社内、部内ルールをMicrosoft365で部内共有(onenoteを使って)－コーポレートおかんのやり方

・可視化
・暗黙知
・見える化
・業務改善
・ＤＸ
・ナレッジシェア
・情報共有
をしたいけど、中小企業ですし、システム導入というと金食い虫ぐらいに思われるから、とりあえず手持ちのMicrosoft365でやってみたという体験談です。
今回は、物を購入して、管理、廃棄までの流れを部内で共有しました。
Microsoft365でやりたい人、それしか選択肢がない人(私やん、それ)のヒントとしてお役にたてば幸いです。

前回の振り返り

前回はEXCELで
①物を購入するための事前準備、購入、管理、廃棄までの全体の流れを表で作成
②物を購入するための事前準備、購入、管理、廃棄の各ステップごとの作業順序を表で作成
のところまでをご紹介しました。
https://note.com/hanshuabc/n/n82456adc101e?sub_rt=share_pw

今回は、物を購入するための事前準備、購入、管理、廃棄の各ステップごとの作業に必要な申請書類、申請先などをOneNoteにまとめたことをご紹介いたします。

必要な申請書類、申請先をOneNoteにまとめた理由

まずは、何故まとめたくなったのかということからご説明いたします。
①精算関係の申請書類のパターンありすぎ問題
今会社で使用している申請書はわかっているだけでも４パターンあります。
・複写式伝票(もちろん手書き)
・電子フローによる精算書
・社内申請するためのExcelテンプレートによる発注書、精算書
・社内メールで申告

②ルールブックはどこやねん問題
ここは事例や問題をいくつかあげますね
・申請書類ありすぎて、発行元ごとに社内サーバーだったり、グループウエアだったり、紙だったり・・・
・その申請書類の記入マニュアルはあるけど運用マニュアルがない
・対処で出来上がったルールがグループウェアで発信されても杭打ちされず、発信の波の中に埋もれる
・対処で出来上がったルールがグループウェアの発信の波に埋もれて、新人が来た時に波の中から探し出しなければならない

③購入後に申請があったことを知らない問題
ここも事例や問題をあげますね
・資産管理などの手続きが色々あるけど、発注者や購入者の作業にヒモづいていないので、申請漏れが多い
・申請すること自体しらない、お局さま(私やん、それ)に任せてる

OneNoteへのまとめ方

作業そのもの、申請先、留意点はExcelファイルのほうにも書いてますが、
それどこにあるねん？！
になりますのでExcelファイルにある業務番号とリンクさせたページを作ります。

管理、廃棄までの部内の流れの全容を書いたExcel

Excelファイルにあった番号「42.支払い現金精算業務」とリンクさせたOneNoteページ

「42.支払い現金精算業務」というページの一部をご覧ください。
このページに「42.支払い現金精算業務」に関係する
・作業関係のマニュアルがある場所(サーバーの場所、リンクアドレス)
・申請先の場所(リンクアドレス)
・申請書類の場所(サーバーの場所、リンクアドレス))
を書き込んでおきます。

OneNoteは、業務に慣れた人も初心者も活用する場所と考え、
Excelに書いた申請書類だけでなく、注意事項もOneNoteにもう一度
書いておきました。

つまり、慣れた人はOneNoteだけで精算業務ができます。
OneNoteの役目はルール、申請書類の元を探すことを減らすためのものとし、
管理、廃棄までの部内の流れと、作業フローを書いたExcelは、初心者さんや久しぶりに作業をする人が確認するためという、それぞれに役割をもたせました。

さいごに

Microsoft365だけでどこまで共有できるか・・・という挑戦みたいなもの
なので便利な方法があればドンドン乗り換えたいとは思っています。
最近、Microsoft Loopも便利だと聞きましたので、そのうち移動しているかもしれません笑

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。