”めんどくさい”が業務効率化の合図 ! hokan安田さんpaild活用インタビュー
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”めんどくさい”が業務効率化の合図 ! hokan安田さんpaild活用インタビュー

こんにちは!
法人カードのクラウド型発行・管理サービス「paild(ペイルド)」サポートチームの濱田智子です。この記事は、paildの導入事例紹介コンテンツの番外編として、本編では入りきらなかったお話をご紹介してまいります!

今回は、昨年からpaildを活用いただいている株式会社hokanにて、2018年からバックオフィスを担当されている安田ともこさんにお話を伺いました。

スタートアップで1人目のバックオフィスとして、ご自身は2度目のスタートアップでのキャリアを、どのようなことを大切にして担っておられるのか、バックオフィスでの業務設計の方針ツール選定の方法なども含め、通常の「活用事例インタビュー」では入りきらなかった盛りだくさんの内容をお伝えします!

株式会社hokan様のpaild活用事例インタビューはこちら


この記事でわかること
✔️ スタートアップ・バックオフィスとしてhokanで大切にしていること
✔️ バックオフィスの”ツール選定”について、安田さんのやり方とは?
✔️ 活用事例インタビューでは入りきらなかった、paild導入の決め手の話

”集約型”で”スムーズ”なプロセスをめざして

--今日はお時間ありがとうございます。せっかく安田さんにお話を伺える機会ということで、スタートアップ・バックオフィス(SBO)としてのお話も伺いたいと思っています。

まず、大きな質問からさせてください。安田さんは、そもそもSBO(スタートアップ・バックオフィス)を名乗られて2年くらい、それ以前からかれこれ5年くらい、スタートアップ企業にて、1人目バックオフィスをされています。バックオフィス全体を構築していく方針や、設計におけるコンセプトみたいなものってあるんですか?

安田ともこさん(以下、「安田」)hokanはバックオフィス2周め、2社めということもあるんですけど、各チームが自分たちのOKR/KPIだとかの数字を追うのに集中するためにはどうすればいいかということを考えて、バックオフィスの業務やあり方を設計しています。

例えば事務作業だとかは、一切合切バックオフィスに集約される組織形態。そういうのが理想のひとつと言えるかもしれません。見積書一つ出す、経費精算ひとつ行う、というのをとっても、極力、現場に手をかけさせないでバックオフィスで処理する。本人たちには確認だけをしてもらう。もちろん企業規模が小さいうちだからできることではあると思うんですが、情報をバックオフィスで一元管理することで、”現場にとって”スムーズなプロセスをつくるというのを意識してやってきました。

--それはともこさんが入社される前からの、hokanさんの方針なんでしょうか?

安田)そもそも私が2人目社員で、その時点ではまだプロダクトの販売も始まっていなくて、お客様もいなかったですし、社員もいなかったので。

--ゼロからだったんですね。その時、hokanさんは、何期めだったんですか。

安田)私の正社員入社は2年目2ヶ月目なんですけど、1期目の最後の月から業務委託で入っていました。

--じゃあ本当に最初からですね。

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安田)そうですね。1人目の社員が入るころからバックオフィスを整えてきました。

--もともとhokan代表の尾花さんとは、お知り合いなんですか?

安田)いえ、実はwantedlyでスカウトを受けたんです。

--そうなんですか。その時はどうお思いになりました?

安田)もともと、前職よりもさらにアーリーステージのスタートアップに転職したくて、Wantedlyに登録していたんですね。登録していれば、誰か探してくれるだろうみたいな気持ちで。アーリーステージのスタートアップってあんまり転職エージェントを使わないですけど、Wantedlyは活用しているケースが多い。当時は自分でも、よさそうなところ面接受けてみたり。

--スタートアップにもう一度チャレンジするというお気持ちだったんですね。ということは、hokan入社前からなんとなくのイメージはあったということですか。こういう風にバックオフィス立ち上げていこうみたいな。

安田)いえ、そういうわけでもなかったんです。
1社めのスタートアップは、完全なる未経験で入社しました。未経験のままバックオフィスを2年間やって、そこで思ったのが、「ここでやってきたことって本当に正しかったんだろうか」ということ

だから2社目のhokanは、ちょっと”答え合わせ”みたいな気持ちがありました。1社めで間違えたところを反省して、正しくやっていきたいみたいな。hokan入社時点では組織全体のこと、バックオフィスの設計とかそういうことを考えていたわけではなくて、むしろ自分にフォーカスした転職意向でした。

--なるほど。

安田)入社して、やっていくうちに、視点が変わっていったんです。結局、自分がやりたいことをやるには、物理的なキャパがある中で「今ある業務を減らす」しかないんですよね。アーリースタートアップでいきなり採用を進めるとか、人数を増やすことは難しい。いかに業務効率化して自分の手から離していくかということに意識が向くようになりました

