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タスクの切り替えロスを意識する

篠原丈司|タイムマネジメント研究家

効率的に時間を使うテクニックの1つとして、同じ種類のタスクはまとめるというものがある。

例えば、請求書の作成は数社分をまとめて作った方が、システムを立ち上げて、入力・印刷・押印・郵送という作業をその都度繰り返すより時間は短縮できる。

登壇の仕事が多い僕の場合、講演の資料を作る時は一気に2~3つ作った方が早いし、より良い構成になっているように感じる。事例が他の講演でも参考になることは多く、まとめて作ることでアイデアが浮かんでくるのだ。

これは、作業手順の効率化だけではなく、(イメージでしかないが)脳の使う場所が違うので、処理速度などが変わるのではないかと考えている。

タスクの切り替えによるロスは確実に存在する。

報告書を作っていたら、メールが飛び込んできたので報告書は横に置き、メールを返信。その後、部下から相談が入り、ようやく報告書の作成に戻ったら、携帯電話に着信。

こんな状況では、もはや何をやっていたのかわからなくなる。

タスクに合った脳の使い方はあるはずで、タスクが切り替わっても、すぐに脳までチェンジできない。この切り替えロスを防ぐためには、1つ1つけりをつけるしかない。

そのために、机の上には1つのタスクだけ置く。

視覚は重要だ。

良くも悪くも僕たちは、目に入ってきたモノに意思決定を引っ張られてしまう。現代の邪魔者の1つは携帯電話。

集中して資料を作っている時に携帯電話が目に入るとSNSの反応が気になってしまう。カバンや引き出しの中に入れるなどワンクッション挟むことで、目に入らなくなり、邪魔を防ぐ効果がある。

その他にも、

メールは通知音がしないようにする。

時間を制限して個室で作業する。

集中していることを周囲に告知する。

・・・などなど

やり方や工夫する余地はたくさんある。

時間をかければ良い仕事ができるわけではないというわけだ。

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篠原丈司|タイムマネジメント研究家
タケシです。ジョージでも可。座右の銘は「時間の使い方を変えると人生が変わる」タイムマネジメントを小学生から広げていき、6月10日「時の記念日」に全国の学校で授業が行われることを人生の目標にしています。社会保険労務士です。https://happy-spiral.jp/