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紙への捺印を無くす

こんにちは!リンクインサイトのハマオカです。

在宅勤務を始めて約4ヶ月が経ちました。

コロナ対策のため極力出社を減らそうとする中、この4ヶ月間で出社が必要になった理由第一位は「紙書類への捺印業務」でした。

契約関連の書類、サービスの申込書、年金事務所・ハローワークや地方自治体へ提出する人事関連の書類、銀行印が必要な経理関連の書類などなど・・・。

相手のあることなので、自社だけの努力では捺印を無くすことはできませんが、多くの会社が捺印を無くすよう動くことで社会全体が変わっていくと思います!

今回は、紙への捺印を無くし紙書類を減らすために、弊社で実施していることをご紹介します。

1.DocuSignによる電子署名の導入

弊社が行う契約関連は、DocuSignを使った電子署名を推奨しています。

社内の運用ルールを決め、全従業員へ通知をするところからスタートしました。

まだ導入したばかりですが、今のところ紙書類での契約にして欲しいとリクエストされたことはありません。

比較的ローコストですぐに始められるのが良いです。

DocuSign以外にも電子署名ツールがありますので、自社にあったものを探してみてください!

2.捺印書類を受け取ったら問い合わせる

先方指定の捺印が必要な書類を受け取ったら、「電子署名や電子印ではだめですか?」と必ず問合せをしています。

残念ながらほとんどは不可のお返事ですが、中には電子印でOKです、メールで送ってくださいというものもありました。

3.請求書が紙で来たら問い合わせる

捺印は必要ありませんが、請求書が事務所に届き、支払いのために取りに行かなければならないということもあります。

紙の請求書発行を停止し、メールやWebサイト上で請求書を入手したい旨を問合せます。

捺印と比べると対応していただけることが多いと感じています。

定期的な支払いの請求書はもちろん、突発的なものや初めて購入する場合は、購入時に請求書の入手方法を確認し、紙の請求書ではない方法を選択できると良いですね。

皆様も捺印を無くすため、ペーパーレス化のために実施していることがありましたら教えてください!

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株式会社リンクインサイトで経理/人事/広報をやってます。
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