--”業務効率化”は安田さんのバックオフィスとしての特徴でありスタイルかと思うんですが、ここで始まるんですね。

安田)もっと高い視座でものを見て欲しいと代表から言われ続けたこともきっかけになりました。自分でも、結構な量の業務を抱えだして、そのままではパンクするとわかったことも大きかったです。

ツール選定は「自社の課題」に向き合うところから

--それで、効率化のためのツールを使うようになられたというのもその流れなんですね。最近のnote記事も、ツールの組み合わせや選び方がすごくよくまとまって参考になりました。弊社のpaildも載せていただいて喜んでいます。

安田)入れておきました!笑

--ありがとうございます!
安田さんといえば、ツール選定に関するnoteも書いておられます。ツールを導入することを検討し始めるときというのは、どういうときなんですか?

安田)ツール選定する時は、だいたい、自分が作業していて「めんどくさいな」となった時です。「めんどくさい」って、バックオフィス業務を改善する上ですごく役に立つ感情だと思っています。

具体的な「めんどくさい」が発生したとき、これを解消するツールってあるのかなと調べると、世の中にだいたいあるんですよね。

で、ここからはツール選定の流れですが、まずはどういうサービスがあるかをざっと理解して、金額的にペイできるものかという確認をします。そのサービスのプロダクトを見たときに、プロダクトの仕組みを真似て自分のやり方次第で代行できるなら、そのツールを入れる必要はないですよね。仕組みを変えたらできるなとか、無料のやつでできるなとか、代替できるかどうかを考えます。ツール導入ありきで考えることはまずありません

そして、今すぐじゃないけど、企業規模やフェーズがこれくらいになったら入れるサービスかなという見当をつけておくんです。すぐに導入というケースはそれほどないんですよ。

--まずは頭に入れておくんですね。

安田)はい。今の状態で解決できるかをまず考えて。できないんだとしたら、何ができなくて、そのツールを入れると何ができて、いくら払って、どれくらいの工数削減に相当するかというのを確認してから決めます。月額3万円のSaaSを入れるときに、社内の削減工数が3万円に相当するのかという計算をします。

--なるほど。そんな中で、hokanさんではpaildを導入いただいていますよね。paildを使おうと思っていただいたきっかけやタイミングは、どのようなものだったんですか。

安田)もともとpaildは、出始めたとき(2020年)から知ってはいたんです。当時、paildは「従業員一人一人に法人カードを配ることで、経費精算をなくせるサービス」という理解をしてたんですが、うちにニーズがないなと思って登録していませんでした。hokanに経費精算の課題がなかったので、使うイメージがつかなかったんです。

hokanでは当時、経費精算が発生しない仕組みにしていました。あらゆる購買を私がやっていたんです。立替経費精算が発生しても、レシートを集めて入力してという部分まで、バックオフィスでカバーしていました。
これには現場の作業負荷をなくすという意味と、会社のガードとしての意味もあって。自分で使うお金に、責任をもってちゃんと申請するプロセス。それをはさむことで、アーリーステージのスタートアップとして、経費を使う意識を上げる意味合いもありました。

リモートワークとマーケチームの発足でpaildを導入

--その状況に、どういった変化があったんでしょうか

安田)マーケティングチームの発足と、リモートワークです。

hokanでは、去年の4月にマーケティングチームができました。マーケって、予算決めた中で自分たちでお金を使うんですよ。で、毎回かかるお金を申請して承認する、というのが「これはめんどくさいな」となって。

それと同時期にhokanでもリモートワークが主流になって、これはこれまでのやり方が通用しないぞと。そうなったときに、そういえばpaildがあった、と思い出したんです。

--安田さんが主催されているSBO勉強会の、ツールデモツアーというイベントで、paildを取り上げていただいて。その後ですよね。

安田)そうですね。
マーケチームができてコロナになってリモートになって、じゃあマーケ用・福利厚生用みたいなカードを分けて、各チームのリーダーが持つのが楽だなとなって導入したという感じです。やっとpaildに解決してほしい課題が生まれたというのが去年の4月でしたね。

--いまの使い方としては、部署ごとに一枚という感じでしょうか?

安田)paildは何枚でも管理画面で簡単に発行できるので、用途ごとにカードを分けて発行して使っています。広告宣伝費用・接待交際費用・福利厚生費用・PC購入用という感じです。費目ごとに分けているという感じですかね。

--よくあるご利用シーンなどありますか。

安田)よくあるのが、クラウドワークスを利用しているんですけど、クラウドワークスにカードを登録して決済する、というのに利用したくて、クラウドワークス用は一つのカードを作っています。
接待交際費用カードは、今は外での飲食はあまりないので、登壇のお礼とか、プレゼントをオンライン購入するとき用に用意。
あとは、会社でみんなで集まる時のお弁当のまとめた発注とかのために福利厚生用カードを用意しています。アシスタントの方にpaildを一枚渡して、それでUberの注文をしてもらったり。利用するタイミングは幅広いです。

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paildの自動連携機能で「抜け漏れ」の不安がなくなった

--会計システムとも連携されていますか?

