり受けてみて、
改めてSalesforceの方の活用ノウハウなどを学び、自社でもあんな風に使えたらいいな、、、

という思いもあり、Salesforceの導入が決まりました。

導入は決まりましたが、実際に誰が使うのか？というところは
メインは営業だというところ、

社内でSalesforceを活用していたものが私しかいないということもあり、

代表から「はすみん、よろしく！」で始まったわけです。
（始まり方がすごいスタートアップっぽいですよねw）

そんなこんなで、私とSalesforceの構築物語が始まりましたとさ。

1.Salesforceの概念を理解する

それでもって、Salesforceプロジェクト始まりました。

ちなみに、弊社はセルフプランではなく、サポート付きのプランではじめましたので、
毎週CSの方と定例をして、運用に向けて進めることになりました！

### リード、商談、取引先、取引先責任者とは？（自分の中でおさらい）

・リード：見込顧客
　→簡単にいうと顧客情報を獲得している未商談顧客。
・取引先：Salesforce登録企業管理
　→こちらはご契約している、してない限らず作成する。
・取引先責任者：取引先、企業担当者
　→必ずしも契約責任者ということではなく、企業担当者など取引に関係される方を示している。
・商談：商談を立てるということがSalesforceではよく使う言葉になるが、検討単位をさすと思っていただいた方がいいかも。そのため、一つの取引先には複数の商談が紐づかれるケースがスタンダードになる。

★まずはこの４つの概念を理解することから始まる★

Salesforceを初めて使う方はSalesforceの概念や定義を理解するところから始まると思います。
（これが結構複雑で理解するまでに時間がかかるかも。。。）

2.まずはミニマムスタートで始めるために…

■ Salesforce運用のゴール設定をする

ただ使えるようになる、
というお話ではなく、

・どの業務プロセスをSalesforceを使って改善するか？
・自社の業務プロセスを見直して、効率化できること、データ分析をする上で必要な指標何か？

をしっかり明確にすることはとても大事なことだと思います。

今ある管理方法をSalesforceに置き換える

のではなく、
今の管理方法が「より効率よく管理できる仕組みをSalesforceを使って、どう活用するか？」
という視点がすごく大切だと思いました。

弊社RocketsとしてのSalesforce運用のゴールは。。。

将来的に、行動管理、売り上げ予測、受発注、請求書管理をSalesforceだけで完結させること。

ですが、今はHubSpot使っているため、いきなり全部乗り換えはハードル高い、、、

なので、まずはミニマムスタートを切れるようにする
ということから、
現在進行中の商談から登録をすることを

ファーストステップとして

設定を始めることにしました！！！

3.1ヶ月で取り組んだこと（リアルな内容）

1ヶ月で取り組んだこと、を赤裸々にオープンしちゃいます！
（これは本当にリアルにやったことを書いてます😳💦）

ぜひ、noteを読んでくださった方の参考になれれば嬉しいです！

Week1

・タイムゾーン設定
　→Salesforceは外資サービスなので、日本が基準としてサービス構築されているわけではないので、まずは日本時間に設定しました。

【プロファイルを管理＞設定＞言語とタイムゾーン＞タイムゾーン＞日本】

・営業時間
　→タイムゾーン同様にこちらも設定しました。（なくてもいいかもしれません）

【ホーム＞会社の設定＞営業時間＞タイムゾーンを日本にする】

・自社ドメイン管理
　→社内の人はリード生成されないように設定するという内容です。

【プロファイルを管理＞設定＞私のメールtoSalesforce＞私の受け入れ可能メールアドレス＞自分のメールアドレスを入力＞関連する salesforce.com レコードに自動的に割り当てます。にチェック＞保存】

・メールの署名設定
　→Salesforceからメールを送る時に自動で署名を入れる設定。

【プロファイルを管理＞設定＞私のメール設定＞署名＞Salesforceで送る時記載したいメールの署名を入力する】

-----------------ここまでは基本設定-----------------
・営業プロセスの定義作成
　→こちらは企業によっては
01,02などの数字で管理するケースと
弊社のようにアルファベットで作成するケース
があるので、自社で浸透しやすいやり方がいいのかなと思います。

