勉強にも仕事にも使えるタスク管理術

やらなければならないこと、やりたいこと、やらなくてもいいことの線引きは得意ですか？勉強でもビジネスでも、自分の課題はひとつだけではないはずです。しかし何を優先するか、何を切り捨てるか判断するのは意外と難しいですよね。

高校生になると、現代文、古文、漢文、数学、英語表現、コミュ英、日本史、世界史、政治経済、生物、化学、物理。そしてテスト前には、保健体育、家庭、美術、音楽など、実技教科の勉強も加わることでしょう。受験学年になっても、一般入試で使う・使わないに関わらず、学校の評定がそれなりにないと校内選抜や推薦・AOで不利になりますね。

「やることが多すぎて何からやったらいいかわからない」「結局、全部中途半端で計画倒れになる」「やることリストを作って満足してしまった」といった経験はありませんか。思い当たる節がある方に「緊急度と重要度マトリクス」をご紹介します。

緊急度と重要度マトリクスとは『７つの習慣』で有名な、スティーブン・リチャーズ・コヴィーが提唱した、タスク管理術です。ざっくり説明すると、複数のタスクを緊急度と重要度ごとにグループ分けし、優先順位をつけていきます。そうすれば最優先課題も、切り捨てる課題も可視化でき、勉強や仕事の効率を上げることができます。

たとえば、以下の学生ならではの１６個のお仕事、何から着手すればよいでしょうか。優先順位を１位から１６位まで考えてみてください。

①机の上の整理整頓をする
②犬の散歩に行く
③ゲームのデイリーミッションをクリアする
④英単語の暗記をする
⑤数学の宿題プリントを提出する
⑥親に学校の手紙を渡す
⑦塾の宿題を終わらせる
⑧部活に行く
⑨消しゴムを買う
⑩ルーズリーフを買う
⑪友達にLINEを返す
⑫三者面談の日程を決める
⑬明日の持ち物を準備する
⑭お弁当箱をカバンから出す
⑮模試に書く志望校を決める
⑯図書館に本を返却する

多少なりとも悩んだのではないでしょうか。では緊急度と重要度に分けて考えてみてください。どちらも高いものはAグループ、緊急度が低く重要度が高いものはBグループ、緊急度が高く重要度が低いものはCグループ、どちらも低いものはDグループです。

締め切りにもよりますが、基本的にA→B→C→Dの順に取り組んでいき、さらに個別に優先順位もつけると「今すべき最優先課題」が見えてくるはずです。おそらくAグループの１位がそれに該当するでしょう。１位が終わったら２位、３位と、Aグループが終わったらBグループと、優先順位が決まればあとは機械的に取り組むのみです。Dグループには取り組む必要のないタスクが入ってくるかもしれません。うまく切り捨てができれば、全体的な効率や生産性は上がるでしょう。

緊急度と重要度マトリクスは、縦軸と横軸を貢献度・効果・難易度・実現可能性・関係者数・MUST（義務）・WANT（欲求）・反復性・費用・情報量などに変えてビジネスシーンで活用することもできます。やることリストがどんどん縦に伸びて行っている方や、課題が多すぎてやる気が起きない方は試してみてはいかがでしょうか。