【インタビュー】予防接種の業務効率化をサポート！harmoワクチンケア導入後の変化とは
今回はharmoが約3年前から行っている川崎区実証実験にご協力いただいている総合川崎臨港病院 （小児科）の医療事務さん、看護師さんにharmoワクチンケア導入後、予防接種業務にどのような変化があったかインタビューを行いました。
―――harmoワクチンケア（医療従事者向けアプリ）の導入により、予防接種の院内ワークフローに変化はありましたか？
医療事務 渡邉さん：これまでは、予防接種状況を管理するため患者さん毎に作成した「ワクチン接種記録用紙」（画像１）を使用していましたが、harmoワクチンケア導入に伴い、この用紙を廃止しました。
これまでの予防接種のおおまかな院内ワークフローは以下の通りでした。
① 事務：患者さんの受付後、予診票と母子手帳を預かる
② 事務：予診票の確認および母子手帳＋ワクチン接種記録用紙を用いて、接種間隔等に間違いないか接種可否をチェック
③ 医師：診察
④ 看護師：ワクチンの準備および接種可否のダブルチェック
⑤ 医師：最終確認のうえ、接種を実施
⑥ 看護師・医師：母子手帳およびワクチン接種記録用紙の記入
⑦ 看護師：母子手帳を返却、次回の予約を取る
harmoワクチンケア導入後は上記の従来のフローに加えて、アプリを用いて④のタイミングで患者認証→ワクチンのGS1コード読み取り→接種可否を確認、⑤の接種後に医師が接種情報を登録しており、＋αの作業が発生している状況でした。
そこで、フローの見直しを行いまして、harmoワクチンケアで接種可否の確認ができているので、ワクチン接種記録用紙を用いた確認は不要と考え、廃止を提案しました。
―――これまでずっと使ってきた「ワクチン接種記録用紙」を廃止し、接種可否の確認をharmoワクチンケアで代替するのはなかなか難しい決断だったのではないでしょうか。
医療事務 渡邉さん：最初はやはり「ワクチン接種記録用紙を無くすのは不安」という声が多くありましたが、無くしたことにより事務としては大きな作業効率化に繋がりました。
また、接種可否の目視確認は、人間ですからどうしてもミスが出てしまいます。その点、システムであればより正確ですし安心感があります。
―――ワクチン接種記録用紙をharmoワクチンケア（医療従事者向けアプリ）に置き換えたことで作業効率化に繋がったとのことですが、詳しく教えていただけますでしょうか。
医療事務 渡邉さん：当院では週１回予防接種の日があり、１日に約40~50名の方がいらっしゃいます。（インフルエンザの予防接種を打つ季節だと約2倍）
ワクチン接種記録用紙を使用していた頃は、その事前準備作業に時間を要していました。まずは、予防接種の予約リストに沿って各患者さんのワクチン接種記録用紙を手元に用意します。
新規の患者さんの場合はいちから作成する必要がありますし、当院に通われている患者さんでも予防接種の時期が空いてしまった方に関しては、病院の倉庫まで用紙を探しに行くこともあります。
その後、予約リストと照合しながら目視で接種間隔等に問題ないか確認しつつ、事前に日付印を押していきます。
この作業を予防接種の前日までに済ませておく必要があり、通常外来の対応をしながら行っていたので、大体半日くらいの時間を要していました。外来の対応がなかったとしても、１時間以上かかる作業だと思います。
ワクチン接種記録用紙を廃止した現在は、電子カルテ内に記録されている情報と予約リストを用いて、接種間隔等に問題ないか目視確認するのみになり、手間が大きく減りました。作業時間も通常外来の対応をしながらでも約1時間かからずで、外来対応がなければ20分程度で終わると思います。
―――事務の方の作業効率化に繋がり、うれしく思います。harmoワクチンケア（医療従事者向けアプリ）の導入で看護師さんや先生の作業にも変化はありましたか？