私はいままでの知識や経験を踏まえ、アルファベットでの管理で進めてみました！
（かなりオーソドックスな内容ではないかなと思います！）

・【リードソース】の種別、必要項目検討、設定
　→こちらは多すぎてもよくないかなと思いますが、
インバウンドかアウトバウンドか、という大きなカテゴリーから分類分けをするといいのかなと思います。
ちなみに、CSの方にはかなり細かい方とは言われました。
（リファラルは３つ→１つにしてもいいかなとは思ったりしてます）

・【リード状況】の定義作成、設定
　→現状はかなりシンプルな内容で設定してます。
弊社はまだ自社内にIS組織もないので、Salesforceを活用するのがどちらかというとアポイント確定後が多いので一旦は簡易的に作成しました。


・日程調整ツールの検討（TimeRex or調整アポ→継続検討中）
　→HubSpotにはデフォルトの機能に日程調整リンクを作成できるのですが、Salesforceには機能してはないので、こちら再検討する必要がありました。
また、SalesforceはMA,SFA、CRMに関連する機能はAPI連携することによってサービス機能を補填しているようです。
弊社で活用する人がまだ少ないので、こちらは一旦利用保留にしています。

Week2

・商談中企業のみ、Salesforceに登録（10社分くらい）
・ メールログも紐付け（手動）
・ ページレイアウト（企業情報の配置など）もカスタマイズできる

【設定＞オブジェクトマネージャー＞ページレイアウト＞Lead Layout＞編集 （編集済み）】

・リードの表示名
　→敬称（Mr,Msなど）は削除できない

・商談を登録する際の「-」もデフォルトから入っているため表示削除はできない

・メールテンプレート作成
　└テキスト作成：classicalメールテンプレート　　
　└HTML作成：Lightningメールテンプレート

・商談の「メモ」はSalesforceの人もほとんど使用することがない
・商談のchatterはSlack連携不可。社内のやりとりはchatter。外部とのやりとりは活動記録を推奨
・メール送信時に自動でCCを指定することはできない
・担当者＝取引先責任者。
契約に関わる人はすべて担当者として管理することが望ましい。
　→Salesforceの機能の恩恵を受けられることが後々多いため
・代理店の管理の仕方
　→リードとして登録はせず、取引先、取引先責任者として登録を推奨。
　→Salesforceの人もそうしているらしいです！

Week3

・G-mailからのリード、新規のレイアウト変更
　→G-mailの画面からリード、商談生成をする際の表示項目の並び替えなどの対応

【設定＞ホーム＞グローバルアクション＞表示変更したい項目＞レイアウト】

・Einsteinというものを入れて、自動でメールログを記憶できるように設定
　→反映まで少しタイムラグがかかる&一人一人対応が必要。

・リードのレイアウトの変更

【設定＞オブジェクトマネージャー＞リード＞コンパクトレイアウト】

⚠️「 フェーズが正しく並び替えられない」という問題発生
　→Salesforceのサポートを初めて利用することに。。。。！

Week4

・取引先にパートナーの種別の項目追加、運用設計
・ビューの条件設定について学ぶ
・取引先のセクション追加について

【オブジェクトマネージャー＞項目とリレーション＞取引先＞ページレイアウト＞Account Layout】

・代理店の管理方法、それに基づく内容についてレクチャー
・CSパイプラインについて
　→Salesforceさんは受注後に自動で更新商談を立つように設定されている　
　→CSフェーズも管理しているそう（1→2→3（確定）→4（保留）→5）的な感じ

★現状のフェーズで、あえて取り組まないと決めたこと★
・商品登録
　→サービスの料金体系が確立されていないため、まずは受注金額を簡易的に記録するところからのミニマムスタートに。
・ 請求書連携（bord）
　→まだ追いつかない
・Slack連携
・LEADPAD（自社サービス）連携
・chatterの活用
・日程調整カレンダーの活用、運用

むすび

   1月までのSalesforceと私の構築物語はここまでとなります！

   また、2月の内容は3月上旬にnoteリリースしますので、
次回またお会いしましょう！

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   では、また来月お会いしましょう👋

   はすみん🌻