安田)もちろんです!freeeとのAPI連携を楽しみにしていました。カード名を自動仕訳のキーワード設定して、仕訳まで自動化しています。

--API連携はいかがですか?

安田)自動でスルッとデータが入るのはすごく楽なのと、安心があります。

経理の一番の課題って、”発生しているのに認知できていないもの”をゼロにするということだと思っていて。それがいちばん”抜け漏れ”の原因になるので。
自動化されていない場合、手作業でデータを決済システムからダウンロードして、会計システムにインポートするというのが発生しますが、タイミング次第でここに”抜け漏れ”が発生するんです。

6月末締めで7月1日にpaildから会計システムにデータを移行したとしても、7月1日の夜に実はあと3件入ってきましたとなったら、気づけないわけですよね。カードだと、加盟店処理に時間がかかるケースもあって、その場合、「決済した日」と「情報が入ってくる日」に月またぎで時差が発生することがあります。ここに”発生しているのに認知できていないもの”が存在してしまう

でも自動連携だと基本的に”抜け漏れ”がなくて、これで締めるぞとなってその後入ってきたものについては、認知したうえで、翌月に回そうというような判断もできるので。それは自動連携か手作業でのデータ移行かの大きな差かなと思います。

--心配が減ったという感じですか。

安田)そうですね。”抜け漏れ”の心配があると、何度も見にいかないといけないので。それも結構な工数になるんですよね。それが解消されたのは最高に良いです。

これからのpaildにも期待している

--ありがとうございます。ここからは、今後のpaildへの期待を伺いたいです。paildを活用していただいていますが、さらにこうこういう使い方をしたいですとか、あるいはこういう機能があったらよいのにというのはありますか。

安田)paildでやりたいことは現状だいたいできていますが、今思いついたのは、スマホ対応です。今使いたいからカードをONにしてください、みたいなタイミングがあったときに、簡単にスマホで対応できたら楽だなと。

--具体的なご利用シーンがありそうですか?出張などの想定でしょうか?

安田)出張じゃないんですけど、イベント出展でそういうことがありました。先日、マーケティングチームがイベント出展の準備をしていて。グッズの発注をしないといけないんだけど、もうギリギリというタイミング。請求書払いができなくて、カード決済を今すぐしてほしい!というリクエストが社内でありました

その時にpaildでカード発行したり、上限額をあげたりするわけですが、一回パソコンを立ちあげてやらないといけないというのが、タイミングによっては大変なんです。特に、たとえば夜の時間帯で、子どもの寝かしつけ最中など。スマホで連絡を受けて、スマホでパパっとできたりすると、機動力が高くなっていいなと。

--なるほど。それはありそうですね。

インタビュー時点では未リリースですが、スマホ対応についてはもうすぐ実現する予定です!

--他にもありますでしょうか。

安田)もう一つはpaildの課題というわけではなくて、カード決済の仕組み上の問題だと理解していることではあるんですが、決済のデータが上がってくるタイミングです。クレジットカード決済では、オーソリという未確定決済の速報値のデータと、加盟店が正式に決済をした、確定決済のデータがあると思うんです。この、確定決済がいつ来るのかまちまちで、決算の締めの関係で待てないときがあるんですよね。

だから、このあたりのデータの取り方は、うまく選べたり整理できたりするといいなと思います。

企業側としては、未確定決済の情報でも、早くデータがほしいタイミングというのがあるんです。
6月に発生した支払いを6月のものとして会計処理したいのに、7月8月になってからデータがくる。もし未確定決済もデータとして取り上げられたら、その時点で未払いとして計上できます。そういうことを選べるようになると嬉しいです。実際、freeeの場合には確定決済があったタイミングで日付指定をして更新ができるんですけど、事前に未確定時点でも決済データが存在していないと、変更もきかないんですよ。

--なるほど。未確定決済をデータで落とす機能は、実はリリース待ちになっています。そのご懸念についてはもうじき解消できるかもしれません!

インタビュー時点では未リリースでしたが、7月に新機能としてリリースされました!

--ありがとうございました。最後にひとつ、これからのpaildにメッセージをいただけないでしょうか。

安田)昔からあるクレジットカードの仕組みでできないことを、取引先で問題があったりだとかクレジットカードの特性上そういうお金の流れになるというところを、法人向けのpaildだから解決してくれるというのも期待できるところなのかなと思うので、ユーザーが使いやすい、ユーザー都合のクレジットカードの仕組みを構築してもらえると嬉しいなと思います!

--お忙しいところお時間ありがとうございました。


今回インタビューに答えていただいた株式会社hokan様では、以下のポジションを募集中です!(2021年8月現在)


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