#6【時間泥棒】にあっていた社長の時間をつくる方法

先日、毎月サポートしている企業さんで、社長さんからこんな悩み事を伺いました。

「もっと時間をつくって、やるべきことをやりたい」

…と。

その相談を自律型指示ゼロチームで、解決しちゃいました！！という記事です♪

社長にはもっとやるべき仕事がある

こちらの社長さん、いつもいつも忙しい忙しい方です。

小売業で店舗経営されているのですが、いつもお店に出ていて、お客さま対応もするし、業者さんとの連絡や、社内の細かいことまで…とにかくよく働く…という感じで、お客さまからの信頼も厚い。

し、か、し…

社長さん自身は

「もっと、自分がやるべきことがある」

と思っています。

お客さまやスタッフからしたら、社長が現場にいれば、安心だし、やってくれている感満載でしょうが、社長って、ほんと色んなことしなくちゃいけません。

営業時間中以外にも、ほとんど休みなくあれやこれやと仕事が山のようにあります。

それを、スタッフが見ていないところで、夜中までやっている…。

この記事を読んでいる経営者さんの中にも、そんな働き方をしている方は少なくないと思います。

さて、社長さんのそんな悩みを、ちょいと解決しちゃいましょう♪ってことで、とあることを提案しました。

パートさんに聞いてみよう！

こちらの会社さんは、月に一度、お店を休みにして、パートさんを含めて、全員で会議をしています。

チームをつくり、チームごとに目標を決め、自分たちで動かしていっています。

今回はその時間を少し活用しました。

まずは、17～8人いる中から、3人に手を挙げてもらいました。

「社長の時間を有効活用する方法を一緒に考えてくれる方、手を挙げてください！」

と。

そうすると、3人の方が手を挙げてくれました。

方法は、まず

「なぜ、社長の時間がないのか？」

ということを、スタッフさんなりに、付箋に書いて出してもらいました。

すると…

・新しいことをやりたがる
・なんでも自分でやってしまう
・言ってくれればやるのに、何をやっているか分からない

などなど…

社長さん、それを見て、がっくり肩を落としつつも、すごくうれしかったみたいです。

「こんなこと（時間がない）言ったら、『自分たちも忙しいんです』って、言われそうな気がしていたから…」

と。

弱みを見せるとチームは強くなる

心理的安全性の保たれたチームのリーダーに必要なことの一つが

弱みを見せる

という事です。

「困ってるから、助けてよ」

と言えるリーダーがいるチームは強いんです。

「自分はもっと生産性の高い仕事で、利益体質の会社にしたいんだ。そのためにも、時間を捻出して、生産性の高い仕事に集中したいから、助けてほしい」

こうやって言えばいいだけなんです。
そして…

「そのための、アイデアを出してくれないか」

と、言えばいいんです。

でも、これが言えないリーダーさんが多いんですよね…

ということで、選抜された3名からは、まずは、『まずは、なぜできないのか？』（仮説も含む）を出してもらい、大まかにグループ分けをして、4つくらいの原因が出ました。

そこから、解決のアイデアを出していきます。

その中の2つほど紹介します。

時間がない理由その1「電話がかかってくるんです」

これは、あるパートさんから出た意見。

パートさん「電話がかかってきたとき、要件が分からないので、つい社長にとりついでしまうんです」

私「どんな電話ですか？」

パートさん「営業の電話とか、業者さんから確認の電話とか…」

私「なるほど。私は会社では一切電話には出ないですし、営業らしい電話はすべてスタッフの所で断っています。まず、営業っぽい電話（社長の名前を知らないなど）は、断っちゃいましょう。」

パートさん「そうですよね。分かりました」

私「業者さんや営業ではない電話の場合ですが、一旦要件をうかがって、『後程、こちらからかかけなおします』と伝えることはできませんか？」

パートさん「そうですね！それなら、店内放送をかけたり、探したりしなくても、いいですよね」

私「さらに、要件を伺ったら、ひょっとしたら社長本人がかけなおさなくてもいい要件かもしれないですよね。そしたら、電話を受けた人がかけなおして返事をすればいい」

電話というのは、緊急だけど重要でないものが多い

ある方が「電話をかけてくるやつの気が知れない」と言っていました。

電話というのは、かかってきたら出なくてはいけません。

相手の都合お構いなしです。

誰かが倒れたとか、緊急であれば、電話は最善の方法ですが、メールやメッセージなどで、事足りる内容をわざわざ電話でするのは、非効率だと私は思います。

それに、記録も残らないので、約束事は電話ではそもそもすべきじゃないと私は思います（あくまでも私の意見です）。

ここで大事なのは【時間泥棒】の存在です。

多くの人は【時間泥棒】という概念がありません。（時間泥棒については、ミヒャエル・エンデの『モモ』をぜひご一読下さい）

泥棒に奪われている概念がないので、それを解決しようとすら思っていないことが多いのです。

結果「忙しい、忙しい」「時間がない、時間がない」と、常につぶやいているのです。

さてもう一つ。

時間がない理由その2「社長が何をやっているか分からない」

という課題が出ました。

色々話をする中で、パートさんから出た言葉が…

「私たちもう10年もやっているんですから、もっと信頼して、任せてほしい！」

という、憤り…というか、もう憤慨している感じでした(笑)。

社長はと言えば

「そんなこと頼んだら忙しいとか言われそうだし…自分でやったほうが…」

と、社長でなくてもできることを、せっせと自分でやっていたわけです。

さて、その解決方法…

言葉でいうのは、先ほどの電話と一緒で記録に残らないし、誰がやるのか、社長が指名をする…というのは、結構ストレスもあります。

では…と提案したのが…

【社長からの依頼ボード】

をつくって、そこに社長が誰かにやって欲しいこと、気になったことを付箋に書いて貼っていく…というものです。

ボードと言っても、ホワイトボードでも、紙1枚でもいいんです。

そこに社長が「あっ、商品が出てないな…」「ちょっとこの棚乱れてるな…」なんて思ったら、すぐにそれを付箋に書いて、貼っておく。

それを見たスタッフで、手が空いている、できる人がやる…

終わったら、依頼ボードの横に【終了ボード】をつくっておき、そこに貼りなおすだけ。

これ、指示ゼロでもとても大事な【見える化】です。

さてさて、今日は長くなりました…。

社長の時間泥棒を探し出し、泥棒を排除する作業ですが、意外と簡単だったりします。

会社によって方法は違うと思いますが、まず大事なのは、社長・リーダーがみんなを信頼し

『助けて』

と、言えるかどうか？です。

まずは、自分から信頼する…ってこと、ぜひトライしてみてください。

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