経理のコミュニケーションコストを激減させる "決済"単位のメモ｜paild新機能紹介
paild（ペイルド）は法人カードのクラウドサービスです。たくさんカードを発行し、一画面で管理できることを特徴にしたバックオフィスツールです。
今回は、経理担当者のコミュニケーションコストを激減させ、遅れがちなカード決済の経理処理を早期化するための新機能をご紹介します！
この記事でわかること
✔︎ そもそも決済ごとにつけられるコメント/備考メモって何？
✔︎ プロダクトマネジャーに聞く、新機能ここが良い点！
✔︎ こんな企業に新機能を活用してほしい！
カード決済にまつわる経理担当者の最大の難関は、「この決済、なんのため？」
今回紹介する「備考メモ」機能は、カード決済した決済ごとに出てくる「利用明細」に対して、管理者・（カードを共有された）一般利用者が、メモを入力・編集することができるという機能です。
カード詳細画面の「利用明細」からも、「入出金履歴」画面（管理者が見ることのできる、全てのカードの利用明細および入金情報の画面）からも入力・編集することができます。
（↑入出金履歴からも、記入できます）
ーーここからは、今回の機能リリースに関わった、paildプロダクトマネージャー中山さんに聞いていきます。
中山）ぼくは前職で経理や労務などバックオフィス全般の業務を担当していました。経理担当者だった時の経験から、こういう機能があったらいいなと思うものがあって。今回のpaildのプロダクト改善はその一部でもあるんです。ぜひご紹介させてください！
ーー経理を担当していた経験がベースにある、と。どのような経験ですか？
中山）カード決済の場合は、利用明細が経理の手元にある中で、それぞれの明細について、「何に使ったか」の情報を集めるのがしんどかったんです。みんな忘れているから間違えるし、カード利用リストを提供するためにCSVを加工して共有するのにも手間もかかります。みんながタイムリーに利用明細を確認できて、随時入力してくれたらめちゃくちゃ楽だなと思っていました。
ーー従来のサービスではできなかったことですか？
中山）カードによると思うのですが、まず、明細を従業員全員が見られるわけではないですよね。すると経理が、それをみんなが見られるものに加工してみんなに見せて、「これは誰に関係ある明細か」を明らかにする・・・それが大変なんです。
paildの場合は、共有するメンバーには必要な分のカードの利用明細を見てもらうことができ、さらに今回の「備考メモ」機能で直接メンバーが書き込みすることもできるのです。
その情報は、会計処理という“後工程”でも絶対に必要
ーーpaildには「カード名編集」や「タグ付け」機能など、カードに対して情報を付与していく機能が充実しています。それとは別に、「明細（決済）」単位で情報を付与できるメリットは何ですか？
中山）決済後にすぐに記入できるということです。事前に設定しておくカード名やタグなどとはまた別で、さらに細かい情報も、会計処理には必要になります。会社のお金を使う以上、決済単位で使徒を明らかにすることや、承認経路を明らかにすることは重要になってきます。それは、決済ごとに付与したい情報で、決済の明細が出た後に書き込めるというのが良いポイントなんです。
ーーなるほど。
中山）何のためにこのカードを使ったのか、証憑番号、稟議番号といったメモなどは後続の処理でも必要な情報です。これらの情報を会計システムにも連携されるようにしたかったというのが前提としてあって、今回のアップデートにつながっています。
具体的に変わったこと｜「コメント機能」から「備考メモ」へ
ーーでは具体的なアップデート内容について教えてください。(2021/10のアップデートです)
中山）もともとpaildには「コメント機能」がついていました。これがなくなり、「備考メモ」機能に生まれ変わるというのが今回のリリースです。
具体的には2つの大きな変更があります。
一つは編集するときのページ遷移をなくしたことです。同じページ上に吹き出しが出てきて、そこに書き込めるようになりました。わざわざページを遷移する一手間をなくします。また、個別のカード詳細画面からだけでなく、入出金履歴からもメモを編集・修正できるようにしました。
もう一つが、「コメント機能」時代には、メモを編集することは記入した本人しかできず、そのかわりに複数個のメモを付与することができたんですが、これをやめました。そして、単一の「備考メモ」というものにして、書いた本人だけでなく、管理者やカードを共有されたメンバーなど、そのカードにアクセスできる人がみんな編集することができるようにしました。コメントの削除もできます。
