楽しいPTAのカギ、「サポーター制」について

息子の学校のPTAは「サポーター制」に移行して2020年度で5年目を迎えています。

「できる人ができる時にできる事を」を合言葉に楽しいPTA活動を続けています。

一般的な

役員が決まるまで帰れない保護者会

などは存在しません。

イベントごとに必要なサポーターをメールで募集するスタイルとなっています。

成功のカギは？

さて、ここまで読み進めていただいておわかりかと思いますがポイントは

１）システム化
 　 メールでの案内
　 WEBでの自動集計
２）集まらない時に中止する覚悟

の２点です。

うちのPTAでは「１）システム化(メールでの案内＆WEBでの自動集計）」について以前の記事でも紹介した下記のシステムを使っています。

サポーター成功のカギの１つはこのシステム化にあります。
サポーター制に移行しても結局紙のオペレーションをやっている限り、

「あと２人足りないから誰か参加できませんか？明日まで！集まらないと中恒例のXXXが中止になります！」

というような連絡を迅速に送ることができません。

メールで配信してWEBで自動集計することにより誰でも、どこからでも結果を見ることができます。

そしてカギの２つ目は「３）集まらない時に中止する覚悟」ですね。

これはそのままですが、集まらなかったらそのイベントは開催しません。

保護者の参加が必要なイベントの際には

１．イベントなどの開催＆必要人数を保護者へメール配信(WEB申し込みページを案内)
２．期日までに集まっていればOK
３．集まっていない場合は再度メール配信＆このままだとイベント中止の連絡
４．期日までに集まっていればOK
５．集まっていなければ中止

という形で臨んでいます。

必要人数が決まっている場合には集まらない場合には中止としています。

ただし、この５年間では一度も中止になったことはありません。
リマインドのメール配信で

「いないんだったらやりますよー」

といった感じで手がかならずあがってます。
むしろあがらないくらいなら中止にして良いわけですから。

また、必要人数が決まっていない、外部からのセミナーなどは一応案内はする程度です。
たとえ

「そちらのPTAからはXX人来て欲しい」

という話が外部あってもスルー、あくまでも案内をするにとどめています。

ご参考になれば幸いです。