個人タスクに優先順位は必要か？
現代の職場環境は、情報過多で忙しく、常に何かを求められる場所です。自分もそんな一人です。
こうした中で、仕事の優先順位付けが生産性を向上させる鍵とよくいろんな本やメディアで言われています。しかし、私自身が経験したように、時には優先順位付けが逆に生産性を落とすこともあるのではないでしょうか？
優先順位付けの落とし穴
私は以前、タスクの優先順位をつけることに多くの時間を費やしていました。しかし、その結果として、実際に作業に取り掛かるのが遅れ、期日が迫ってしまい、仕事の質が落ち、さらにストレスが増えるという悪循環に陥っていました。
新しいアプローチの導入
この問題を解決するために、私は個人の仕事の進め方を見直し、以下の3つのアプローチを取り入れました。
1. 仕事を選ぶ:
まず、仕事を引き受ける前に、その仕事が本当に自分にとって重要なものなのかを考えます。「エッセンシャル思考」という本で紹介されているように、80点以上の価値があると感じた仕事だけを引き受けるよう心がけています。これにより、本当に重要な仕事に集中し、意味のない忙しさから解放されました。
参考サイト: 【エッセンシャル思考①】いそがしすぎる人々へ（Essentialism）
2. 先着順で仕事を進める:
次に、仕事は基本的に先着順で処理します。優先順位はつけません。 これは、一見すると非効率的に思えるかもしれませんが、実はすぐに対応できるタスクを先に片付けることで、全体の作業の流れがスムーズになります。また、相手からの返信も早くもらえることが多く、仕事の進行が早まります。 APU学長の出口さんも下記のようにおっしゃっています。
私は何事にもルールを定めています。ルールさえ決めておけば、いちいち判断に迷ったり悩んだりすることがないからです。「どうしようか」と考えている時間ほど無駄なものはありません。 ルールの1つが、「仕事は先着順にする」というものです。 メールは来た順に対応し、未決の書類は古い案件から処理していく。面会の約束は先着順に応じます
3. 気の重い仕事から始める:
1の先着順に着手していても、 一日の始まりには、タスクがたくさん溜まっていることはよくあると思います。 というより、一日の始まりはいつもみなさんそうだと思います。 そのときに、先着順かつ特に気の重い仕事から取り掛かるのが重要だと思います。これにより、一日の初めから大きな達成感を得ることができ、その後のタスクは軽いものばかりになり、一日で体力がなくなってもさくさくと進めることができます。
この方法は、DeNAの南場さんも下記のようにコメントを残されています。
毎日やらなきゃいけないことっていうのがさ アホみたいにいっぱいあるときに ガーッとリストアップするときあるじゃない？ そのときに、「一番嫌な仕事からやれ」っていうのは20代から言われてやっている。 一番嫌な仕事からやってると 最後さ日の終りとか疲れてくるじゃない？ 疲れてきたときに、楽しい仕事が残ってるとできるけど
: https://www.youtube.com/watch?v=jTArk1gRYik
まとめ
これらの方法を実践することで、私の仕事の進め方は大きく改善しました。タスクの優先順位付けに時間を取られることなく、より効率的かつストレスフリーに仕事ができるようになりました。同じように仕事の優先順位付けに悩んでいる方がいれば、ぜひこのアプローチを試してみてください。