看護師 髙橋さん：看護師の場合は、これまで接種間隔等の確認は、母子手帳とワクチン接種記録用紙を用いて実施していましたが、それが母子手帳とharmoワクチンケアに変わりました。バーコードリーダーでGS1コードを読み取る作業があるのでひと手間増えましたが、やはりシステムによるチェックがあるのは安心感があります。
先生は、接種後にワクチン接種記録用紙にもロットシールを貼っていたので、harmoワクチンケアに変わったことで少し手間が減ったと思います。
―――harmoワクチンケア(医療従事者向けアプリ)をご利用いただいた感想をお聞かせいただきたいです。
看護師 髙橋さん：繰り返しになってしまいますが、操作に慣れるまでは手間だと思いましたが、システムがチェックしてくれることに対する安心感があり、接種可否の確認をサポートしてくれる良いシステムだと思います。また、転院されてきた方でも過去に接種した医療機関にharmoワクチンケアが導入されていれば、その情報をアプリ上で見ることができるのはうれしいです。
医療事務 渡邉さん：私は保護者の方にharmoワクチンケアの「一般ユーザー向けアプリ」の案内もしているのですが、リーフレットを用いて「医療機関で登録した接種記録がスマートフォンアプリでも確認できますよ」と説明すると７～８割程度の方はその場でダウンロードしてくれます。保護者の反応は良いです。
―――保護者様の反応が良いのはうれしいです！接種記録の自動反映機能はやはり喜ばれる機能なのですね。
この機能はharmoワクチンケア（医療従事者向けアプリ）を導入いただいている医療機関で接種を受けた場合にのみご利用いただけるものなのですが、かかりつけの医療機関が未導入の場合でも手入力で簡単に接種記録の登録をしていただけます。
また、一般ユーザー向けアプリはマイナポータルと連携しています。マイナンバーカードをお持ちであれば自治体が保有している接種記録を簡単な操作で取得することもできます。（取得可能な期間や予防接種の種類が決まっています）
医療事務 渡邉さん：そうなんですね。マイナポータルから接種記録を取得できるのは良いですね。たまに母子手帳を紛失してしまい、再発行後に過去の接種記録情報を医療機関に聞きに来られるケースがあります。
もちろん、これまで当院で接種を受けられていた場合はすぐに情報が分かるのですが、他院にかかっていた場合は役所で聴取いただくようお願いしています。なので、マイナポータルから取得できると便利だと思いました。
―――最後に、harmoワクチンケア（医療従事者向けアプリ/一般ユーザー向けアプリ）に対する要望などはありますか？
看護師 髙橋さん、医療事務 渡邉さん：一般ユーザー向けアプリが多言語に対応すると嬉しいです。当院ですと予防接種を受ける方のうち、約３割は外国の方です。外国籍の方にもこのアプリを使ってもらえると接種状況を把握しやすいのでありがたいです。また、お子さんのことに非常に熱心な方も多い印象ですので、そういった方にも喜ばれると思います。
あとは、予診票も紙だとやはり手間なことも多いので電子化されると嬉しいなと思っています。
―――貴重なご意見ありがとうございます。予診票の電子化は、まさに今、弊社にて開発中の機能になります。来年には、北海道留寿都村・蘭越町での社会実装をめざしています。今後ご期待いただければと思います。
さいごに
自分や家族が当たり前に安心して予防接種を受けられるのは、接種間違いが起こらないよう、医療機関の方々が何度も何度も目視で確認をしてくださっているからです。
harmoワクチンケアの開発背景には、「システムの方が接種ルールを基に接種可否を瞬時に判定するのが得意だから、正確だから」という理由のほかに医療機関の方々の日々の業務をサポートしたいという想いも込められています。
そのため、今回のインタビューでharmoワクチンケアの導入が業務効率化に繋がったというお声をいただき、大変うれしかったです。
今後もご利用いただく方々の「生の声」を大切にしながら、より意義のあるアプリへと進化して参ります。
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