時間の無駄遣いしてない？ミーティングを効果的にするための3つの方法

最近色んな人とミーティングをしています。
意外と非効率なミーティングしているなと感じる人が多いので、ミーティングを効果的にすすめるための方法をご紹介します。

終わりの時間を決める

終わりの時間をしっかり決めましょう。
意外と、始まりの時間は決めていても、終わりの時間を決めていない人は多いです。
30分で終わらせるのか、1時間で終わらせるのか。
議題に合わせたら良いとは思いますが、ダラダラミーティングをするのは最悪です。

ミーティングは意思決定の場所であると認識する

ブレストを目的としたミーティングであれば良いのですが、そうではない場合、しっかりと意思決定をしていきましょう。
その時のポイントは、2つです。

誰が意思決定者であるか明確にする

役割を明確にしましょう。
意思決定者、議事進行者、議事録係は最低限必要です。
誰がOKと行ったら先に進むのか、事前に確認しておくことが必要です。

事前に資料などは共有しておく

ミーティング当日に、「この資料をお読みください」というのでは、少し遅いです。
相手が目上の方で、その場での説明が必要であれば良いですが、そうではない場合、事前に目を通しておきましょう。
できれば、メールやチャットで簡単に内容の共有をしておき、当日は意思決定だけするというのが一番理想的な流れです。

次の行動に落とし込む

その場で次の行動と期限まで決めましょう。
これも意外とできていない人が多いです。
これをやらないと、ミーティングに満足して、やるべきことが漏れていきます。

ここまでできたら、あとはミーティング中にきめた行動計画が期限通りにできているかを確認し、遂行していくのみです。

まとめ

ミーティングというのは、当たり前ですが、参加するにも工数がかかります。
仮に1時間のミーティングに5人参加したとしたら、合計5時間かかっていることになります。
だとしたら、いかに効率的に、効果的に行うかがとても大切になってくると思います。
言い換えると、一分たりとも無駄にはできませんし、無駄にしたくありません。

なので、ぜひミーティングのあり方を見直してみてください！