コミュマネ辞典、超実務編 コミュニティへの承認作業

株式会社NASUにてコミュニティ事業や広報をやっている浜田綾です。「コミュニティマネージャー」って肩書きでお仕事しているのですが、このコミュニティマネージャーって、ぶっちゃけ何をするのかよくわからないと思いませんか？  かくいう私自身もそうでした。しかしながら、オンラインコミュニティは今後も増え続けるでしょうし、それに伴いコミュニティマネージャーの需要も増えると考えています。

そこで、コミュニティマネージャーの実際の仕事の内容を超実務レベルで書いてみようと思います。実際読んでいただければわかると思いますが、正直1つ1つは全然難しくないです。ちょっとパソコンが使えれば、できるレベルです。ですから難しく考える必要はありません。しかし簡単だからと言って侮ることなかれ。コミュニティは生きているので、この地道なタスクを発生する限り365日いつでも対応できる準備が必要です。何しろコミュニティのインフラで欠くことができないものですから。それからこういう日々のタスクをただこなすだけではなく、コミュニティをしっかり見るつもりでやると気づきが生まれるはずです。その気づきをもとにコミュニティが良くなるか？の提案も大事です。

コミュニティについて学問的に学ぶことも大事だとは思いますが、そればかりやっていても実務もできないとこまるわけで。学問的な内容と実務、今年は1年かけて両方をしっかりとnoteに書いて行きます。

では始めます。今日は承認作業です。

🤷‍♀️What's 承認作業🤷‍♀️

承認作業とは、コミュニティにお申し込みいただいたあと、決済プラットフォームからFBグループなどのコミュニティの活動拠点に参加してもらう際に伴う作業です。図解するとこう。

ここでは、有料のコミュニティを主に想定して話を進めますが、無料であってもお金以外の何かしらの入会制限を設ける場合は承認作業が必要となります。

なぜ必要か？

これはもう、コミュニティに参加するためですね。コミュニティにもよりますが、多くの場合はお金の決済をするプラットフォームを実際に活動する場所が別なのです。

もちろんプラットフォームによっては、この作業が不要なところもあるようです。ただ、その場合手数料がお高めだったりする。なので、承認作業が必要なコミュニティもまだまだ存在するでしょう。

例えば銀行振込にして、自前で決済をすることもできなくはないけれど、煩雑すぎて現実的ではない。コミュニティの活動に注力するのであれば、ここは決済プラットフォームさんのお力を借りるのがよいでしょう。

選ぶ基準はそれぞれですが、価格を取るか、機能を取るかに大別されます。手数料が安い方が嬉しい…！ と思いきや、メンバー管理のデータを取れなかったり、データは取れても分析は自分でやらなきゃいけなかったりするので、自分たちのコミュニティにとって何を大事にしたいのか？ で考えると良いでしょう。

オペレーション

では、本当に超実務レベルで説明します。私が一番お世話になっているCAMPFIREコミュニティさんを例に説明しますので、プラットフォームが変われば当然操作は変わります。

1.コミュニティに新規入会がありました。やったー！CAMPFIREに登録しているコミュニティのメールにこのような通知がきます。

2.申し込みいただいた方に、コミュニティの活動拠点の場所のURLをお伝えせねばなりません。さて、この作業手動でもできますが、オススメはCAMPFIREさんの自動返信機能を使うことです。ここのサンクスメッセージってやつですね。この設定をしていれば、申し込みがあったら即、案内メールが飛びます。

もちろん一人一人手動で返事をするのもぬくみがあって素敵だと思います。しかしながら、繰り返しますがコミュニティは生き物で365日続くので、朝でも夜でも即座にお返事するのは疲弊してしまうかもしれません。それならば、オートリターンメッセージを使ってみることをおすすめします。

3.FBグループに承認の通知がきました。ちなみにこの通知はFBグループの管理者かモデレーターの権限を持っていれば通知がきます。「おお！新メンバーだやったー！」とノールックで承認……はダメです🙅‍♀️

4.なぜなら、FBグループの入り口のURLを検索など何らかの方法知ったけど、決済していない人で申請する方もいらっしゃいます。ですから、決済が済んでいるか、リストと照合しましょう。決済履歴が確認できればOK晴れて承認し入会していただけます。私のやっている方法を書きます。もっと早い方法を知ってる方がいたら教えてください。

CAMPFIREコミュニティのトップ画面からメンバー一覧にたどり着く方法。　↓

ここで、先ほどのFBグループに届いた通知と照合するわけです。メンバー一覧の入会日でソートしたり、メールアドレスや名前で検索します。

先ほど通知が届いた「あやぽん」さんは

CAMPFIREのメンバー一覧で探すと…
いました。
あやぽん名義ではないけど、メールアドレスが同じです。

というわけで、同一人物だとわかったので、晴れてFBグループに承認します。

5.せっかくなのでこのタイミングでやっておくといいことを書きます。それは、CAMPFIREの登録名とFBの名前が一致しない人を控えて多くことです。浜田綾がAya Hamadaであるレベルの違いまでは控えなくていいと思いますが、「あやぽん」は、ちょっとわからないですよね。
旧姓を使っていたり、ペンネームだったりする方もおちらほらいらっしゃいます。入り口のタイミングで控えておけば、その方が退会された時の処理も楽です。CAMPFIREさんのこちらのメモ機能に控えておくといいでしょう。

6.ちなみに、決済履歴がないけどFBグループに承認の通知がきた場合。コミュニティによって対応はいろいろあるかもしれませんが、私の場合はFBのメッセンジャーからメッセージを送っています。ただし、FBで友達ではない人からメッセージが来ても気づきづらい仕様になっているので、ほとんど返事は来ませんm(   )m その場合、2,3日待って応答がなければ承認リストから削除するようにしています。

大事にしたいこと

入ってきた熱量を大事に。これに尽きます。ワクワクしながらオンラインコミュニティに飛び込んでもらったわけです。運営側も人ですから、いかなる時も機械のように即承認はできませんよね。そこは無理しなくていい。でももちろん可能な限り早く対応したい。

・サンクスメッセージの利用
上でもご紹介した自動返信メールです。待たすことなく返信ができるので積極的に活用するといいでしょう。

・承認の期間を明記
サンクスメールの中に「承認にお時間いただく場合がありますのが、2日以内を目安に進めます」などあらかじめ即承認できない場合もあると書いておくと良さそうです。

・複数人でオペレーション
コミュニティの規模にもよりますが、この承認作業は365日絶えず続きます。一人でのオペレーションはリスクがあるかもしれないので、複数人で対応できるようにしておくといいでしょう。（私もそのためにこのnoteを書いています。）

以上、コミュニティの超実務レベルのお話しでした。こんなニッチな話に需要があるかどうかはわかりませんが、書いたのは明確な目的があります。今、お仕事でお世話になっている「やりやらタウン」の運営メンバーが増えたので、彼ら彼女らにオペレーションを説明したいわけです。口頭やZOOMで説明してもいいのですが、またメンバーが入れ替わることもあるかもしれないし、CAMPFIREさんを利用している他のコミュニティならこの話少しはお役に立てるかもしれないので、こんな感じでnoteにまとめてみますね。

では、今日も良いコミュニティライフをお過ごしください。

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