会議を成功させるため司会者がやるべき3つのこと

「きっと、君なら、
　みんな、話しやすいだろうから」

そんなふうに言われて、
ブレーンストーミングやフリーディスカッションの
司会者を任されたものの、

あれ？

なんだか、話の方向性が定まっていないな、とか、
みんな自由に話してくれたけど、
で、結局なんなの？みたいな顔をしている。

そんな経験ありませんか。

ぼくはあります。

でも、そんなぼくでも、
ある事を意識するようになったことで、
会議の司会をするのが怖くなったのです。

きちんと議題が定まった会議はもちろんのこと、
自由な発言が推奨されるような場でも、
参加者をリードして、
会議を実りあるものにできるようになったのです。

そんな訳で今日は、会議の回し役、
ファシリテーションについて書いていきます。

特にブレインストーミングや
フリーディスカッションといった、
自由な発言が許される場を
ファシリテートをされる方にはとても有益な情報です。

これを読むと、
会議のファシリートに自信をもてるようになるのはもちろん、
あなた自身が会議を楽しむことまでできるようになりますよ。

私の結論を、ズバリひと言でいうと、
ファシリテーターの役割は、
会議参加者の頭を解放して活性化させること。
そして、そのために必要なのが、
矛盾するようなのですが、
参加者に一定の枠を与えることなのです。

それを実感したのは、
お客様のフリーディスカッションに参加した時のこと。
テーマは業務改善。

自由な雰囲気で、
みなさん、言いたいことが言える場ではあったのですが、
成果はというと……

一体、何が悪かったのでしょう、

司会を担当された方から相談を受け、
次の3つのポイントをお伝えしました。

1．会議の方向性を示す。
案を出してほしいのか、行動をとって欲しいのか等々

2．扱える範囲を示す。
予算であったり、システムの制限等々、
また、範囲を超える話が出た時は別枠で扱うことを提示する。

3．ファシリテーターも発言する。
「参考だけど…」「…いうことですか？」
　などと断定しない形での意見も言う。

ファシリテーターの役割は、
参加者が話す上での軸を与えることです。
これにより参加者が意識を向ける点がクリアになり、
発言を活性化させられます。
結果、話が拡散し過ぎたり、
夢物語で実現性がない、といったことを
避けることが出来るのです。

創造性というものは、
単に自由が与えられば発揮されるものではありません。

俳句も五・七・五という枠があるから、
その中での創意工夫が行われるのです。

3つのポイントを実行することで、
あなたは会議に「軸」「枠」を与えることができるのです。
そして、参加者の創造性を活性化させ、
創意工夫を引き出すことができるのです。

そう、それはまさに、ファシリテーターの意味そのもの
参加者の発言の促進剤、会議の活性剤の役割を
果たすことができるのです。

と言うことで、今回は、会議の司会役として、
いかに参加者の創造性を引き出せるのか、について書いてみました。

①報告性と②範囲については、
会議の最初に提示することをマイルールとするのがいいと思います。
③「司会役も意見を言う」は、慣れるまで勇気が必要です。
けれど、思い切ってチャレンジしてみてください
「それは違う」そう言われても、
そのことに自体にとても価値があるのです。
参加者に「それではなくて、こっち」
そう考えてもらうきっかけになるのですから。

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