一つの決済に対して一つのメモ。こうすることで、後工程で使うための「出力」ができる機能へと進化しています。
ーー今回の「備考メモ」は、CSV出力に対応しているんですね。
中山）経理の人の実務に対応した変更にしたかったんです。そうしたときに、従来のコミュニケーション重視だった「コメント機能」ではなく、会計処理などの後工程に組み込まれるような「備考メモ」機能へと、生まれ変わらせることになりました。
ーー過去の「コメント機能」で付与していた情報が、今回のアップデートで消えることはないですか？
中山）それはありません。「備考メモ」欄に引き継がれるようになっていますので、ご安心ください。
未確定の決済にもメモを記入することができる
ーー2021/12現在で、新たに開発したところがありますね（2021/12/17追記）
中山）はい、paild上で確認いただける決済情報のうち、「未確定」の決済にもメモを記入できるようになりました！
★ 確定決済/未確定決済とは？
「未確定決済」とは加盟店での売上確定処理がなされる前の速報値（オーソリ金額）です。加盟店での売上確定処理が行われたあと、「確定済決済」になります。paildでは、「未確定決済」情報も利用明細や入出金履歴から見ることができます。
⚠️「未確定決済」は売上確定後の金額と異なる場合があります。
関連するヘルプページ 👉 「カードの利用明細では何が見られますか」
中山）これにより、例えば一般従業員がpaildを使って出張先でタクシーの決済をし、A地点からB地点に移動した・・・という場合、これまでであれば、後日、出張から戻ってきて、あとから領収証を見て、「このタクシー移動はどこからどこまでの情報だっただろう？」と思い出して経費精算申請をしなくてはならなかったのが、その場でスマホでpaildにログインし、決済した直後に「A地点からB地点まで タクシー ●●イベントのための出張 申請番号155 濱田」など、すぐに必要な情報をテキスト入力することができるんです！
ーー備考メモはどんな内容が書かれる想定ですか？
中山）何のために使ったか、証憑番号、稟議・申請番号など。使った人が「◎◎に使いました」とメモできるといったご利用を想定しています。そう思うとやはり、忘れないうちに書き込みたいですよね。だから本当は未確定明細に記入できるようにしたいのです。プロダクト開発、頑張ります！
ーー他に、まだできないことなどはありますか？
中山）会計システム連携について、CSV出力には対応していますが、自動連携には対応していません。その理由は、現状だと「データ連携されるタイミング」というのを選べないからなんです。
ーーどういうことでしょう？
中山）データ連携されるタイミングがコントロールできない現状のままで「備考メモ」の内容が連携されるようにしてしまうと、例えば売上確定した決済情報がデータ連携されていくときに、ある決済にはメモを記入済みで、ある決済はまだ、となってしまいます。まだメモを記入していない決済データは、後から会計システム上で参照したいデータを、結局paildに拾いにいくことになってしまいますよね。
もし連携のタイミングを決済ごとに経理側でコントロールできるようになれば、paild内で「備考メモ」の情報まで揃った分から連携するといった感じにできるはずですから。
全ての企業の決済行動に、必要な機能になる
ーー今回の「備考メモ」を便利に使っていただけるのはどんなユーザー様でしょうか？
中山）みんなに必要な機能だと思っています！ 法人のお金を使うなら何に使ったかの情報は必ず必要です。だからこの情報を会計処理にきちんと引き継いでいくことは絶対に必要なんですよね。今は経理担当者のどなたかが、どうにかして対応しているはずなんです。それを楽にしていく機能を、paildでもしっかりと出して、サポートしていきたいです！
ーー「法人のお金を何に使ったかの情報が必ず必要」、というのはわかりした。でも、paildでこれをできる意味はあるんですか？
中山）大切なのは“忘れないうちにメモできる”、“現場の人がメモできる”ということなんです。現場で、支払った当人が、忘れないうちにメモできる、というのはとても大きいと思います。その意味では、paildという決済ツールでこの作業を行える意味はとても大きくて、今後、さらに改善して使いやすくして、どんどん使っていただきたい機能です！
paildについて
paildでは引き続き、よりストレスなく決済に使えるプロダクトをめざして開発を進めてまいります。サービス登録は無料でこちらから。
以上、新機能「コメント機能が備考メモに生まれ変わり、出力に対応しました」でした！
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