プロジェクトマネジメント研修を振り返って
約3か月間、プロジェクトマネジメントを学ぶ機会を頂き、自身の振り返りも兼ねて、学びを投稿いたします。
きっかけは協業（アライアンス）の打ち合わせ
ちょうど、1年前から協業系の業務を担当させて頂くことになり、業務の進め方に悩んでいたことが研修を受けるきっかけでした。
これまでは、一人のセールスとして売上目標を毎期追いかけていることが仕事でしたが、協業によって外部パートナーと組んで売上を上げることが目標となりした。これまで個人で売上を作ることしか行ってこなかった自分としては、比べ物にならない難易度で、日々悶々としておりました。
なんでうまく進まない？
なぜうまく進まないのかを深ぼると下記かと分析します。
①社外の人間とのコミュニケーションが必要
正直、これが一番大きいと考えております。社外のパートナーも当然、ご自身の業務・KPIを持ち日々行動をしている中で弊社との協業を進めるタスクを優先して頂くには、より高度なコミュニケーションが必要でした。
ただ、定例会を開催して、議事録を共有しても依頼したタスクの期日を超過してまうことも多く、スケジュール通りに進めることが困難でした、、
②問題の発生率が個人で進めるよりはるかに多い
社内で完結する業務であれば、起きない様な問題も社外の方と組んでプロジェクトを遂行する場合は発生します。意図しないタイミングでの人事異動、社外パートナー側の急な方針転換などに、根本の部分からプロジェクトの見直しが必要になったこともありました、、
③0→1の業務支援が必要になる
協業を社外パートナーと行う際に、成果を上げる方法がお互いに定まっていないので、あれもこれもとスコープの範囲を広げてしまうケースも非常に多かったです。闇雲に仮説なしで対応範囲を広げた結果、結果が出ずそのままプロジェクト終了のケースも多かったです、、
プロジェクトマネジメントで学んだこと
前置きが長くなってしまいましたが、
今回の研修では「PMBOKの10の知識エリア」を参考に、ケーススタディー形式で、マネジメント手法を学ばせていただきました。
上記のリンク先でも記載されてますが、「PMBOKの10の知識エリア」こそ、プロジェクトマネジメントを考える際に、漏らさずに管理しなくてはいけない項目となっております。この10の知識エリアの中には、前に項目で記載していたコミュニケーションやスコープに関しても検討する項目として含まれており、とても参考になりました。
ただ、マネジメント初心者の自分としては、すべての項目を完璧に実施しようとするにはハードルが高く感じており、最初に取り組むファーストステップを決めて、段階的にスキルを高めようと考えました。
研修を受けていて、まず10の知識エリアのマネジメントを漏らさずにプロジェクトを進めるには4つのツールを使いこなせば良いと考えてます。
プロジェクトを進める4種の神器(ツール)
研修で学んだ下記のツールを作成し、運用に組み込むことによって、「PMBOKの10の知識エリア」の大部分をカバーすることが可能と考えております。
①プロジェクト計画書
プロジェクトの社内外のステークホルダーに合意形成を図る際に使用します。記載する内容は、「PMBOKの10の知識エリア」を参考に作り上げるのですが、特に「背景と目的」・「成果物」・「スコープ範囲」を明確にすることにより、関係者内でのゴールイメージを統一化します。
②議事録
議事録に関しては、ほとんどの方は作成されたことがあるのではないでしょうか？議事録の目的としては、日々の業務の情報伝達が役割になりますが、形骸化してしまっている方も多いのではないでしょうか？議事録で大事なのは読み手に伝わることが大事になります。会議中に議事録を作成し、そのまま共有するのではなく、読み手が意図を理解しやすいように加工し直す工程が大事です。また、相手に行動してもらうために冒頭に「決定事項・次回までのアクション」を記載する等、動いてもらうための工夫が必要となります。
③ガントチャート
実はプロジェクトを開始する際に、「プロジェクト計画書」よりも前に作成するのが、ガントチャートになります。ガントチャートで最も学びになったのは、あらかじめ予定をすべて埋めておくことです。これまで経験のないプロジェクトであれば、今後のスケジュールは追って決めて埋めて行けば良いと考えておりましたが、後手にスケジュールを組んでいると100％タスクは遅延してしまいます。現状、把握している情報の中ですべてのタスクのスケジュールを組んでおき、都度更新をかけていくことで、逆算してプロジェクトを進めることが可能になります。
④課題管理表
ガントチャートと密接に関わってくるのが「課題管理表」になります。
ガントチャートで作成してタスクスケジュールに対して発生した問題・もしくは発生しそうな問題を管理し、適切に対応を行っていきます。
まとめ
今回、投稿した内容はあくまでも学んだことの一部になります。研修を受けたことによって、体系的にプロジェクトマネジメントの進め方を学べたと思っております。単純に知識として、「PMBOKの10の知識エリア」を勉強するだけでれば、自己学習で良いかと思いますが、本研修では実際にツールを作成・活用まで体験ができますし、とは言ってもマネジメントって簡単じゃないよね的な具体的な経験談を講師から聞けるので、かなり活きた時間だったと思っております。
もちろん、簡単なスキルではないので3か月間の学びで劇的にレベルアップするには難しいとは思いますが、プロジェクトマネジメントの土台作りとしてはお勧めの研修でした！