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はじめての広報で文章力を磨く

はま

書くことが苦手なわたしがNoteをはじめた

どーもー、はまです！第４回目のnoteは「広報として文章を書くということ」について書きたいと思います。うちの会社には広報という機能が75年間ありませんでした。そんな中、突然2022年2月から人事に広報が加わって人事広報室となりました。わたしたち人事のメンバーはみんな広報1年生。右も左も分からないまま、社内広報としての記事を書くようになりました。

みんなでそれぞれ記事を書いてみるものの、何のためにどんな記事を書くのかが定まらず迷子に。そんな中、今回はライティングセミナーを受けさせてくれることになりました。勉強はインプットとアウトプット。そのアウトプットとしてnoteを書くこととなったのです。

書くことが苦手な人が文章を書くために

では、ここからはライティングセミナーで教わったことをnoteでアウトプットしてみます。

①文章は相手に贈るギフト
いつも文章を書くときに自分が一番弱い部分です。誰のために書く文章なのか、誰に何を感じて欲しい文章なのかという視点。これって仕事も同じで目的やゴールが無い仕事って失敗しますよね。文章も同じなんです。誰に何を届けるための文章なのかそれを考えてから書くことが大事なんですね。

②頭で考えていないことは書けない
これは書く記事に応じて勉強しましょうということ。文章を書くからにはその内容に詳しくないと書けないしウソの情報を発信してしまう可能性がある。広報として記事を書くからには最低限記事は正しいものである必要がるのです。

③文章を書くテクニックを駆使する
さっきも書きましたが、文章は相手に送るギフトなんです。だから相手に分かりやすいもの理解しやすいものであることが大前提必要なんですね。ということは、世の中にある相手に伝えるというテクニックは駆使する必要があります。ここからは５つの虎の巻（テクニック集）となります。

虎の巻１：「中学生にも分かる文章にしよう」。知識が増えれば増えるほど、どうしてもかっこいい横文字や難しい感じを使いたくなります。でも、出来るだけ多くの人に分かり易く伝えるには、簡潔に分かりやすい表現を心掛ける必要があります。

虎の巻２：「PREP法を使う」。PREP法とはなんぞや。結論→理由→具体例→結論の流れで情報を伝える文章構成のことです。ネットニュースなんか見てるとめちゃ長い文章で、読んでみたけど結局何が言いたかったの？という文章を目にすることがありませんか？そうならないように、このPREP法を使って論理的に説明できるようにすることが大事なんです。

虎の巻３：「リード文って大事だぞ」。リード文とは本題に入る前に、この文章はこういうことだぞという概略を書いて、読む側の理解を深める文章のことです。「一行目は二行目を読ませるためにある」という言葉があるように、リード文の良し悪しで読んでもらえるかどうかが決まります。更には、文章を正しく早く理解してもらうということの手助けにもなるのです。

虎の巻４：「言い切り表現を使う」。これはわたしがが苦手とすることです。自分の癖なんですが、あーでもないこーでもないという長々とした文章を書いてしまうと結局何が言いたいの？になっていまします。なので、端的にしっかり言い切ることで何が言いたいかをはっきりさせることが大事なんですね。

虎の巻５：「全員が同じ意味で受け取れる表現をつかう」。X（旧：Twitter）を見ているとプチ炎上って結構あります。この時に多いのが、発信者が伝えたい内容と全く違う表現として受け手が捉えてしまい、それは違うだろー！という感じて反論されているんです。しっかり読めばそんなこと書いてないのですが、人間って自分の思考パターンにアウトプットが引っ張られるので、簡潔に全員が同じ意味で受け取れる表現をつかうことはとても大事なんです。

勉強してみて仕事で活かしたいなと思うこと

やっぱり広報になると文章を書く機会は多く、学んだテクニックは意識して使っていきたい。だから広報のみんなで学んだことを先ほど書いたようなみんなの虎の巻をつくって共有することにしました。そうすると彼から広報に入社する人も虎の巻を読めば同じレベルで文章を書けるようになるんじゃないかなって思ってます。

それから書いた文章は、広報の他のメンバーに読んでもらって虎の巻のテクニックが活かされているのかどうかを判定してもらい、フィードバックを行う。そうすると、書く側もチェックする側も技術力が高まるのでうちの広報ではそれを仕組化してみます。

ライティングスキルを上げる週間化

週間化。これってとても大事なことですよね。例えば自分が企画する社内教育も、教育を受けている最中や教育が終わったときってテンションが上がっていて「良い教育だった、成功だ！」ってな感じになる。

でも自職場に戻るとその教育の内容をすっかりどこかに置いてきてしまうんです。だからこそ、何かを学んだり意識の変化があるような出来事に遭遇したらどう週間化していくのかを考え実践することが大事なんです。

じゃあ今回のライティングセミナーで学んだことをどう週間化するのか。わたしが習慣化を誓うのは、X（旧：Twitter）で毎日発信すること。更にはその文章は、広報みんなで作った虎の巻の内容を織り込んで書くと言うこと。あとは、同じ要領で月に１回はnoteでアウトプットすること。

前に進む。明日からではなく今日ここから！！