無駄な会議をぶっ潰したい

私は研究の仕事をしているんですが、最近重要なプロジェクトが始まって、会議の数が急に増えました。

会社勤めの方はあるあるかもしれませんが、
ほんっっとーに無駄な会議が多くなってうんざりしています。

会議って色んな種類があって、うちの会社の場合、１：１で実験の相談をする、チームで今後の実験をどうしていくかを話し合う、部長に進捗状況を報告する、他部署の部長含めた会議で報告する、さらにその上の本部長に説明する、社長に報告する…と盛りだくさんです。

この中で「部長に報告する」までは、まあいいんです。

ただ、その上の役職に報告する会議が多すぎる！

最近始まった定例会議が二つあるんですが、A会議で出席してる人はB会議にも出てるのにA会議とB会議で同じ内容を報告するんですよ。

いや、じゃあB会議だけでええやないかと。

イメージしやすいように例え話で説明します。

「ふわふわな卵の究極においしいオムライスを作ろうプロジェクト」というのが始まりました。

そのプロジェクトには、卵担当の卵技術部長、鶏肉担当の鶏肉技術部長、米担当の米技術部長など、それぞれの食材を統括する部長がいます。

そして、その上にオムライス統括本部長がトップにいます。

このオムライスを効率的に作るために、卵をスムーズに割る技術を開発しなさいと言われ、その担当になってしまいました。

この技術の検討状況をプロジェクト会議で逐一報告しなければいけません。

しかし、それと同時に「最高においしいふわふわ卵の親子丼を作ろうプロジェクト」も始まりました。

これも卵が大量に必要なので、卵を素早くきれいに割る必要があります。

これらに求められる技術は共通しています。

そして、この「親子丼プロジェクト」には卵技術部長、鶏肉技術部長、米技術部長が出席してて、「オムライスプロジェクト」にはオムライス統括本部長がプラスして出席しています。

この「オムライスプロジェクト」会議で卵を割る技術の報告をすれば、部長は両方の会議に出ているので問題ないはずなんです。

でも、両方で同じことを報告しろ、と。

これらの会議が1か月2か月離れているのであればまだ分かるんですが、この会議は開催日が4日間ズレているだけです。

まあ、まったく同じ内容を報告するだけであれば、せいぜい2時間程度の話です。

しかし、それぞれの会議用に報告資料を作り分けて、それを報告する前に関係者に照会してOKを貰わないといけないんです。

こんなことしてる時間あるなら実験した方が絶対いいです。

無駄な会議はぶっ潰せないのか

うちの会社では無理だろうなと感じています。

誰も責任を取りたくないから決めないし、重複した会議が多いし、社長が変わるしかないのではと思っています。

海外の有名な企業ではどのようにしているのでしょうか？

アップルやグーグルでは会議参加者をなるべく少ない人数にしているそうです。会議に関係のない人は出ない、招集しない。そうすることで発言しやすく、後から決定事項を関係者に議事録を送るという風にしているそうです。

また、意思決定者を最初に指名しておき意思決定の遅れを防止するということもしているそうです。

結局誰かが決めなければいけないことをお互い押し付けあってずるずる先延ばしにしてしまうことが多々あるので、責任者を決めておくことで、会議では最終的に何かを決めることができます。

こういうのを見ると、非常にうらやましく思います。
うちでも取り入れてほしい…

皆さんの会社ではどうでしょうか？
「うちの会社でも無駄な会議多いよ！」とか
「うちでは無駄を省くためにこうしてるよ！」とかあればぜひ教えてください。

おわり